Як підготувати кредитне авізо в QuickBooks 2021

Кредитні авізо можуть бути зручним способом виправити помилки при введенні даних, які ви не знайшли або не виправили раніше. Кредитні авізо також є зручними способами обробки таких речей, як повернення клієнтам і відшкодування. Якщо ви підготували один-два рахунку-фактури, ви побачите, що підготувати кредитне авізо QuickBooks набагато простіше, ніж використовувати старомодні методи.

Наступні кроки описують, як створити найскладніший і заплутаний вид кредитного авізо: кредитне авізо продукту. Однак створення службового або професійного кредитного авізо працює в основному так само. Ви просто заповнюєте менше полів.

Щоб створити кредитне авізо продукту, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть «Клієнти»→ «Створити кредитні авізо/повернення» або клацніть піктограму «Відшкодування та кредити» в розділі «Клієнт» на домашній сторінці, щоб відкрити вікно «Створення кредитних авізо/повернення» (як показано).

Вікно Створити кредитні авізо/Відшкодування

2. Визначте замовника і, якщо необхідно, роботу в спадному меню Клієнт: Робота.

Ви можете вибрати клієнта або роботу зі списку, натиснувши його.

3. (Необов'язково) Укажіть клас для кредитного авізо.

Якщо ви використовуєте класи для класифікації транзакцій, активуйте спадне меню «Клас» і виберіть відповідний клас для кредитного авізо.

4. Поставте дату кредитного авізо (хоча стабілізація не є обов'язковою).

Натисніть Tab, щоб перемістити курсор до текстового поля Дата. Потім введіть правильну дату у форматі ММ/ДД/РРРР.

5. (Необов’язково) Введіть номер кредитного авізо.

QuickBooks пропонує номер кредитного авізо, додавши 1 до останнього номера кредитного авізо, який ви використовували. Ви можете прийняти число або вкладку в текстовому полі № кредиту, щоб змінити номер на будь-який.

6. За потреби виправте адресу клієнта.

QuickBooks отримує платіжну адресу зі списку клієнтів. Ви можете змінити адресу кредитного авізо, замінивши деяку частину звичайної платіжної адреси. Як правило, ви повинні використовувати ту саму адресу для кредитного авізо, що й для оригінального рахунку-фактури або рахунків-фактур.

7. (Необов'язково... начебто) Введіть номер замовлення на замовлення.

Якщо кредитне авізо коригує загальний залишок на замовлення клієнта, вам, ймовірно, слід ввести номер замовлення на замовлення в текстове поле Номер замовлення.

Ось моя логіка щодо цієї пропозиції для тих читачів, які небайдужі: якщо ви виставили своєму клієнту рахунок у розмірі 1000 доларів США за замовленням № 1984, який дозволяє покупку на 1000 доларів США, ви використали всю замовлення на замовлення — принаймні, відповідно до рахунків клієнта, який обробляє ваші рахунки-фактури. Якщо ви переконаєтеся, що кредитне авізо на 1000 доларів США ідентифіковано як пов’язане з замовленням на замовлення № 1984, ви, по суті, звільняєте залишок покупки на 1000 доларів, що може означати, що ви можете знову використовувати або виставляти рахунок на замовлення.

8. Якщо клієнт повертає товари, опишіть кожен товар.

Перемістіть курсор до першого рядка текстового поля Item/Description/Qty/Rate/Amount/Tax. У першому порожньому рядку поля активуйте спадне меню «Елемент», а потім виберіть елемент. QuickBooks заповнює текстові поля «Опис» та «Оцінка» будь-яким описом продажу та ціною продажу, які ви ввели в списку товарів. (Ви можете редагувати цю інформацію, якщо хочете, але робити це не обов’язково.) Введіть кількість товарів, які клієнт повертає (або не сплачує) у текстовому полі «Кількість». (Після того, як ви введете це число, QuickBooks обчислює суму, помноживши кількість на ставку.) Введіть кожен товар, який повертає клієнт, заповнюючи порожні рядки списку.

