Як призначити чек обліковим записам або елементам у QuickBooks Online

Коли ви виписуєте чек в QuickBooks Online (QBO), вам потрібно призначити витрати, на які ви виписуєте чек, або рахунку, або елементу, і ви можете призначити один чек як обліковим записам, так і елементам. Щоб ввести та роздрукувати чек, виконайте такі дії:

На сторінці Видаткові операції натисніть кнопку Створити новий.

У списку, що з’явиться, натисніть Перевірити.

QBO відображає показано вікно Перевірка. Вікно поділено на кілька розділів:

• Розділ заголовка: відображає залишок на вибраному поточному рахунку, вибраного одержувача та поштову адресу одержувача, дату платежу, суму та номер чека, а також можливість роздрукувати чек пізніше.

• Розділ «Інформація про обліковий запис». Ви використовуєте його, якщо витрати не пов’язані з визначеним вами елементом.

• Розділ відомостей про товар. Ви використовуєте його, коли виписуєте чек для оплати придбаного вами продукту чи послуги.

  Ви зазвичай виписують чек , використовуючи або розділ Подробиці рахунку або товарів Деталі в розділі, але не обидва. Однак ви можете використовувати обидва розділи. Якщо ви не використовуватимете розділ, його можна приховати, натиснувши стрілку, спрямовану вниз, поруч із назвою розділу.

• Розділ нижнього колонтитула: містить загальну суму чека, поле нагадування та поле, яке використовується для додавання електронного документа до чека.

QBO відображає залишок на поточному вибраному банківському рахунку.

Виберіть одержувача та рахунок, з якого здійснювати платіж.

Поряд з адресною інформацією одержувача QBO відображає інформацію про раніше введені трансакції, якщо ви ще не ввели жодних трансакцій для цього одержувача платежу або вимкнули налаштування для відображення раніше введеної інформації про транзакції в налаштуваннях компанії.

Якщо з правого боку з’являється панель, вона відображає транзакції, які ви можете пов’язати з чеком, який ви виписуєте. З іншого боку, якщо чек, який ви пишете, не має нічого спільного з транзакцією, яка відображається на панелі, просто проігноруйте панель.

Двічі перевірте дату платежу та номер чека та встановіть відповідний прапорець у полі Друкувати пізніше.

Призначте частину або весь чек рахунку витрат або пункту за допомогою розділу «Відомості про обліковий запис» або розділу «Відомості про елемент». Щоб призначити частину рахунку витрат:

Якщо ви маєте намір призначити чек лише рахункам витрат або лише позиціям, ви можете приховати розділ вікна «Перевірка трансакції», який ви не використовуватимете. Клацніть стрілку, спрямовану вниз, поруч із заголовком розділу.

Клацніть у стовпці Рахунок і виберіть відповідний рахунок витрат для чека, який ви записуєте.

Ви можете ввести символи, які з’являються в імені облікового запису, і QBO допоможе вам знайти обліковий запис.

У стовпці Опис введіть опис витрат, які ви сплачуєте.

У стовпці «Сума» введіть суму чека, яку потрібно застосувати до вибраного рахунку.

Якщо ви понесли витрати від імені клієнта і хочете виставити рахунок клієнту за ці витрати, установіть прапорець Підлягає оплаті — і, якщо потрібно, поле Податок — і виберіть ім’я клієнта в стовпці Клієнт.

Повторіть кроки з 1 по 4, щоб додати більше рядків до перевірки.

Щоб призначити частину або всю перевірку визначеним вами елементам або послугам, скористайтеся розділом «Відомості про елемент»:

Клацніть у стовпці Продукт/Послуга та виберіть відповідний елемент для перевірки, яку ви записуєте.

Ви можете ввести символи в стовпці Продукт/Послуга, і QBO допоможе вам знайти обліковий запис.

За бажанням відредагуйте стовпець Опис для вибраного елемента.

Використовуйте стовпці «Кількість», «Ставка» та «Сума», щоб указати кількість вибраного товару, який ви купуєте, ставку, яку ви платите за кожен товар, і суму, яку ви платите.

Коли ви надаєте будь-які два значення кількості, ставки та кількості, QuickBooks обчислює третє значення.

Якщо ви придбали товар від імені клієнта і хочете виставити рахунок клієнту за цей товар, поставте прапорець «Оплачується» — і, якщо необхідно, поле «Податки» — і виберіть ім’я клієнта в стовпці «Клієнт».

Повторіть кроки з 1 по 4, щоб додати більше елементів до перевірки.

Ви можете прокрутити вниз у вікні Чек, ввести повідомлення одержувачу та долучити електронний документ (наприклад, рахунок одержувача) до чека.

Щоб прикріпити електронний документ до чека, клацніть у полі Вкладення та перейдіть до документа або перетягніть електронну копію в поле Вкладення.

У нижній частині вікна можна

• Скасуйте свою дію або очистіть вікно та почніть знову.

• Натисніть «Друкувати чек», щоб надрукувати чек.

• Натисніть Зробити повторюваним, щоб налаштувати чек як регулярний платіж, який ви збираєтеся здійснити за вказаним вами графіком.

• Натисніть Більше, щоб переглянути додаткові дії, наприклад скасування перевірки.

• Натисніть «Зберегти та створити», щоб зберегти чек і знову відобразити вікно «Чек», щоб ви могли написати ще один чек.