Як редагувати елементи в списку елементів QuickBooks 2019

Ви можете змінити інформацію про елемент у списку елементів QuickBooks . Для цього відкрийте вікно списку елементів, а потім двічі клацніть елемент. Коли ви це зробите, QuickBooks відобразить вікно «Редагувати елемент», яке нагадує вікно «Новий елемент». Різниця полягає в тому, що вікно редагування елемента вже заповнене інформацією про елемент. Щоб змінити деяку частину інформації про елемент, відредагуйте вміст поля з інформацією, яку потрібно оновити. Натисніть OK, щоб зберегти зміни.

Як налаштувати фізичні підрахунки та інвентарну вартість

Зменшення запасів, псування та (на жаль) крадіжка – усе це разом зменшує інвентар, який у вас є. Щоб зафіксувати ці скорочення запасів, ви періодично фізично підраховуєте свій інвентар, а потім оновлюєте записи QuickBooks за результатами ваших фізичних підрахунків.

Щоб записати вашу фізичну інформацію про підрахунок у QuickBooks, ви використовуєте спеціальний інструмент. Зокрема, ви використовуєте команду «Коригувати кількість/значення під рукою». Ця команда доступна вам у двох місцях. Якщо ви відобразите список елементів, натисніть кнопку «Дії» (яка з’являється внизу вікна «Список предметів») і виберіть команду «Коригувати кількість/цінність під рукою». Ви також можете вибрати команду Запас→Коригувати кількість/вартість на руках. (Пункт меню «Інвентар» був доданий до версії QuickBooks 2018 року, тому він зручніший, ніж у попередніх версіях.) Вибір будь-якої команди відобразить вікно «Коригувати кількість/цінність на руках».

Вікно Налаштування кількості/значення під рукою.

Щоб скористатися вікном «Налаштувати кількість/цінність на руках», виконайте такі дії:

Використовуйте спадний список «Тип коригування», щоб указати, що ви коригуєте.
Ви можете налаштувати кількість або вартість або й кількість, і вартість предметів, які ви тримаєте в інвентарі. Просто виберіть відповідний запис зі спадного списку Тип коригування: Кількість, Загальна вартість або Кількість і загальна вартість.

Використовуйте поле «Дата коригування», щоб записати дату фізичного підрахунку.
Іншими словами, ви хочете відкоригувати свої кількості на день, коли ви проводили або завершили підрахунок фізичної інвентаризації.

Використовуйте спадний список Коригування, щоб визначити рахунок витрат, який потрібно використовувати для відстеження витрат на скорочення запасів.

(Необов’язково) Надайте контрольний номер (якщо ви використовуєте цифри), щоб однозначно та значуще ідентифікувати трансакцію чи перехресне посилання.

(Необов’язково) Вкажіть клієнта: робота та клас.
Якщо це доречно (у багатьох випадках це не буде), скористайтеся спадним списком «Клієнт:Завдання», щоб визначити клієнта та роботу, пов’язану з цим скороченням запасів. Подібним чином, якщо необхідно, скористайтеся спадним списком «Клас», щоб визначити клас, який ви хочете використовувати для відстеження цього скорочення запасів.

Поставте правильні запаси.
Стовпці «Позиція», «Опис» та «Кількість у наявності» у вікні «Коригувати кількість/вартість у наявності» визначають предмети запасів, які ви тримаєте, і поточну кількість. Використовуйте стовпець «Нова кількість», щоб указати правильну фізичну кількість товару. Після того, як ви ввели нову кількість, QuickBooks обчислює різницю в кількості та показує це значення в стовпці Різниця кількості.

Фактично ви можете ввести значення в стовпці «Нова кількість» або «Різниця в кількості». QuickBooks обчислює іншу кількість, використовуючи поточну інформацію про кількість, яку ви надаєте. Якщо ви введете нову кількість, QuickBooks обчислює різницю в кількості, віднімаючи нову кількість від поточної кількості. Якщо ви введете різницю в кількості, QuickBooks обчислить нову кількість шляхом коригування поточної кількості відповідно до різниці в кількості.

