Як працювати з кнопками вікна звіту QuickBooks

Вікно звіту в QuickBooks зазвичай містить десять кнопок: Налаштувати звіт, Коментувати звіт, Поділитися шаблоном, Запам’ятати, Друк, Електронна пошта, Excel, Приховати заголовок, Згорнути та Оновити.

• Кнопка «Налаштувати звіт».

  Кнопка «Налаштувати звіт» відображає діалогове вікно «Змінити звіт».

• Прокоментуйте кнопку Повідомити

  

  При натисканні кнопки «Коментар до звіту» відкриється вікно «Коментар до звіту». Щоб скористатися діалоговим вікном «Коментар до звіту», клацніть значення звіту, яке потрібно додати коментарем. Потім QuickBooks відкриває поле для коментарів у нижній частині вікна, ви вводите свій коментар, а потім натискаєте кнопку Зберегти.

  Коли ви закінчите коментувати звіт, вам потрібно зберегти анотований звіт. Зробіть це, натиснувши кнопку OK, коли QuickBooks запитає, чи бажаєте ви зберегти прокоментований звіт. Пізніше, коли ви надрукуєте звіт, ви зможете додати свої коментарі. Ви друкуєте збережений коментований звіт, вибираючи звіт у меню Звіти→ Звіти з коментарями.

• Кнопка "Поділитися шаблоном".

  Кнопка «Поділитися шаблоном», яку QuickBooks активує після того, як ви певним чином налаштували звіт, дає змогу поділитися своїми налаштуваннями звіту (а не даними) з іншими користувачами QuickBooks. Коли ви натискаєте цю кнопку, QuickBooks відображає діалогове вікно «Поділитися шаблоном».

  Використовуйте діалогове вікно, щоб дати шаблону звіту назву (в ідеалі , будь ласка, розумну назву ), опишіть свій налаштований звіт кількома словами на вибір, вкажіть своє ім’я та адресу електронної пошти та скористайтеся кнопками опцій, щоб указати, чи хочете ви залишитися. анонімний. Коли ви натискаєте «Поділитися», QuickBooks завантажує ваш шаблон звіту на веб-сайт Intuit, де інші люди можуть отримати шаблон і повторно використовувати його.

• Кнопка запам'ятати

  Кнопка «Запам’ятати» відображає діалогове вікно «Запам’ятати звіт». Діалогове вікно «Запам’ятати звіт» дозволяє запам’ятати або назавжди зберегти певний набір параметрів створення звіту. Після того, як ви запам’ятали ці налаштування, ви можете створити такий самий звіт, вибравши збережений звіт у підменю Звіти→Збережені звіти.

  

  Запам’ятований звіт можна зберегти в групі звітів із запам’ятовування. Для цього встановіть прапорець Зберегти в групі записаних звітів. Потім скористайтеся спадним списком Зберегти в групі записаних звітів, щоб вибрати групу звітів, у якій потрібно зберегти збережений звіт.

• Кнопка друку

  Командна кнопка «Друк» відображає розкривний список із двома параметрами: Повідомити та Зберегти як PDF. Якщо натиснути кнопку «Друк», QuickBooks (іноді після невеликого роздратування) відобразить діалогове вікно «Друк звітів», у якому можна вибрати, як і де друкувати звіт.

  Наприклад, вкладка Параметри дозволяє вибрати принтер, вибрати орієнтацію сторінки (книжкова або альбомна), вказати, чи потрібно друкувати лише діапазон сторінок звіту, керувати розривом сторінки та розміри (ширина та висота) звіт. Якщо натиснути кнопку «Зберегти як PDF», QuickBooks відобразить діалогове вікно «Зберегти документ як PDF», яке дає змогу створити PDF-документ звіту.

  

  На вкладці «Поля» діалогового вікна «Друк звітів» можна вказати поля, які QuickBooks має використовувати на друкованих сторінках звітів. Ви вказуєте верхнє, праве, нижнє та ліве поля в дюймах.

  

  Натисніть кнопку «Попередній перегляд» у діалоговому вікні «Друк звітів», щоб відкрити вікно попереднього перегляду. У вікні попереднього перегляду показано, як виглядають надруковані сторінки звіту. У вікні також є кнопки, за допомогою яких можна перейти до попередньої та наступної сторінок звіту, збільшити та зменшити масштаб звіту та роздрукувати звіт.

