Як підготувати рахунок-фактуру в QuickBooks 2016

Після того, як ви завершите всі попередні роботи, підготувати рахунок-фактуру за допомогою QuickBooks 2016 дуже просто. Без зайвих зусиль, ось як створити рахунок-фактуру:

Відкрийте вікно Створення рахунків-фактур, вибравши Клієнти → Створити рахунки.

З’явиться вікно створення рахунків-фактур.

Вікно Створення рахунків-фактур.

Виберіть шаблон або форму рахунка-фактури, яку потрібно використовувати, зі спадного списку Шаблон, розташованого у верхньому правому куті.

Який з них з’явиться за замовчуванням, залежить від того, що ви розповіли QuickBooks про свій бізнес під час налаштування QuickBooks. Ви також можете створити свій власний.

Визначте клієнта та, якщо необхідно, роботу за допомогою спадного списку Customer:Job.

Прокручуйте спадний список Клієнт:Вакансія, доки не побачите потрібну назву клієнта або завдання; потім натисніть його.

(Необов’язково) Призначте клас рахунку.

Якщо ви використовуєте класи для відстеження витрат і доходів, активуйте спадний список «Клас» і виберіть відповідний клас для рахунка-фактури. Щоб увімкнути або вимкнути цей зручний спосіб класифікації трансакцій, виберіть «Редагувати» → «Параметри», натисніть «Облік» зліва, перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім установіть або зніміть прапорець «Використовувати відстеження класів».

Вкажіть дату рахунку-фактури.

Кілька разів натисніть Tab, щоб перемістити курсор до текстового поля Дата. Потім введіть правильну дату у форматі ММ/ДД/РРРР. Ви також можете використовувати такі секретні коди, щоб змінити дату:

• Натисніть + (символ плюса), щоб перенести дату на один день вперед.

• Натисніть – (символ мінус), щоб перенести дату на один день назад.

• Натисніть T, щоб змінити дату на сьогоднішню.

• Натисніть M, щоб змінити дату на перший день місяця.

• Натисніть H, щоб змінити дату на останній день місяця.

• Натисніть Y, щоб змінити дату на перший день року.

• Натисніть R, щоб змінити дату на останній день року.

Ви також можете натиснути кнопку праворуч від поля Дата, щоб відобразити невеликий календар. Щоб вибрати дату з календаря, просто клацніть потрібну дату.

(Необов’язково) Введіть номер рахунка-фактури в текстове поле № рахунка-фактури.

За потреби виправте адресу рахунку до.

QuickBooks отримує платіжну адресу зі списку клієнтів.

За потреби виправте адресу відправлення.

QuickBooks також отримує адресу доставки зі списку клієнтів.

(Необов’язково… типу) Введіть номер замовлення на покупку в текстовому полі Номер замовлення.

Якщо клієнт видає замовлення на покупку (PO), введіть номер замовлення на покупку, що дозволяє цю покупку.

Укажіть умови оплати, вибравши опцію зі спадного списку Умови.

(Необов’язково) Назвіть торгового представника.

Якщо ви хочете відстежувати продажі торговим представником, скористайтеся спадним списком Представник. Щоб швидко додати торгового представника, виберіть «Додати новий», а потім скористайтеся зручними діалоговими вікнами, які відображає QuickBooks. Щоб працювати зі списком торгових представників, виберіть Списки → Списки профілів клієнтів і постачальників → Список торгових представників.

Укажіть дату доставки, якщо це щось інше, ніж дата рахунка-фактури.

Вкажіть спосіб доставки.

Вкажіть точку FOB за допомогою текстового поля FOB.

FOB означає вільний на борту. Точка FOB є більш важливою, ніж здається на перший погляд, оскільки точка FOB визначає, коли відбувається передача права власності, хто оплачує фрахт і хто несе ризики пошкодження товару під час доставки.

Якщо відправлення безкоштовне на борту в пункті доставки, право власності на проданий товар переходить до покупця, щойно товар покине док-доку продавця. У цьому випадку покупець оплачує фрахт і несе ризик пошкодження при доставці.

Якщо відправлення безкоштовно на борту в пункті призначення, право власності на товари, які продаються, переходить до покупця, щойно товар надходить на док покупця. Продавець оплачує фрахт і несе ризик пошкодження при доставці.

Введіть кожен товар, який ви продаєте.

Перемістіть курсор до першого рядка списку Кількість/Код позиції/Опис/Ціна за кожну/Сума/Податки. Після того, як ви перемістіть курсор до рядка у списку, QuickBooks перетворює поле Код елемента у спадний список. Активуйте спадний список Код елемента в першому порожньому рядку в списку, а потім виберіть елемент.

Якщо вам потрібні інші позиції в рахунку-фактурі, використовуйте залишилися порожні рядки списку для введення кожного з них.

Введіть будь-які спеціальні пункти, які має включати рахунок-фактура.

Щоб описати будь-який із спеціальних елементів, активуйте спадний список Код елемента в наступному порожньому рядку, а потім виберіть спеціальний елемент.

Якщо ви хочете включити позицію зі знижкою та застосувати її до кількох позицій, вам потрібно вставити проміжну суму в рахунок-фактуру після інвентаризації або інших позицій, на які потрібно знижувати. Потім прикріпіть елемент зі знижкою безпосередньо після елемента проміжного підсумку. QuickBooks розраховує знижку як відсоток від проміжної суми.

(Необов’язково) Додайте повідомлення клієнта.

Клацніть у полі Повідомлення клієнта, активуйте його спадний список і виберіть розумне повідомлення клієнта. Щоб додати повідомлення клієнтів до списку повідомлень клієнта, виберіть опцію «Додати нове», а потім заповніть діалогове вікно, яке відображається QuickBooks.

Вкажіть податок з продажу.

Якщо він неправильний, перемістіть курсор до поля списку податку, активуйте розкривний список і виберіть правильний податок з продажів.

(Дійсно необов’язково) Додайте нагадування.

Ви можете додати опис пам’ятки до рахунку-фактури, якщо хочете. Ця записка не друкується на рахунках-фактурах — лише у виписці клієнта.

Завершене вікно створення рахунків-фактур.

Якщо ви хочете відкласти друк цього рахунка-фактури, установіть прапорець «Друкувати пізніше», який з’являється зі стрічкою кнопок і полів над основною частиною вікна «Створення рахунків-фактур».

Збережіть рахунок-фактуру, натиснувши кнопку Зберегти та створити або кнопку Зберегти та закрити внизу вікна.

QuickBooks зберігає рахунок-фактуру на екрані.