Як працюють замовлення на покупку в QuickBooks 2019

Якщо вам потрібно замовляти речі для свого бізнесу, подумайте про використання замовлень. Створюйте замовлення QuickBooks, навіть якщо ви замовляєте товари по телефону, телеграфу чи навіть через всесвітню павутину — тобто коли ви не запитуєте товари в письмовій формі. Заповнюючи замовлення на замовлення, ви можете визначити, які товари ви маєте на замовлення та коли вони прийдуть. Все, що вам потрібно зробити, це запитати у QuickBooks: «Що замовлено та коли воно все одно буде?» Вам ніколи більше не доведеться ламати голову, щоб згадати, чи замовили ви ці дрібниці та духи.

А коли рахунок надійде, його вже буде вказано у формі замовлення на замовлення. Вгадай що? Записавши всі товари на замовлення, вам не потрібно заповнювати вкладку Предмети на чеку, коли ви оплачуєте рахунок. Або, якщо ви оплачуєте рахунки методом рахунків до сплати, вам не потрібно заповнювати вкладку «Позиції» у вікні «Ввести рахунки». Коли предмети прибудуть, все, що вам потрібно зробити, це повідомити про це QuickBooks; предмети негайно додаються до вашого списку інвентарю.

Використовуйте замовлення на замовлення для товарів, які ви замовляєте, тобто для предметів, які ви отримаєте та оплатите в майбутньому. Якщо ви купуєте товари в прилавку або отримуєте товари, які ви не замовляли, вам, очевидно, не потрібен замовлення на замовлення. Те, що вам потрібно зробити, це оплатити рахунок та інвентаризувати речі, які ви щойно придбали.

Як налаштувати форму замовлення на покупку в QuickBooks 2019

QuickBooks дозволяє налаштувати форму замовлення на замовлення, працюючи з нуля, щоб створити нову форму замовлення або працювати з існуючим шаблоном замовлення.

Щоб створити форму замовлення «з нуля», виберіть «Постачальники» → «Створити замовлення на покупку» та натисніть кнопку «Налаштувати дизайн» на вкладці «Форматування» діалогового вікна, що з’явиться. QuickBooks відображає веб-сторінку Intuit, яка проведе вас через кроки для створення власної спеціально налаштованої форми.

Щоб налаштувати існуючу форму замовлення на замовлення, виберіть Постачальники → Створити замовлення на закупівлю, а потім натисніть кнопку Налаштувати макет даних на вкладці Форматування діалогового вікна, що відобразиться. У цьому випадку QuickBooks пропонує вам зробити копію форми замовлення на покупку, а потім відображає діалогове вікно Додаткова настройка (не показано), яке містить кнопки та поля, які можна використовувати для зміни стандартної форми замовлення QuickBooks, щоб дані з’являється та позначається так, як ви хочете.

Діалогове вікно Додаткове налаштування містить область попереднього перегляду, яку можна використовувати, щоб побачити, як виглядають ваші зміни, а також кнопку «Скасувати», яку можна натиснути, якщо щось виходить з-під контролю. Крім того, діалогове вікно Додаткове налаштування містить кнопку «Конструктор макета», яку можна натиснути, щоб відкрити вікно «Конструктор макета». Вікно конструктора макетів дозволяє вам стати справжнім дизайнером макетів і вносити всілякі зміни в замовлення, просто переміщуючи поля по сторінці за допомогою миші.

Кнопка «Керувати шаблонами», яка також доступна на вкладці «Форматування», дає змогу вибрати форму замовлення на замовлення, яку ви хочете налаштувати, якщо раніше ви створили більше однієї форми.

Як заповнити замовлення на покупку в QuickBooks 2019

Можливо, у вас не вистачає штучок, духок чи інших предметів у вашому списку предметів, і ви готові змінити порядок цих речей — якими б вони не були. Щоб заповнити заявку на замовлення, виконайте такі дії:

1. Виберіть Постачальники → Створити замовлення на покупку.

