Як підготувати рахунок-фактуру в QuickBooks Online

Ви вводите рахунки-фактури в QBO, щоб повідомити клієнтів, що вони винні вам гроші за товари, які ви їм продали, або послуги, які ви для них надали. У QBO ви можете готувати рахунки-фактури та надсилати їх електронною поштою або за допомогою поштової служби США.

Коли ви готуєте рахунок-фактуру, ви включаєте інформацію про те, що ви продаєте клієнту, включаючи елементи в рахунок-фактуру. Ви створюєте елементи для послуг і продуктів за допомогою списку Продукти та послуги. Щоб ввести рахунок-фактуру, виконайте такі дії:

Виберіть «Транзакції»→Продаж, щоб відкрити сторінку «Транзакції з продажу».

Натисніть кнопку Нова трансакція та у списку, що з’явиться, натисніть Рахунок-фактура.

QBO відображає вікно рахунку-фактури, показане тут.

Заголовок і частина Деталі вікна Рахунок-фактура.

Виберіть клієнта.

QBO відображає поштову адресу клієнта, умови оплати, дату рахунка-фактури, термін платежу та параметр «Надіслати пізніше». На малюнку також показано поле № бригади, яке з’являється, оскільки рахунок-фактура був налаштований.

Якщо з правого боку з’явиться панель, вона відображає трансакції, які ви можете пов’язати з рахунком-фактурою, який ви створюєте.

Двічі перевірте «Дата рахунка-фактури», «Дата сплати» та «Умови» та встановіть відповідний прапорець у полі «Надіслати пізніше».

Якщо ви хочете надсилати рахунки-фактури електронною поштою, ви можете налаштувати свої параметри в налаштуваннях компанії; клацніть значок шестірні біля назви вашої компанії та виберіть Налаштування компанії.

Заповніть продукти та послуги, які купує клієнт:

Клацніть у стовпці Продукт/Послуга та виберіть відповідний елемент для рахунка-фактури, який ви створюєте.

Ви можете ввести символи в стовпці Продукт/Послуга, і QBO допоможе вам знайти товар.

За бажанням відредагуйте стовпець Опис для вибраного елемента.

Використовуйте стовпці «Кількість», «Ставка» та «Сума», щоб указати кількість вибраного товару, який ви продаєте, тариф, який ви стягуєте за кожен товар, і суму, яку клієнт повинен заплатити. Коли ви надаєте будь-які два значення кількості, ставки та кількості, QuickBooks обчислює третє значення.

Якщо потрібно, поставте прапорець Податки.

Повторіть кроки від a до d, щоб додати більше позицій до рахунку-фактури.

Ви можете прокрутити вниз у вікні Рахунок-фактура, як показано тут, і вибрати ставку податку з продажів і, якщо необхідно, суму знижки або відсоток.

Використовуйте нижню частину вікна Рахунок-фактура для обробки податку з продажів, інформації про знижки, повідомлень та вкладень.

Ви бачите опцію «Ставка податку з продажів» у рахунках-фактурах, лише якщо ви ввімкнули функцію «Податок з продажів», вибравши «Податок з продажів»→ «Налаштувати ставки податку з продажів».

Ви також можете застосувати знижку до рахунку-фактури, якщо ви ввімкнули налаштування компанії для відображення поля Знижка; введіть повідомлення клієнту; введіть інформацію у полі Statement Memo, яку QBO передає безпосередньо в будь-яку заяву, яку ви створите в майбутньому; та додайте електронний документ до рахунку-фактури.

Якщо в діалоговому вікні «Налаштування компанії» ви ввімкнете параметр «Депозит» у нижній частині рахунка-фактури, ви можете використовувати його, щоб зменшити суму рахунка-фактури на суму депозиту, сплаченого клієнтом.

Ви можете контролювати, чи є знижка знижкою до оподаткування чи після оподаткування, натиснувши перемикач, який з’явиться ліворуч від полів «Ставка знижки» та «Ставка податку з продажу». Натискання перемикача змінює положення двох коробок; коли зверху з’явиться поле Знижка, це означає, що знижка нараховується до оподаткування.

Щоб додати електронний документ до рахунка-фактури, клацніть у полі Вкладення та перейдіть до документа або перетягніть електронну копію в поле Вкладення.

У нижній частині вікна можна

• Скасуйте рахунок-фактуру або очистіть вікно та почніть знову.

• Натисніть Друк або Попередній перегляд, щоб роздрукувати або переглянути рахунок-фактуру.

• Натисніть Зробити повторюваним, щоб налаштувати рахунок-фактуру як періодичний рахунок-фактуру, який ви збираєтеся надіслати за вказаним вами розкладом.

• Натисніть Налаштувати, щоб налаштувати форму рахунка-фактури.

• Натисніть Зберегти, щоб призначити номер рахунка-фактури та зберегти рахунок-фактуру в QBO.

• Натисніть Зберегти та надіслати, щоб призначити номер рахунка-фактури, зберегти рахунок-фактуру та надіслати копію клієнту електронною поштою.

З’явиться вікно, у якому ви можете написати електронне повідомлення та переглянути попередній перегляд рахунку. Після надсилання рахунка-фактури в заголовку з’явиться інформація про час та дату електронної пошти.

Ви можете натиснути стрілку поруч із пунктом «Зберегти та надіслати», а потім вибрати «Зберегти та створити», щоб зберегти рахунок-фактуру та почати новий, або вибрати «Зберегти та закрити», щоб зберегти рахунок-фактуру та закрити вікно «Рахунок-фактура». Вибраний варіант з’явиться наступного разу, коли ви відкриєте вікно Рахунок-фактура. Фактично, у будь-якому вікні транзакції вибір, який ви робите, з’являється наступного разу, коли ви відкриєте вікно.