Як працювати з транзакціями в онлайн-реєстрі QuickBooks

Ви відкриваєте реєстр на сторінці Плану рахунків у QuickBooks Online (QBO). Щоб відкрити сторінку План рахунків, клацніть значок шестірні біля назви вашої компанії та у меню, що з’явиться, натисніть План рахунків у стовпці Налаштування.

На сторінці План рахунків ви можете двічі клацнути будь-який рахунок, який показує суму в доларах (включаючи 0) у стовпці QuickBooks Balance; всі ці рахунки є рахунками балансу і мають регістри.

Ви можете натиснути обліковий запис, щоб вибрати його. Якщо кнопка Реєстрація над списком рахунків стає доступною, ви знаєте, що вибрали рахунок балансу. Ви можете натиснути кнопку Реєстрація, щоб відкрити реєстр облікового запису.

Введення транзакції

Після натискання кнопки Реєстрація або подвійного клацання балансового рахунку можна ввести операцію до реєстру; виконайте такі дії:

Клацніть будь-де на порожньому рядку.

QBO заповнює сьогоднішню дату та відображає невелике поле зі списком над датою.

Клацніть поле зі списком і зі списку, що з’явиться, виберіть тип транзакції, який потрібно ввести.

Перш ніж відкрити вікно зі списком, з’являється назва типу транзакції. Після того, як ви відкриєте вікно зі списком, QBO відображає список доступних типів трансакцій і, в процесі, прикриває дату транзакції; тому ви не можете побачити дату транзакції тут.

Коли ви відкриваєте список типів транзакцій, QBO відображає лише ті типи трансакцій, які доступні у відкритому вами реєстрі рахунків. Наприклад, ви можете записати платіж клієнта в реєстрі банківських рахунків, але не можете ввести рахунок-фактуру клієнта. Так само ви можете записати чек або оплату рахунку в реєстрі банківських рахунків, але ви не можете ввести рахунок постачальника.

Натисніть Tab і, якщо потрібно, змініть дату транзакції.

Натисніть Tab і, якщо потрібно, введіть контрольний номер для транзакції.

Наприклад, якщо ви реєструєте чек, укажіть номер чека.

Натисніть Tab і введіть назву.

Наприклад, якщо ви реєструєте платіж, який ви отримали від клієнта, виберіть ім’я клієнта. Якщо ви виписуєте чек, вкажіть ім’я одержувача платежу.

У відповідній графі вкажіть суму операції.

У реєстрі банківських рахунків запишіть платіж, який ви робите, у першому стовпці суми в доларах, а суму, яку ви вкладаєте, у другому стовпці суми в доларах.

Натисніть Tab.

Розміщення точки вставки в QBO залежить від типу транзакції, яку ви вводите. Наприклад, якщо ви вводите одержаний платіж, платіж за рахунком або транзакцію відшкодування, QBO розміщує точку вставки в стовпець Memo, де ви можете ввести нагадування для транзакції.

Однак якщо ви вводите чек, депозит, квитанцію про продаж, купівлю готівкою, витрати, переказ або транзакцію журналу, QBO розміщує точку вставки в стовпець Рахунок. Виберіть інший рахунок (окрім облікового запису, реєстр якого ви відкрили), на який впливає операція. Наприклад, якщо ви вводите чек, виберіть рахунок витрат. Якщо ввести обліковий запис і натиснути Tab, можна ввести нагадування для транзакції.

Натисніть Tab, а потім натисніть кнопку Зберегти, яка з’явиться під трансакцією.

Редагування транзакції

Ви можете редагувати транзакцію з реєстру, клацнувши трансакцію, а потім натиснувши кнопку «Редагувати», яка з’явиться під трансакцією. Однак ви не редагуєте транзакцію в реєстрі. Натомість QBO автоматично відкриває вікно транзакції для вибраного типу транзакції. Наприклад, якщо ви вирішите редагувати транзакцію витрат у реєстрі рахунків, QBO відображає транзакцію на сторінці «Видаткові транзакції».

Пошук транзакцій

Через деякий час кількість транзакцій у реєстрі може стати дуже великою, особливо в реєстрі банківських рахунків. Отже, пошук трансакції шляхом перегляду реєстру — або огляду — може стати непродуктивним способом пошуку транзакції. Замість цього ви можете скористатися кількома ярликами, щоб допомогти вам знайти конкретну транзакцію.

По-перше, ви можете налаштувати зовнішній вигляд операцій в реєстрі; натисніть кнопку Налаштувати, яка з’явиться під назвою реєстру. QBO відображає вікно, яке дозволяє вам це зробити

• Сортуйте трансакції за датою, контрольним номером, сумою (зростаючим чи спаданням), статусом звірки або датою створення.

• Відфільтруйте відображені трансакції за статусом звірки.

• Показуйте кожну транзакцію лише в одному рядку реєстру, а не в двох рядках.

Цей малюнок зосереджено на правій частині сторінки реєстру. Зверніть увагу на поле Перейти до дати; ви можете ввести дату транзакції та натиснути кнопку «Перейти» праворуч від поля «Перейти до дати», щоб швидко переглянути транзакції, які починаються з цієї дати.

Крім того, ви можете натиснути кнопку «Знайти в реєстрі», яка з’явиться у верхньому правому куті сторінки реєстру. Коли ви натискаєте «Знайти в реєстрі», QBO відображає діалогове вікно «Знайти реєстр».

У цьому діалоговому вікні можна здійснювати пошук за одержувачем платежу, рахунком, сумою, контрольним номером, датою, запискою або типом транзакції. Після того, як ви виберете один із цих варіантів у списку пошуку, зробіть вибір або введіть те, що потрібно знайти, у полі Знайти.

Потім скористайтеся списком «Збігати якщо», щоб указати, чи повинні транзакції, знайдені QBO, точно збігатися, містити, бути більшими чи меншими за інформацію, яку ви надали у полі «Знайти». Нарешті, натисніть кнопку Знайти, і QBO відобразить список трансакцій, які відповідають вашим критеріям пошуку.

У фоновому режимі, за вікном Find Register, QBO відкриває першу транзакцію у списку у вікні транзакції, в якому вона була створена. Наприклад, якщо перша трансакція у списку є оплатою рахунків, то QBO відкриває вікно транзакції оплати рахунків і відображає деталі цієї першої трансакції, знайденої в результаті пошуку.