Відрегулюйте значення.
Якщо на кроці 1 ви вибрали «Загальна вартість» або «Кількість і загальна вартість» зі спадного списку «Тип коригування», QuickBooks відобразить розширену версію вікна «Коригувати кількість/значення на руках». У цьому вікні можна ввести як правильну фізичну кількість, так і оновлене значення для елемента інвентарю. Ви вводите фізичну кількість, очевидно, у колонку Нова кількість. Ви вводите нове оновлене значення в стовпець Нове значення. Ви, ймовірно, використовуєте цю версію вікна «Коригувати кількість/вартість на руках», лише якщо використовуєте метод оцінки запасів з нижчою ціною або ринковим. Як стандарти фінансового обліку, так і правила податкового обліку дозволяють вам зменшувати свої запаси до нижчої з двох величин: первісної або справедливої ​​ринкової вартості. Якщо ви робите це, ви вводите нове значення інвентарю в стовпець Нове значення.

По суті, використання методу оцінки меншої вартості або ринкової оцінки запасів просто означає, що ви робите те, що він говорить. Ви зберігаєте оцінку свого запасу за первісною вартістю або, якщо його вартість менша за первісну вартість, за новою вартістю. Очевидно, оцінити вартість вашого запасу трохи складно. Але якщо у вас виникнуть запитання, ви можете звернутися за допомогою до свого CPA. Однак слід пам’ятати, що ви не можете змінювати свої методи бухгалтерського обліку волею-неволею без дозволу Податкової служби. І зміна вашого методу оцінки запасів із собівартості, скажімо, на нижчу за собівартістю або ринкову — це зміна методу обліку.

Надайте опис пам’ятки.
Якщо ви бажаєте додатково описати коригування кількості або значення, використовуйте для цієї мети поле Нагадування. Ви можете посилатися на робочі таблиці фізичного підрахунку, людей, які виконують фізичний підрахунок, або документацію, яка пояснює коригування оцінки.

Збережіть налаштування.
Після того, як ви використали вікно «Коригувати кількість/вартість на руках», щоб описати зміни кількості або цінності у вашому інвентарі, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити», щоб зберегти операцію коригування. Як ви, напевно, знаєте на цьому етапі свого життя, Save & Close зберігає транзакцію та закриває вікно. Save & New зберігає транзакцію, але залишає вікно відкритим, якщо ви хочете внести додаткові зміни.

Розширена версія вікна «Коригувати кількість/цінність під рукою».

Налаштуйте ціни та рівні цін у QuickBooks 2019

QuickBooks надає кілька зручних команд та інструментів, які можна використовувати, щоб змінити ціни, які ви стягуєте з клієнтів за свої продукти та послуги.

Як використовувати команду Змінити ціни на товари

Команда «Змінити ціни на товари», яка з’являється в меню «Клієнти», відображає діалогове вікно «Змінити ціни на товари», як показано. Це діалогове вікно дозволяє змінювати ціни на купу товарів за один раз на суму або відсоток. Щоб скористатися діалоговим вікном «Змінити ціни на товари», спочатку виберіть товари, ціни на які потрібно змінити, натиснувши стовпець прапорця. Далі скористайтеся полем Налаштувати ціну позначених елементів за (сумою або %), щоб указати суму в доларах або відсоток, на який потрібно змінити ціну. Якщо ви хочете змінити ціну вибраних товарів, наприклад, на 2 долари США , введіть 2 долари в поле. Якщо ви хочете змінити ціну вибраних товарів на 5 відсотків, введіть 5%В коробці. Використовуйте спадний список «На основі», щоб вказати базу, до якої потрібно додати відсоток. Після того, як ви визначите елементи, які ви хочете змінити, і спосіб, яким ви хочете змінити їх, натисніть кнопку Налаштувати. QuickBooks перераховує ціни та відображає цю інформацію в стовпці Нова ціна. Якщо ви хочете змінити ціни на вибрані елементи, натисніть кнопку OK.

Діалогове вікно Змінити ціни на товари.

Якщо вам не подобаються ціни, наведені в стовпці «Нова ціна», ви можете продовжувати міняти значення в полі «Коригувати ціну позначених товарів за (сумою або %)», натиснувши кнопку «Коригувати», щоб оновити числа в стовпці «Нова ціна». , і натиснути ОК, лише коли ви задоволені.

