Як підтримувати належний контроль бухгалтерського обліку за допомогою QuickBooks 2011

Багатьом підприємствам після того, як вони виростуть до певного розміру, необхідно підтримувати кількох користувачів QuickBooks з доступом до облікової інформації та можливістю, в деяких випадках, створювати облікові операції. На жаль, наявність кількох користувачів бухгалтерської системи створює ризик для власника бізнесу.

Маючи доступ до QuickBooks, користувачі можуть або ненавмисно внести помилки в систему обліку, або, на жаль, навмисно обдурити бізнес. Ось список деяких методів контролю QuickBooks, які власник бізнесу або менеджер бізнесу може використовувати, щоб мінімізувати ненавмисні помилки та можливість крадіжки:

• Регулярно порівнюйте підрахунок матеріальних запасів із записами обліку запасів. Цей підхід дозволяє досягти двох речей:

  • Усадка запасів швидко визначається.

  • Власник бізнесу може мінімізувати скорочення запасів, визначивши тип інвентарю, який найчастіше крадеться, або навіть коли інвентар найчастіше викрадається.

• Звірити банківські рахунки. Одна річ, яку повинні зробити власники бізнесу, - це звірити власні банківські рахунки. Часто викрадення працівників бухгалтерським персоналом відбувається, коли працівники з’ясовують, як виписати чеки на банківський рахунок компанії, які власник не бачить. Якщо власник звірить банківську виписку, вона може порівняти облік банку за рахунком з бухгалтерськими записами компанії QuickBooks.

• По можливості відокремте бухгалтерський облік від фізичного зберігання. У малому підприємстві важко завжди відокремлювати облік певної діяльності від фізичної опіки чи фізичної відповідальності за цю діяльність. Там, де ви можете відокремити фізичне зберігання від бухгалтерського обліку, відбувається вбудована перевірка помилок. Особа, яка веде бухгалтерський облік, опосередковано перевіряє догляд за активом з боку фізичних зберігачів. Ви можете попросити свого CPA допомогти у розробці способів відокремити фізичне зберігання активів від бухгалтерських та бухгалтерських обов’язків.

• Навчайте співробітників, як користуватися QuickBooks. Ви повинні навчити співробітників використовувати QuickBooks, якщо у вас є бізнес будь-якого розміру з двох основних причин:

  • Хтось, хто вміє користуватися QuickBooks, менш схильний робити випадкові помилки.

  • Безладні бухгалтерські записи маскують крадіжки співробітників. Навчання означає не тільки більш точні облікові записи, але й те, що у вас менше шансів мати середовище, сприятливе для крадіжок або розкрадань.

• Керуйте своєю системою обліку QuickBooks. Система бухгалтерського обліку повинна бути інструментом, який ви використовуєте для кращого управління своїм бізнесом. Щоб система працювала, вам потрібно керувати цією системою. Ви можете досить легко переконатися, що люди роблять те, що вони повинні робити, створивши прості контрольні списки. Ви можете використовувати їх як відправні точки для складання власного списку речей, які бухгалтер або офіс-менеджер повинен робити щомісяця або в кінці кожного року.

Зразок місячного списку завдань бухгалтерського обліку

• Резервне копіювання даних і переміщення за межі сайту

• Банківські рахунки звірені

• Усі рахунки-фактури, кредитні авізо, виписки

• Будь-які призупинені облікові записи очищені

• Надано фінансову звітність

• Повідомлені винятки (наприклад, прострочені рахунки-фактури, рахунки, замовлення на покупку, недостатні запаси)

Зразок щорічного списку завдань бухгалтерського обліку

• Налаштуйте пробний баланс

• Запишіть компакт-диск з номерами на кінець року для постійного запису

• Подумайте про очищення файлів даних, якщо вони великі

• Рік закритий, коли дійсно зроблено