Як підготувати рахунки-фактури в QuickBooks 2021

Після того, як ви завершите всі попередні роботи, підготувати рахунок-фактуру за допомогою QuickBooks дуже легко. Якщо натискання кнопок і заповнення текстових полів для вас вже старіють, пропустіть наступний коментар до відтворення і просто відкрийте вікно Створення рахунків-фактур — або вибравши Клієнти→Створити рахунки-фактури, або натиснувши піктограму Рахунки-фактури на домашній сторінці. Потім заповніть це вікно та натисніть кнопку Друк. Якщо вам потрібно більше допомоги, ніж одне речення, продовжуйте читати покрокові інструкції.

У наступних кроках я описую, як створити найскладніший та найскладніший рахунок-фактуру: рахунок-фактуру продукту. Деякі поля рахунка-фактури продукту не відображаються в рахунку-фактурі за послугу чи професійному, але не турбуйтеся про те, чи є ваша компанія послугою чи професійною. Створення рахунка-фактури на послуги або професійний продукт працює в основному так само, як і створення рахунка-фактури на продукт; ви просто заповнюєте менше полів. І пам’ятайте, що ви починаєте з кроків 1 і 2 незалежно від типу рахунка-фактури. Без зайвих зусиль, ось як створити рахунок-фактуру:

1. Відкрийте вікно Створення рахунків-фактур, вибравши Клієнти→Створити рахунки-фактури.

З’явиться вікно Створення рахунків-фактур, як показано.

2. Виберіть шаблон або форму рахунка-фактури, яку потрібно використовувати, зі спадного меню Шаблон.

QuickBooks постачається з попередньо визначеними типами рахунків-фактур, включаючи продукт, професійний, послуги та (залежно від того, як ви налаштували QuickBooks і яку версію QuickBooks ви використовуєте) кілька інших спеціалізованих шаблонів рахунків-фактур. Який з них з’явиться за замовчуванням, залежить від того, що ви сказали QuickBooks про свій бізнес під час налаштування QuickBooks. Ви також можете створити свій власний шаблон рахунка-фактури (або змінити наявний).

3. Визначте замовника та, якщо необхідно, роботу за допомогою спадного меню Клієнт: Робота .

Прокручуйте спадне меню «Клієнт: вакансія», доки не побачите потрібну назву клієнта або завдання; потім натисніть його.

4. (Необов'язково) Призначте клас рахунку-фактурі.

Якщо ви використовуєте класи для відстеження витрат і доходів, активуйте спадне меню «Клас» і виберіть відповідний клас для рахунка-фактури. Щоб увімкнути або вимкнути цей зручний спосіб категоризації трансакцій (що є зайвим для деяких компаній), виберіть «Редагувати»→ «Параметри», клацніть «Облік» зліва, перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім установіть або зніміть прапорець «Використовувати відстеження класів». (На малюнку не показано меню класу.)

Вікно Створення рахунків-фактур

5. Вкажіть дату рахунку-фактури.

Кілька разів натисніть Tab, щоб перемістити курсор до текстового поля Дата. Потім введіть правильну дату у форматі ММ/ДД/РРРР. Ви також можете використовувати такі секретні коди, щоб змінити дату:

• • Натисніть + (символ плюса), щоб перенести дату на один день вперед.
  • Натисніть – (символ мінус), щоб перенести дату на один день назад.
  • Натисніть T, щоб змінити дату на сьогоднішню (відповідно до системного часу, який надає внутрішній годинник вашого комп’ютера).
  • Натисніть M, щоб змінити дату на перший день місяця (оскільки M — це перша літера у слові місяць ).
  • Натисніть H, щоб змінити дату на останній день місяця (оскільки H — остання літера у слові місяць ).
  • Натисніть Y, щоб змінити дату на перший день року (тому що, як ви, безсумнівно, можете здогадатися, Y — це перша буква у слові рік ).
  • Натисніть R, щоб змінити дату на останній день року (оскільки R — остання літера у слові рік ).

Ви також можете натиснути кнопку в правому кінці поля «Дата», щоб відобразити невеликий календар. Щоб вибрати дату з календаря, просто клацніть потрібну дату. Натисніть стрілки у верхньому лівому та верхньому правому кутах календаря, щоб відобразити попередній або наступний місяць.

6. (Необов’язково) Введіть номер рахунка-фактури в текстовому полі № рахунка-фактури.

QuickBooks пропонує номер рахунка-фактури, додавши 1 до останнього номера рахунка-фактури, який ви використали. Ви можете прийняти це доповнення або, якщо вам це потрібно, перейдіть у текстове поле № рахунка-фактури та змініть номер на будь-який.

7. Виправте адресу рахунку, якщо це необхідно.

QuickBooks отримує платіжну адресу зі списку клієнтів. Ви можете змінити адресу рахунка-фактури, замінивши деяку частину звичайної адреси виставлення рахунку. Ви можете, наприклад, вставити інший рядок з написом Увага: Вільям Бобінс , якщо це ім’я особи, якій має надійти рахунок.

8. За потреби виправте адресу відправлення.

