Як створити бухгалтерську копію файлу даних QuickBooks

Ваш клієнт створює для бухгалтера копію файлу даних QuickBooks, використовуючи свою версію QuickBooks і справжній файл даних, а потім створює файл, який він або вона надсилає вам (наприклад, поштою чи електронною поштою), або цей файл Intuit , виробник QuickBooks, надсилає вам. На щастя, у будь-якому випадку процес дуже простий.

Обробка бухгалтерської копії вручну

Ось що потрібно зробити вашому клієнту, якщо він подбає про надсилання вам файлу:

Виберіть команду Файл→Створити копію.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервне копіювання» із запитом клієнта, чи хоче він

• Резервна копія файлу, яка є другою копією файлу QuickBooks, який ви створюєте (зазвичай), тож у вас буде копія файлу на випадок, якщо з вихідним файлом даних QuickBooks станеться щось погане.

• Портативна копія файлу, яка є справжньою, живою копією файлу даних QuickBooks, який був трохи зменшений у розмірі, тому його легше переміщати (наприклад, надіславши файл електронною поштою як вкладення).

• Бухгалтерська копія файлу.

  

  Перше діалогове вікно Зберегти копію або Резервну копію.

Виберіть «Копія бухгалтера», а потім натисніть «Далі», щоб продовжити.

Підтвердьте, що вам дійсно потрібна копія бухгалтера.

Далі QuickBooks відображає інше діалогове вікно, яке наполягає на тому, що ваш бідний напружений клієнт підтверджує, що йому справді потрібна копія бухгалтера, а не просто переносна копія файлу.

Друге діалогове вікно «Зберегти копію або резервну копію».

Вкажіть дату поділу.

Коли клієнт натискає кнопку «Далі», щоб продовжити створення копії бухгалтера, QuickBooks запитує у нього дату поділу. Операції, що припали до цієї дати, можна редагувати лише всередині бухгалтерської копії. Операції, які припадають після цієї дати, можна редагувати як у копії бухгалтера, так і в копії клієнта.

Натисніть Далі, щоб продовжити.

З’являється ще одне повідомлення, яке повідомляє клієнту, що QuickBooks має закрити всі вікна, щоб створити копію бухгалтера.

Натисніть кнопку OK.

QuickBooks відображає оновлене діалогове вікно «Зберегти копію бухгалтера», яке показано тут.

Оновлене діалогове вікно Зберегти копію бухгалтера.

Назвіть примірник бухгалтера.

Використовуйте поле Ім’я файлу діалогового вікна «Зберегти копію бухгалтера», щоб назвати копію бухгалтера файлу даних QuickBooks. У разі потреби клієнт може також скористатися спадним списком «Зберегти в», щоб вказати, де повинна зберігатися копія бухгалтерського файлу даних QuickBooks.

Клієнт повинен запам’ятати, де зберігається копія файлу бухгалтера. Цей файл надається бухгалтеру — електронною поштою чи поштою равлика, або на диску — щоб він міг ним скористатися.

Створіть файл.

Після того, як клієнт назвав бухгалтерську копію файлу даних і вказав, якщо необхідно, де потрібно зберегти копію бухгалтера, клієнт натискає кнопку Зберегти. QuickBooks зберігає бухгалтерську копію файлу даних QuickBooks.

Потім цей файл даних клієнт передає бухгалтеру . Іншими словами, клієнту потрібно надіслати файл поштою або електронною поштою.

Ваш постачальник послуг електронної пошти може обмежити розмір вкладень (включаючи файли QuickBooks), які ви можете надсилати електронною поштою. Якщо вас не влаштовує розмір, ви можете завантажити файл QuickBooks на веб-сайт Intuit, вибравши Файл→Надіслати файл компанії→Копія бухгалтера→Діяльність клієнта→Надіслати бухгалтеру. Intuit надсилає бухгалтеру повідомлення з посиланням, яке можна натиснути, за допомогою якого вона може отримати файл.

Бухгалтерські копії використовують три типи файлів. Файл передачі бухгалтера (з розширенням .qbx) — це те, що створює клієнт і передає бухгалтеру. Фактична копія бухгалтера (з розширенням файлу .qba) – це те, з чим працює бухгалтер після того, як він або вона відкриє файл передачі бухгалтера. Нарешті, є файл експорту бухгалтера (з розширенням .qby), який містить зміни, які повертаються клієнту.

Очевидно, що це може бути не ваш клієнт, який робить ці кроки; можливо, вам доведеться виконати брудну роботу. Однак у будь-якому випадку процес працює саме так. Зауважте, однак, що економія в реальному часі для бухгалтера та економія витрат для клієнта відбувається, коли ви можете змусити клієнта вибрати команду та працювати з діалоговим вікном. Тоді ви можете стягувати платний час за фактичну роботу з даними QuickBooks, а не за маніпуляцію з файлом.

Надсилання бухгалтерської копії в електронному вигляді

Ваш клієнт також може надіслати копію копії бухгалтера QuickBooks в електронному вигляді за допомогою служби передачі файлів Intuit. Для цього клієнт обирає Файл→Надіслати файл компанії→Копія бухгалтера→Діяльність клієнта→Надіслати бухгалтеру. QuickBooks надає інструкції на екрані для надсилання або завантаження копії бухгалтера на сервер Intuit, включаючи кроки для додавання пароля для захисту завантаженого файлу.

Після завантаження копії бухгалтера сервер Intuit надсилає бухгалтеру електронне повідомлення з посиланням, яке бухгалтер може використовувати для завантаження файлу копії бухгалтера. Як зазначалося, клієнт надає пароль для обмеження доступу до завантаженого файлу, тому бухгалтеру потрібен цей пароль від клієнта перед завантаженням. Бухгалтеру також потрібен будь-який пароль QuickBooks, щоб відкрити завантажений файл.

Ви хочете використовувати команду Надіслати файл компанії або щоб ваші клієнти використовували команду Надіслати файл компанії, якщо можете. Команда «Надіслати файл компанії» позбавляє вас від голосіння та скреготу зубами. Це також забезпечує дуже безпечний спосіб обміну копіями бухгалтера. Посилання в електронному повідомленні, яке ви отримуєте від Intuit, закінчується через кілька днів. Відповідно, якщо ваш клієнт надішле вам файл у перший день вашої двотижневої відпустки, посилання не працюватиме, коли ви повернетеся в офіс. Термін дії посилання закінчився.