Як роздрукувати та надіслати рахунки-фактури електронною поштою в QuickBooks 2011

Після того як ви створили свої рахунки-фактури, QuickBooks 2011 надає вам більше ніж один спосіб їх надсилання. Якщо ваші клієнти приймають рахунки-фактури, надіслані електронною поштою, QuickBooks може надіслати їх відповідному контакту через ваше підключення до Інтернету. Якщо вони вважають за краще отримувати їх стандартною поштою, ви можете роздрукувати їх, поставити штамп і відправити їх у дорозі.

Друк рахунків-фактур

Ви можете роздрукувати рахунки-фактури, а потім надіслати їх поштою кількома різними способами:

• Ви можете роздрукувати окремі рахунки-фактури, натиснувши кнопку Друк у верхній частині вікна Створення рахунків-фактур.

• Ви також можете надрукувати пакет рахунків-фактур, натиснувши кнопку зі стрілкою поруч із кнопкою «Друк», вибравши «Друкувати пакет» у меню, яке відображається в QuickBooks, а потім скориставшись діалоговим вікном «Вибір рахунків-фактур для друку» (яке відображається в QuickBooks), виберіть пункт «Для друку». Рахунки на друк. Після того, як ви виберете рахунки-фактури, які потрібно роздрукувати, натисніть OK.

Меню, яке відображається в QuickBooks, коли ви натискаєте кнопку зі стрілкою «Друк», містить команду «Попередній перегляд». Ви можете вибрати команду Попередній перегляд, щоб побачити версію попереднього перегляду надрукованого рахунку-фактури.

Розсилка рахунків-фактур електронною поштою

Ви можете надіслати рахунок-фактуру електронною поштою від QuickBooks. Для цього натисніть кнопку «Надіслати» та виберіть команду «Поштовий рахунок-фактура» з меню, яке відображається в QuickBooks. (Кнопка «Надіслати» з’являється у верхній частині екрана «Створити рахунок-фактуру».) Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Надіслати рахунок-фактуру», вкажіть, який обліковий запис електронної пошти ви хочете використовувати (веб-пошта, програма електронної пошти, наприклад Microsoft Outlook, або система електронної пошти QuickBooks), надайте адресу електронної пошти та, за бажанням, нове повідомлення електронної пошти. Потім натисніть Надіслати зараз, щоб надіслати рахунок-фактуру.

Крім того, ви можете натиснути кнопку Надіслати пізніше, щоб відправити рахунки-фактури електронною поштою для подальшої доставки. Щоб надіслати всі рахунки-фактури пакетом пізніше, натисніть кнопку зі стрілкою біля кнопки «Надіслати» у верхній частині вікна «Створення рахунків-фактур» і виберіть команду «Надіслати пакет» у меню, яке відображається в QuickBooks.

Коли ви вперше натискаєте кнопку Надіслати, QuickBooks може попросити вас описати ваш обліковий запис електронної пошти або облікові записи.