Мені здається зламаним рекордом, але ось угода: QuickBooks також захоплює адресу доставки зі списку клієнтів. Отже, якщо адреса доставки містить щось незвичайне лише для цього одного рахунка-фактури, ви можете змінити адресу, замінивши або додавши інформацію в блоці адреси Доставка. Зауважте, що QuickBooks відстежуватиме кожну з адрес доставки, які ви використовуєте для клієнта, тому, якщо ви використовували адресу доставки раніше, ви можете вибрати її зі спадного меню Доставка.

9. (Необов'язково... начебто) Введіть номер замовлення на покупку в текстовому полі Номер замовлення.

Якщо клієнт видає замовлення на покупку (PO), введіть номер замовлення на покупку, що дозволяє цю покупку. (Просто для запису, PO вимовляється пі-о, а не пох чи пу. )

10. Укажіть умови оплати, вибравши опцію зі спадного меню Умови.

11. (Необов’язково) Назвіть торгового представника.

Rep не означає репутацію, тому не пишіть тут редакційні коментарі з трьох літер (хоча я хотів би побачити, що можна зробити з трьома літерами). Якщо ви хочете відстежувати продажі торговим представником, скористайтеся спадним меню «Підставник». Просто активуйте меню, клацнувши його стрілку, а потім виберіть назву. Торгові представники можуть включати співробітників, але вони також можуть включати інших людей, яких ви внесли до своїх інших списків. Щоб швидко додати торгового представника, виберіть «Додати новий», а потім скористайтеся зручними діалоговими вікнами, які відображає QuickBooks. Щоб працювати зі списком торгових представників, виберіть Списки→ Списки профілів клієнтів і постачальників→ Список торгових представників.

12. Укажіть дату відправлення, якщо це щось інше, ніж дата рахунка-фактури.

Щоб вказати дату, просто перемістіть курсор до текстового поля Відправити, а потім введіть дату у форматі ММ/ДД/РРРР. Ви можете перемістити курсор, натиснувши Tab або клацнувши текстове поле.

Ще один короткий момент: пам’ятаєте всі ті секретні коди, про які я розповідав на кроці 5, для зміни дати рахунка-фактури? Вони також працюють для зміни дати відправлення.

13. Вкажіть спосіб доставки.

Ви, напевно, можете здогадатися, як ви визначаєте спосіб доставки, але паралельна структура та нав’язлива особистість змушують мене продовжувати. Отже, щоб вказати спосіб доставки, перемістіть курсор у спадне меню Через, а потім виберіть із нього спосіб доставки.

До речі, ви можете додати нові способи доставки до меню, вибравши «Додати новий», а потім заповнивши миле маленьке діалогове вікно, яке відображає QuickBooks. Налаштувати нові методи доставки дуже, дуже легко.

14. Вкажіть точку FOB за допомогою текстового поля FOB.

FOB означає безкоштовно на борту. Точка FOB важливіша, ніж здається на перший погляд — принаймні в бізнес-сенсі — оскільки точка FOB визначає, коли відбувається передача права власності, хто оплачує фрахт і хто несе ризики пошкодження товару під час доставки.

Якщо відправка безкоштовна на борту в пункті відвантаження, право власності на проданий товар переходить до покупця, щойно товар покине док-доку продавця. (Пам’ятайте, що ви є продавцем.) У цьому випадку покупець оплачує фрахт і несе ризик пошкодження при доставці. Ви можете вказати пункт доставки FOB як пункт відправлення FOB або як назву міста. Наприклад, якщо пункт відправлення - Сіетл, FOB Сіетл - це те саме, що пункт доставки FOB. До речі, більшість товарів відправляються як пункт доставки FOB.

Якщо відправка безкоштовна на борту в пункті призначення , право власності на товари, які продаються, переходить до покупця, щойно товар прибуде на док покупця. Продавець оплачує фрахт і несе ризик пошкодження при доставці. Ви можете вказати пункт призначення FOB як пункт призначення FOB або як назву міста. Якщо пункт призначення — Омаха, наприклад, FOB Омаха — це те саме, що й точка призначення FOB.

15. Введіть кожен товар, який ви продаєте.

Перемістіть курсор до першого рядка списку Кількість/Код позиції/Опис/Ціна за кожну/Сума/Податки. (Гаразд, я знаю, що це не дуже гарна назва, але ви розумієте, що я маю на увазі, чи не так?) Вам потрібно почати заповнювати рядки-позиції, які входять до рахунку-фактури. Після того, як ви перемістіть курсор до рядка у списку, QuickBooks перетворює поле Код елемента в спадне меню. Активуйте спадне меню Код елемента першого порожнього рядка у списку, а потім виберіть елемент.