Як використовувати рівні цін у QuickBooks 2019

Рівні цін досить дивні; вони дозволяють індивідуально підвищувати або зменшувати ціну товару. Наприклад, якщо ви погодилися знижувати товари на 10 відсотків для певного клієнта, ви можете легко зробити це, використовуючи рівень ціни, щоб знизити ціну на 10 відсотків, коли ви виставляєте рахунок цьому клієнту.

Щоб використовувати рівні цін, спочатку потрібно налаштувати рівні цін за допомогою команди Список рівня цін. Після встановлення рівнів цін ви коригуєте ціни, використовуючи рівні цін під час створення рахунка-фактури.

Створення рівня цін

Щоб створити рівень цін, виберіть команду Списки→Список рівня цін. Коли ви це зробите, QuickBooks відобразить вікно Списку рівня цін (не показано). Щоб створити рівень ціни, натисніть кнопку «Рівень ціни», а потім виберіть «Рівень ціни» → «Новий». QuickBooks відображає діалогове вікно «Новий рівень ціни», як показано. Назвіть зміну рівня цін за допомогою поля Назва рівня ціни. Виберіть елементи, до яких потрібно застосувати рівень ціни, клацнувши їх. (QuickBooks позначає вибрані товари прапорцем.) Потім скористайтеся полями Налаштувати ціну позначених елементів, щоб вказати, що цей рівень ціни збільшує або зменшує ціну продажу на деякий відсоток вище або нижче стандартної ціни. Нарешті, скористайтеся розкривним списком «Округлити до найближчого», щоб указати, чи повинен QuickBooks заокруглювати свої обчислення і як. Фігура, наприклад, показує зміну рівня цін, що знижує ціну продажу на 10 відсотків. Вибравши елементи, на які має впливати рівень ціни, натисніть кнопку Налаштувати, щоб побачити нову ціну для кожного товару в стовпці спеціальної ціни.

Вікно нового рівня ціни.

Використання рівня ціни

Щоб використовувати рівень ціни, ви створюєте рахунок-фактуру звичайним способом. Клацніть стовпець «Ціна кожного» для товару, на який потрібно змінити ціну, використовуючи рівень ціни. Коли ви це зробите, QuickBooks перетворює стовпець Ціна Кожна у спадний список. Якщо натиснути кнопку зі стрілкою, яка відкриє спадний список, QuickBooks відобразить як базову ціну, так і будь-які рівні цін. Якщо ви виберете рівень ціни, QuickBooks коригує ціну відповідно до зміни рівня ціни. На малюнку, вибір 10-відсоткової зміни рівня ціни підвищує ціну з 3,00 до 2,70 доларів. Іншими словами, зміна рівня ціни «Зниження на 10%» зменшує ціну за замовчуванням на 10 відсотків, або на 30 центів.

Вибір рівня ціни за допомогою вікна Створення рахунків-фактур.

QuickBooks також дозволяє встановити рівень ціни за замовчуванням для клієнта. Коли встановлено такий рівень ціни за замовчуванням, QuickBooks автоматично використовує відповідний рівень ціни, коли ви вибираєте цього клієнта. Поле «Рівень ціни» з’являється на вкладках «Додаткова інформація» у вікнах «Новий клієнт» і «Редагувати клієнта».

Як увімкнути розширене ціноутворення для елементів QuickBooks

Ще одна річ, яку ви повинні знати про встановлення цін. QuickBooks також надає розширену функцію ціноутворення, яку можна вмикати, вибравши команду «Редагувати» → «Налаштування», вибравши параметр «Продажі та клієнти», перейшовши на вкладку «Налаштування компанії», а потім вибравши кнопку «Увімкнути розширені ціни».

Увімкнувши розширене ціноутворення, ви конвертуєте будь-які рівні цін, які ви раніше визначили (див. попередні параграфи), у правила цін, які ви можете наказати QuickBooks застосовувати до товарів, типів товарів, конкретних постачальників, клієнтів, типів клієнтів і типів завдань.

Після ввімкнення розширеного ціноутворення ви можете вибрати команду Списки → Список правил цін, щоб відобразити вікно Список правил цін. Щоб перетворити рівень ціни на діюче правило ціни, двічі клацніть нове правило ціни, а потім скористайтеся діалоговим вікном «Редагувати правило ціни» (не показано), щоб описати правила, які QuickBooks має використовувати для автоматичного переоцінки деяких товарів відповідно до ваших правил. Ця функція доступна лише для підприємств.