Ви також можете натиснути значок «Замовлення на покупку» на головному екрані або клацнути область «Нові транзакції» в центрі постачальників, а потім вибрати «Замовлення на покупку». Ви побачите вікно Створення замовлень на покупку, подібне до показаного малюнка. Зауважте, що точні деталі цього вікна залежать від того, як ви налаштуєте форму замовлення.

Вікно Створення замовлень на покупку.

2. Виберіть постачальника зі спадного меню Постачальник.

Натисніть стрілку вниз, щоб переглянути список ваших постачальників. Клацніть на постачальника, щоб побачити його назву та адресу в полі Постачальник. Якщо ви не можете знайти ім’я постачальника у своєму меню, виберіть у меню «Додати новий», а потім введіть інформацію про постачальника в діалоговому вікні «Новий постачальник». Натисніть OK, коли ви закінчите з діалоговим вікном.

3. Якщо ви відстежуєте свій інвентар за класами, виберіть клас зі спадного меню «Клас».

У вікні Створення замовлень на покупку може не бути спадного меню Клас. Якщо це не так, і ви хочете, щоб він був, вам потрібно налаштувати QuickBooks для відстеження витрат за класами. Для цього відкрийте файл QuickBooks в однокористувацькому режимі як адміністратор. Потім виберіть «Редагувати»→ «Параметри» та клацніть піктограму «Облік» у списку ліворуч. (Вам також може знадобитися перейти на вкладку «Налаштування компанії».) Нарешті, встановіть прапорець «Використовувати відстеження класів», а потім натисніть «ОК».

4. (Необов’язково) Виберіть представника, очікувану дату та FOB, якщо ви використовуєте їх у своєму замовленні.

Можливо, вам доведеться заповнити інші поля, перш ніж ви потрапите до опису елемента за елементом внизу. Знову ж таки, ці поля можуть не відображатися, якщо ви не вказали, що хочете їх у формі.

5. Перейдіть до стовпця Товар і почніть вводити елементи, які ви замовляєте.

Введення елементів є найважливішою частиною створення замовлення на замовлення. Коли ви переміщаєтеся в стовпець Елемент, він перетворюється на спадне меню. Натисніть його стрілку вниз, щоб переглянути список елементів. Можливо, вам знадобиться перейти до елемента, який потрібно ввести. Швидкий спосіб прокрутити до елемента – ввести кілька перших літер назви елемента. Якщо ви введете назву елемента, якого немає у списку Item, QuickBooks запитає, чи хочете ви налаштувати цей елемент. Якщо так, натисніть «Налаштувати», а потім заповніть діалогове вікно «Новий елемент».

Введіть необхідну кількість елементів у стовпці Елемент. QuickBooks заповнює опис елемента для вас, але ви можете редагувати те, що він поміщає в стовпці Опис, якщо потрібно. У стовпці «Кількість» вкажіть, скільки кожного елемента вам потрібно.

6. Якщо хочете, заповніть поле Повідомлення постачальника, але обов'язково заповніть поле Нагадування.

Поле Повідомлення постачальника — це місце, де ви надсилаєте повідомлення стороні, яка отримує ваше замовлення. Ви могли б написати Отримайте мені цей матеріал негайно!

Незалежно від того, що ви робите, обов’язково заповніть поле Нагадування. Те, що ви вводите в цьому полі, з’являється в діалоговому вікні «Відкрити замовлення на закупівлю», і ця інформація є найнадійнішим способом визначити, для чого призначено це замовлення. Введіть щось значуще, що ви зрозумієте через два тижні, три тижні чи місяць, коли ви оплачуєте товари, які замовляєте.

У верхній частині вікна Створити замовлення на закупівлю є прапорець «Друкувати пізніше», який повідомляє, чи бажаєте ви роздрукувати це замовлення. Якщо ви хочете роздрукувати замовлення на замовлення, переконайтеся, що цей прапорець встановлено. Після того, як ви надрукуєте замовлення на замовлення, прапорець зникне з поля.

7. Натисніть «Друк», щоб роздрукувати замовлення.