Коли ви вибираєте товар, QuickBooks заповнює текстові поля «Опис та ціна кожного» описом розпродажу та ціною продажу, які ви ввели в списку товарів. (Ви можете відредагувати інформацію для цього конкретного рахунка-фактури, якщо потрібно.) Введіть кількість проданих товарів у текстовому полі Кількість. (Після того, як ви введете це число, QuickBooks обчислює суму шляхом множення кількості на ціну кожного.) Якщо вам потрібні інші позиції в рахунку-фактурі, використовуйте залишилися порожні рядки списку, щоб ввести кожну з них. Якщо під час додавання елемента до списку позицій ви вибрали прапорець « Податковий» , у стовпці « Податки» з’явиться слово «Податок», яке вказує на те, що цей елемент буде оподатковуватися. Якщо об’єкт не підлягає оподаткуванню (або ви відчуваєте, що ухиляєтеся від сплати податків без поважної причини), натисніть стовпець Податок і виберіть Не.

Ви можете додати до рахунку-фактури стільки позицій, скільки забажаєте. Якщо у вас недостатньо місця на одній сторінці, QuickBooks додає до рахунку-фактури стільки сторінок, скільки необхідно. Інформація про загальну суму рахунка, звісно, ​​розміщується лише на останній сторінці.

Натисніть кнопку «Додати час/витрати» на стрічці у верхній частині форми, щоб відобразити діалогове вікно «Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті». Використовуйте це діалогове вікно, щоб вибрати витрати, які ви призначили клієнту або завдання. Використовуйте вкладку Предмети, щоб вибрати предмети, придбані для роботи. Використовуйте вкладку Витрати, щоб вибрати витрати, що підлягають відшкодуванню, та ввести інформацію про націнку. Використовуйте вкладку «Час», щоб вибрати час, що підлягає оплаті, записаний програмою «Таймер», щотижневим розкладом або вікном «Час/введення окремої активності».

16. Введіть будь-які спеціальні позиції, які має включати рахунок-фактура.

Якщо ви мало працювали з файлом елемента QuickBooks, ви не розумієте, про що я говорю.

Щоб описати будь-який із спеціальних елементів, активуйте спадне меню Код елемента в наступному порожньому рядку, а потім виберіть спеціальний елемент. Після того, як QuickBooks заповнить текстові поля «Опис» та «Ціна кожного», відредагуйте цю інформацію (за потреби). Опишіть кожну з інших спеціальних позицій — проміжні підсумки, знижки, фрахт тощо — які ви вказуєте в рахунку-фактурі, заповнюючи порожні рядки в полі списку.

Якщо ви хочете включити позицію зі знижкою та застосувати її до кількох позицій, вам потрібно вставити позицію проміжного підсумку в рахунку-фактурі після інвентаризації або інших позицій, на які потрібно знижувати. Потім прикріпіть елемент зі знижкою безпосередньо після елемента проміжного підсумку. QuickBooks розраховує знижку як відсоток від проміжної суми.

17. (Необов'язково) Додайте повідомлення клієнта.

Клацніть поле Повідомлення клієнта, активуйте його спадне меню та виберіть розумне повідомлення клієнта. Щоб додати повідомлення клієнта до меню «Повідомлення клієнта», виберіть опцію «Додати новий», а потім заповніть діалогове вікно, яке відображається QuickBooks. Натисніть OK, коли закінчите.

18. Вкажіть податок з продажів.

Якщо ви вказали ставку податку в списку клієнтів, QuickBooks використовує її за замовчуванням. Якщо він неправильний, перемістіть курсор у поле зі списком податки, активуйте спадне меню та виберіть правильний податок з продажів.

19. (Дійсно необов'язково) Додайте нагадування.

Ви можете додати опис пам’ятки до рахунку-фактури, якщо хочете. Ця записка не друкується в рахунках-фактурах — лише у виписці клієнта. Описи нагадування дають вам спосіб зберігати інформацію, пов’язану з рахунком-фактурою з цим рахунком. На малюнку показано завершене вікно створення рахунків-фактур.

Завершене вікно створення рахунків-фактур

20. Якщо ви хочете відкласти друк цього рахунка-фактури, установіть прапорець «Друкувати пізніше», який з’являється на стрічці кнопок і полів над основною частиною вікна «Створення рахунків-фактур».

21. Збережіть рахунок-фактуру, натиснувши кнопку Зберегти та створити або кнопку Зберегти та закрити внизу вікна.

QuickBooks зберігає рахунок-фактуру на екрані. Якщо натиснути кнопку «Зберегти та створити», QuickBooks відобразить порожнє вікно «Створення рахунків-фактур», щоб ви могли створити інший рахунок-фактуру.

Ви можете переглядати рахунки-фактури, створені раніше, натискаючи кнопки «Далі» та «Попередній» (які виглядають як стрілки вліво і вправо).

Панель «Історія», що з’являється вздовж правого краю вікна «Створення рахунків-фактур», містить дві вкладки, корисні під час створення рахунків-фактур. Вкладка «Клієнт» (показана на попередньому малюнку) надає зведену інформацію високого рівня про клієнта. Вкладка "Транзакція" (не показано) надає більш детальну інформацію про діяльність клієнта та кнопки, які можна натиснути, щоб детальніше ознайомитися з деталями.

Закінчивши створення рахунків-фактур, ви можете натиснути кнопку «Зберегти та закрити» форми рахунка або натиснути клавішу Esc.