Як підтримувати належний контроль бухгалтерського обліку за допомогою QuickBooks

QuickBooks дозволяє кільком користувачам. Багатьом підприємствам після того, як вони виростуть до певного розміру, необхідно підтримувати кількома користувачами доступ до облікової інформації та можливість, у деяких випадках, створювати облікові операції. На жаль, багато користувачів бухгалтерської системи створюють ризик для власника бізнесу.

Маючи доступ до системи обліку, користувачі можуть або ненавмисно внести помилки в систему обліку, або, на жаль, навмисно обдурити бізнес. З цих причин ось перелік деяких методів контролю QuickBooks, які власник бізнесу або бізнес-менеджер може використовувати, щоб мінімізувати ненавмисні помилки та звести до мінімуму можливість крадіжки.

• Регулярно порівнюйте підрахунок матеріальних запасів із записами обліку запасів. Запаси, на жаль, скорочуються. Люди — іноді працівники, але часто псевдоклієнти, такі як магазинні злодійки — крадуть інвентар. Тому одна річ, що вам потрібно зробити, як для мінімізації втрат запасів, так і для ведення точних облікових записів, — це регулярно порівнювати фізичні підрахунки ваших запасів з тими, що показують ваші облікові записи.

  Цей підхід до частого підрахунку найцінніших і найлегших для крадіжки предметів досягає двох речей:

  • Усадка запасів швидко визначається.

  • Власник бізнесу може мінімізувати скорочення запасів, визначивши тип інвентарю, який найчастіше крадеться, або навіть коли інвентар найчастіше викрадається.

• Звірити банківські рахунки. Одна річ, яку повинні зробити власники бізнесу, - це звірити власні банківські рахунки. Часто викрадення працівників бухгалтерським персоналом відбувається, коли працівники з’ясовують, як виписати чеки на банківський рахунок компанії, які власник не бачить. Один із надійних способів знайти фіктивну та шахрайську операцію – попросити власника звірити виписку з банку.

  Якщо власник звірить банківську виписку, вона може порівняти облік банку за рахунком з бухгалтерськими записами компанії QuickBooks. Будь-які явні розбіжності можна виправити, а це означає, що облікові записи QuickBooks точніші. Крім того, будь-які неоднозначні підозрілі операції стають очевидними, коли власник бізнесу уважно дивиться на чеки.

• По можливості відокремте бухгалтерський облік від фізичного зберігання. У малому підприємстві важко завжди відокремлювати облік певної діяльності від фізичної опіки чи фізичної відповідальності за цю діяльність. Наприклад, важко відокремити облік запасів від фізичного зберігання або доступу до цього інвентарю.

• Навчайте працівників використанню QuickBooks. Ви повинні навчити співробітників використовувати QuickBooks, якщо у вас є бізнес будь-якого розміру з двох основних причин:

  • Хтось, хто вміє користуватися QuickBooks, менш схильний робити випадкові помилки.

  • Безладні бухгалтерські записи маскують крадіжки співробітників.

• Закрийте файл QuickBooks. Якщо ви пройдете курс «Принципи бухгалтерського обліку», ви дізнаєтеся, що закриття означає набір процедур бухгалтерського обліку, які хтось виконує для обнулення рахунків доходів і витрат, щоб, починаючи з нового року, можна було легко підрахувати доходи та витрати. У QuickBooks закриття означає щось інше.

  Але ви все одно хочете закрити файл QuickBooks, щоб зберегти цілісність ваших даних. Ось як: Виберіть команду «Редагувати→Параметри», виберіть «Бухгалтерський облік», виберіть вкладку «Налаштування компанії», а потім натисніть кнопку «Встановити дату/пароль дати закриття». Коли QuickBooks запропонує вам, вкажіть дату закриття та пароль.

  Після того, як ви надасте цю інформацію, QuickBooks забороняє або обмежує користувачам змінювати або вводити транзакції, датовані до дати закриття. (Лише люди, які мають пароль, можуть змінювати або вводити транзакції з датами раніше за дату закриття.)

• Керуйте своєю системою обліку QuickBooks. Багато власників бізнесу не розглядають систему бухгалтерського обліку як щось більше, ніж інструмент для створення рахунків-фактур, виплат та інформації, необхідної для щорічної податкової декларації. На жаль, цей віддалений зв’язок із системою бухгалтерського обліку означає, що власники бізнесу часто не відчувають особливої ​​потреби активно керувати тим, що відбувається з системою обліку.

  Система бухгалтерського обліку повинна бути інструментом, який ви використовуєте для кращого управління своїм бізнесом. І це може бути так. Але якщо це буде інструмент для кращого управління вашим бізнесом, вам потрібно керувати системою.

  Ви можете досить легко переконатися, що люди роблять те, що вони повинні робити, створивши прості контрольні списки.

Зразок місячного списку завдань бухгалтерського обліку

Зразок щорічного списку завдань бухгалтерського обліку