Як реалізувати просту систему азбуки в QuickBooks

Все, що ви робите, щоб запровадити просту систему калькуляції витрат на основі діяльності (ABC) у QuickBooks, це те, що ви робите зараз. Іншими словами, просто продовжуйте відстежувати свої операційні витрати, використовуючи хороший, пристойний план рахунків. Це 90 відсотків битви.

Також потрібно подбати лише про один-два незначних, додаткових предметах. Спочатку ви вмикаєте функцію відстеження класів QuickBooks. Відстеження класів дає змогу класифікувати операції з доходами та витратами не лише на рахунки доходів та витрат, а й на окремі класи.

По-друге, коли ви реєструєте витрати, ви також визначаєте клас, до якого входять витрати. Використовуючи заняття, які відповідають вашій діяльності — ну, ви бачите, що це все, що потрібно, чи не так?

Ви можете зробити ABC дуже складним. Крім того, якщо ви підете і найняте стороннього консультанта — когось, хто хоче стягнути з вас тисячі чи навіть десятки тисяч доларів за встановлення однієї з цих систем — ви можете отримати щось дуже, дуже потужне та дуже, дуже складний.

При цьому, однак, системи ABC не повинні бути такими складними, особливо якщо ви просто хочете краще розподілити свої накладні витрати, а не систему, щоб дивитися на драйвери витрат або види діяльності, які включають ваші накладні витрати. ABC може бути досить простим. Особливо це актуально для малих або середніх фірм. Насправді, ви, ймовірно, можете впровадити хорошу, першокласну систему ABC, виконавши наступні чотири кроки:

Подивіться на свої накладні витрати.

Переконайтеся, що у вас достатньо накладних витрат, щоб хвилюватися. Якщо ви працюєте в бізнесі з великими прибутками та дуже низькими накладними витратами, ABC може не мати для вас жодного сенсу. Додаткова цінність, яку ви досягаєте, розподіляючи накладні витрати більш точно, може бути просто проявом обсесивно-компульсивного розладу особистості, а не хорошим обліком.

Визначте великі накладні витрати.

Ви повинні зробити це, якщо ви вирішите, що хочете виділити частину або купу своїх накладних витрат за допомогою підходу ABC. Не витрачайте час на те, щоб точно розподілити певні суми пенні (за винятком тих випадків, коли вони прості в розподілі, які можна зробити одночасно з більшим проектом).

Зробіть найбільший удар, який ви можете отримати за свої гроші. Створіть систему ABC, яка виділяє з мінімальною кількістю зусиль велику частину ваших накладних витрат. Не будьте занадто педантичними.

Визначте основні види діяльності, на які витрачаються накладні витрати.

У простому прикладі уявного бізнесу в кіоску для хот-догів у вас є лише один вид діяльності: обслуговування клієнта. У вас, безсумнівно, буде більше заходів. Однак вам не потрібно створювати список із 80 видів діяльності.

Визначте великі види діяльності, які дозволяють розподілити накладні витрати. Чим менше заходів ви можете використовувати для цього, тим легше буде ваш облік. Знайдіть кілька видів діяльності, які дозволять вам справедливо й точно розподілити накладні витрати на лінії продуктів. Це велика картина.

Простежте дії до продуктів, використовуючи відповідні заходи.

Після того, як ви визначили кілька видів діяльності, які дозволяють зв’язати накладні витрати з продуктами, обов’язково використовуйте відповідний захід — також відомий як драйвер витрат — щоб прив’язати накладні витрати до ліній продуктів або послуг.

У прикладі бізнесу з хот-догами, одна накладна вартість — оренда — навіть не потребувала драйвера витрат. Витрати на постачання також не потребували драйвера витрат, оскільки ви змогли розподілити ці витрати за допомогою простого спостереження.

Витрати на заробітну плату вимагали більш складного підручника до розподілу. Щоб розподілити витрати на заробітну плату, ви створили дію, яка називається обслуговуванням клієнта, а потім розподілили вартість цієї діяльності на основі кількості кроків, які потрібна кожній лінії продуктів.

Система ABC – це інструмент, за допомогою якого можна керувати своїми накладними витратами та прибутковістю продуктів чи послуг, які ви продаєте. Практично, ви хочете зосередитися на великих накладних витратах, і, зрештою, все, що вам дійсно потрібно, — це система ABC, яка видає корисні числа — числа, які допомагають вам думати про свій бізнес більш чітко і творчо.