У разі інвентаризації QuickBooks припускає, що елементи, які ви відображаєте в кредитному авізо, повертаються до інвентарю. Ви хочете відкоригувати фізичні показники свого запасу, якщо непродані товари повертаються.

Як і у випадку з рахунками-фактурами, у кредитне авізо можна додати скільки завгодно позицій. Якщо у вас недостатньо місця на одній сторінці, QuickBooks продовжує додавати сторінки до кредитного авізо, доки ви не закінчите. Загальна інформація, звичайно, розміщена на останній сторінці.

9. Опишіть будь-які спеціальні пункти, які має містити кредитне авізо.

Якщо ви хочете оформити кредитне авізо для інших позицій, які з’являються в оригінальному рахунку-фактурі — фрахт, знижки, інші збори тощо — додайте описи кожної позиції до списку позицій.

Щоб додати описи цих елементів, активуйте спадне меню Item у наступному порожньому рядку, а потім виберіть спеціальний елемент. (Ви активуєте список, клацнувши поле, щоб перетворити його на спадне меню, а потім клацнувши стрілку вниз поля, щоб отримати доступ до меню.) Після того, як QuickBooks заповнить текстові поля Опис та Оцінити, відредагуйте цю інформацію (за потреби). Введіть кожну спеціальну позицію — проміжну суму, знижку, фрахт тощо — яку ви вказуєте в кредитне авізо.

Якщо ви хочете включити товар зі знижкою, вам потрібно додати проміжний підсумок у кредитне авізо після інвентарю або інших товарів, на які ви зробили знижку. Потім прикріпіть елемент зі знижкою безпосередньо після елемента проміжного підсумку. Коли ви робите це, QuickBooks обчислює знижку як відсоток від проміжної суми.

10. (Необов’язково) Додайте повідомлення клієнта.

Активуйте спадне меню Повідомлення клієнта та виберіть розумне повідомлення клієнта.

11. Вкажіть податок з продажів.

Наведіть курсор на поле зі списком податки, активуйте спадне меню, а потім виберіть правильний податок з продажів.

12. (Необов'язково, але дійсно гарна ідея) Додайте нагадування.

Ви можете використовувати текстове поле Нотатки, щоб додати опис авізо до кредитного авізо. Ви можете використати цей опис, щоб пояснити причини видачі кредитного авізо та, наприклад, для перехресного посилання на оригінальний рахунок-фактуру або рахунки-фактури. Зверніть увагу, що поле Memo друкується у виписці клієнта.

13. Якщо ви хочете відкласти друк цього кредитного авізо, установіть прапорець Друкувати пізніше.

Я хочу відкласти розмову про те, що робить установка прапорця «Друкувати пізніше», доки не закінчу обговорення створення кредитного авізо. Висвітлення друку рахунків-фактур і кредитних авізо з’явиться в наступному розділі.

14. Збережіть кредитне авізо.

Щоб зберегти заповнене кредитне авізо, натисніть кнопку Зберегти та створити або Зберегти та закрити. QuickBooks відображає діалогове вікно, яке запитує, що ви хочете зробити з кредитним авізо: зберегти кредит, повернути кошти або застосувати кредит до рахунку-фактури. Зробіть свій вибір, натиснувши кнопку, яка відповідає тому, що ви хочете зробити. Якщо ви виберете «Застосувати до рахунка-фактури», QuickBooks попросить надати додаткову інформацію. QuickBooks зберігає кредитне авізо, яке відображається на екрані, і, якщо ви натиснули кнопку «Зберегти та створити», відображає порожнє вікно «Створити кредитні авізо/повернення», щоб ви могли створити інше кредитне авізо. (Зверніть увагу, що ви можете переглядати кредитні авізо, створені раніше, натискаючи кнопки «Далі» та «Назад».) Після створення кредитних авізо можна натиснути кнопку «Закрити» у формі кредитного авізо.

Якщо ви вкажете, що хочете надрукувати чек на відшкодування, QuickBooks відобразить вікно Write Checks і автоматично заповнить чек, пов’язуючи його з нагадуванням.