Як редагувати та змінювати порядок звітів у QuickBooks 2016

Можливо, ви помітили, що коли QuickBooks відображає вікно документа звіту, воно також відображає ряд кнопок: Налаштувати звіт, Коментар до звіту, Поділитися шаблоном, Запам’ятати, Друк, Електронна пошта, Excel тощо. Під цією панеллю інструментів є деякі спадні списки, пов’язані з датами, спадний список під назвою Стовпці та спадний список під назвою Сортувати за. (Не всі ці списки доступні у кожному вікні звітного документа.)

Вам не потрібно турбуватися про ці кнопки та списки. Прочитайте подальше обговорення, лише якщо ви почуваєтеся комфортно, розслаблено та по-справжньому м’яким, добре?

Модифікація

Коли ви натискаєте кнопку «Налаштувати звіт», QuickBooks відображає діалогове вікно «Змінити звіт». У цьому діалоговому вікні можна змінити інформацію, що відображається у звіті, і спосіб упорядкування цієї інформації (вкладка Відображення); дані, які використовуються для створення звіту (вкладка Фільтри); інформація верхнього та нижнього колонтитулів (передбачувано, вкладка Верхній/Нижній колонтитул); а також шрифт і розмір друку, що використовуються для звіту (вкладка Шрифти та цифри).

Діалогове вікно Змінити звіт.

Коментування звіту

Ви можете анотувати звіт коментарями (нова функція в QuickBooks 2015). Для цього натисніть кнопку «Коментар до звіту». Коли QuickBooks відобразить панель «Коментарі» у нижній частині вікна звіту, натисніть кнопку поруч зі значенням звітності, яке ви хочете прокоментувати, а потім клацніть на панелі «Коментарі», щоб ввести свої зауваження.

Щоб зберегти коментарі, натисніть кнопку «Зберегти» на панелі «Коментарі». Щоб зберегти звіт і всі додані коментарі, натисніть кнопку Зберегти у верхньому лівому куті вікна звіту. Щоб отримати доступ до цих збережених звітів пізніше, виберіть Звіти → Звіти з коментарями. Зауважте, що ви також можете роздрукувати та надіслати електронною поштою анотований звіт із коментарями за допомогою кнопок «Друк» та «Електронна пошта», які з’являються у верхньому лівому куті вікна звіту.

Вікно звіту з панеллю коментарів.

Спільний доступ до шаблонів

Якщо ви працюєте в середовищі QuickBooks з кількома користувачами і створюєте налаштований звіт, ви можете поділитися цим звітом з іншими користувачами. Для цього натисніть кнопку Поділитися шаблоном. Коли QuickBooks відображає діалогове вікно Share Template, назвіть та опишіть спільний звіт за допомогою текстових полів Назва звіту та Опис. Потім натисніть кнопку Поділитися.

Запам’ятовування

Якщо ви все-таки пограєтеся з іншими кнопками, ви можете зберегти будь-які специфікації спеціального звіту, які ви створюєте. Просто натисніть кнопку Запам'ятати. QuickBooks відображає діалогове вікно «Запам’ятати звіт», яке просто просить вас вказати ім’я налаштованого звіту та призначити збережений звіт до групи звітів.

Після того, як ви назвали та призначили налаштований звіт, QuickBooks відображає його щоразу, коли ви вибираєте Звіти → Звіти в пам’яті, а потім клацаєте групу звітів. Ви також можете отримати доступ до Запам’ятованих звітів у верхній частині екрана Центру звітів. Щоразу, коли ви хочете використовувати свій спеціальний звіт, все, що вам потрібно зробити, це вибрати його зі списку та натиснути кнопку Повідомити.

QuickBooks запам’ятовує орієнтацію друку разом зі звітом, тому, якщо орієнтація друку не така, як ви бажаєте для звіту, вам слід спочатку змінити її, вибравши Файл → Налаштування принтера. Виберіть орієнтацію, яку потрібно запам’ятати, натисніть OK, а потім запам’ятайте звіт.

Надсилання електронною поштою

Якщо натиснути кнопку «Електронна пошта», QuickBooks відобразить спадний список команд, за допомогою якого можна надіслати книгу Excel або PDF-версію звіту комусь іншому. Коли ви вибираєте одну з команд, яка повідомляє, що ви хочете надіслати звіт електронною поштою, дії QuickBooks залежать від того, чи побачить QuickBooks, що у вас уже налаштована та встановлена ​​програма електронної пошти.

Якщо QuickBooks не бачить жодної такої програми, QuickBooks відображає діалогове вікно «Редагувати інформацію електронної пошти». Якщо QuickBooks бачить таку програму, QuickBooks запускає програму електронної пошти та додає звіт як вкладення до нового повідомлення.

Експортування

Якщо натиснути кнопку Excel і вибрати зі спадного меню Створити новий аркуш, QuickBooks відобразить діалогове вікно Надіслати звіт до Excel. Ви можете використовувати це діалогове вікно, щоб створити звіт Excel, який містить ту саму інформацію, що й у звіті. Виберіть перемикач «Створити новий аркуш», щоб створити нову книгу Excel з інформацією про звіт, і перемикач «Оновити існуючий аркуш», щоб додати звіт до наявної книги Excel.

Діалогове вікно Надіслати звіт до Excel.

Ви також можете отримати фантазію, експортувавши файл значень, розділених комами (CSV) (ці файли можна відкрити іншими програмами для електронних таблиць і програмами баз даних) до певного файлу книги Excel та натиснувши кнопку «Додатково», щоб відобразити інше діалогове вікно. що дозволяє контролювати формат експортованої інформації.

Може, дружня пропозиція? Не соромтеся експериментувати з усіма спеціальними параметрами експорту. Просто пам’ятайте, що після того, як ви експортуєте звіт QuickBooks до нової, порожньої книги Excel, ви також можете виконувати будь-яку з цих фантастичних речей — спеціальне форматування тощо.

Інші кнопки та коробки

Якщо ви хочете побачити, як працюють елементи «Приховати заголовок», «Згорнути» і «Дати», просто погляньте. Ти не можеш нічого зашкодити.

Якщо ви змінюєте дати звіту, натисніть кнопку Оновити, щоб оновити звіт. Щоб налаштувати параметри оновлення звітів, виберіть «Редагувати» → «Налаштування». Потім клацніть піктограму Звіти та графіки у списку ліворуч і, якщо необхідно, перейдіть на вкладку Мої налаштування. Виберіть один із параметрів «Звіти та графіки», а потім натисніть «ОК».