Якщо це замовлення є одним із багатьох, які ви заповнювали, і ви хочете надрукувати кілька одночасно, клацніть стрілку під кнопкою Друк і виберіть Пакет зі спадного меню. Однак перед тим, як роздрукувати замовлення на замовлення, ви можете натиснути стрілку вниз під кнопкою «Друк» і вибрати «Попередній перегляд», щоб побачити, як буде виглядати замовлення на замовлення, коли ви його надрукуєте. QuickBooks показує екранну копію замовлення на замовлення. Сподіваюся, це виглядає добре.

Ви використовуєте кнопку «Історія» після того, як отримаєте предмети, які ви так ретельно перерахували в замовлення на замовлення. Після того, як ви отримаєте товари та зафіксуєте їх отримання, натискання цієї кнопки повідомляє QuickBooks надати вам всю історію товару — коли ви його замовили та коли отримали.

Що стосується інших кнопок у верхній частині, я думаю, що ви знаєте, що це таке.

8. Натисніть Зберегти та створити або Зберегти та закрити, щоб записати замовлення.

QuickBooks зберігає замовлення та відображає нове, порожнє вікно замовлення, в якому ви можете ввести інше замовлення.

Як перевірити замовлення на покупку в QuickBooks

Ви записуєте замовлення на замовлення. Минає кілька тижнів, і ви запитуєте себе: «Чи я замовив ці дохіккі в Acme?» Виберіть Звіти → Покупки → Відкрити замовлення на закупівлю, щоб переглянути звіт із переліком невиконаних замовлень. Або клацніть «Центр звітів», виберіть «Покупки» в лівій колонці, натисніть кнопку «Перегляд списку» у верхньому правому куті, щоб отримати фактичний список звітів про закупівлі, а потім натисніть «Відкрити звіт про закупівлі». Крім того, ви можете використовувати карусель Центру звітів для перегляду звітів у категорії. Щоб використовувати карусель, виберіть «Покупки» в лівій колонці, натисніть кнопку «Перегляд каруселі» (поруч із кнопкою «Перегляд списку»), а потім клацніть зображення стосу звітів, яке з’являється ліворуч або праворуч від зображення вибраного звіт.

Як отримати елементи замовлення на покупку в QuickBooks

Після того, як ваші гілки та штучки прибудуть верблюжим потягом, вам потрібно записати отримання предметів і додати їх до списку предметів.

Перші дві речі, які потрібно зробити, — це відзначити, чи надійшов товар разом із рахунком, а потім вирішити, як ви хочете за нього заплатити. Це ті самі рішення, які ви повинні прийняти, якщо ви отримуєте товари без попереднього заповнення замовлення на замовлення.

Ви записуєте предмети замовлення на замовлення, які отримуєте, так само, як записуєте інші отримані предмети:

• Якщо ви оплачуєте товари на замовлення чеком, скористайтеся вікном Написати чеки.
• Якщо ви отримуєте товари на замовлення без рахунку, скористайтеся вікном «Створити квитанції товару».
• Якщо ви отримуєте товари на замовлення разом із рахунком, скористайтеся вікном «Ввести рахунки».

Незалежно від того, яке вікно ви використовуєте, коли ви вибираєте постачальника, який продав вам товари на замовлення, QuickBooks попереджає вас про наявність відкритих замовлень на замовлення для постачальника та запитує, чи хочете ви отримувати замовлення на замовлення. Звісно, ​​що так. ( Отримати проти означає просто порівняти те, що ви замовили з тим, що ви отримали.) Коли ви натискаєте Так, QuickBooks відображає діалогове вікно Відкрити замовлення на покупку, як показано тут. Виберіть замовлення на замовлення, які ви отримуєте, а потім натисніть OK. QuickBooks заповнює вкладку Items, щоб показати всі речі, які ви замовили. Якщо те, що показує QuickBooks, не є тим, що ви отримали, можливо, вам доведеться внести зміни.

Діалогове вікно Відкрити замовлення на покупку.