  Після того, як ви використали вкладки «Налаштування» та «Поля», щоб указати, як QuickBooks має друкувати звіт, натисніть «Друк». QuickBooks надсилає звіт на ваш принтер.

• Кнопка електронної пошти

  Командна кнопка Надіслати електронною поштою дозволяє надіслати електронною поштою версію звіту Excel або PDF-версію звіту комусь іншому у вигляді вкладення електронної пошти.

• Кнопка Excel

  Якщо натиснути кнопку Excel, QuickBooks відобразить підменю, у якому можна вибрати «Створити новий аркуш» або «Оновити існуючий аркуш». Виберіть Створити новий аркуш, щоб відобразити діалогове вікно Надіслати звіт до Excel.

  Діалогове вікно Надіслати звіт до Excel дає змогу взяти інформацію зі звіту та скопіювати її у файл, який може легко відкрити програма електронних таблиць, наприклад Microsoft Excel. Ви можете надіслати копію до нової електронної таблиці Excel, до наявної електронної таблиці Excel або до файлу .csv (значення, розділені комами), який можна відкрити практично будь-якою електронною таблицею чи програмою баз даних.

  Щоб скопіювати звіт до нової книги, виберіть пункт розкривного списку Створити новий аркуш, а потім перемикач У новій книзі.

  Щоб скопіювати звіт на новий аркуш у наявній книзі, виберіть пункт розкривного списку Створити новий аркуш, а потім перемикач В існуючій книзі, а потім введіть шлях та ім’я книги у текстове поле, яке відкривається QuickBooks. ви натискаєте перемикач. (Якщо ви не знаєте шлях і назву книги, натисніть кнопку «Огляд», а потім скористайтеся діалоговим вікном, яке відображається в QuickBooks, щоб знайти файл книги.)

  Якщо ви хочете скопіювати звіт до наявної електронної таблиці Excel, виберіть перемикач Оновити наявний аркуш. QuickBooks змушує Excel оновити раніше експортовану книгу.

  

  Якщо ви хочете замінити наявну електронну таблицю Excel на новий звіт, який ви надсилаєте в Excel, натисніть перемикач «Замінити існуючий аркуш». Потім, коли QuickBooks відкриє текстове поле та додасть кнопку «Огляд», введіть шлях та назву книги в текстове поле або натисніть кнопку «Огляд», перейдіть до книги та виберіть її.

• Приховати кнопку заголовка

  Кнопка «Приховати заголовок» і кнопка «Згорнути» змінюють спосіб відображення звіту у вікні «Звіт» і, якщо він надрукований, на сторінці.

  Щоб видалити інформацію заголовка, наприклад назву компанії, натисніть кнопку Сховати заголовок. Якщо ви приховаєте заголовок, ви можете знову натиснути кнопку Приховати заголовок, щоб замінити заголовок.

• Кнопка згорнути

  Кнопка Згорнути згортає деталі звіту. QuickBooks не показує підрахунки у згорнутому звіті — лише облікові записи.

  Щоб розгорнути звіт, який ви раніше згорнули, натисніть кнопку Розгорнути. QuickBooks замінює кнопку «Згорнути» на кнопку «Розгорнути», коли у вікні «Звіт» відображається згорнутий звіт.

  Не витрачайте час на те, щоб зрозуміти, що роблять кнопки Приховати заголовок і Згорнути/Розгорнути. Якщо у вас є запитання, просто відкрийте звіт у вікні звіту та натисніть кнопку команди, щодо якої у вас є запитання. Зміни у вікні звіту показують, що робить кнопка команди.

• Кнопка оновлення

  Кнопка «Оновити» повідомляє QuickBooks оновлювати інформацію звіту щодо змін у файлі даних QuickBooks. Спочатку це звучить божевільно, але насправді ви можете залишити вікна звітів відкритими. Це означає, що у вікні звіту може відображатися звіт про прибутки та збитки, наприклад, за тиждень тому. Якщо ви ввели кілька трансакцій за минулий тиждень, дані звіту можуть бути невірними.

  Коли ви натискаєте кнопку Оновити, QuickBooks знає, що він повинен оновити звіт з останніми змінами.

  QuickBooks зазвичай пропонує вам оновити звіт щодо змін у файлі даних QuickBooks. Однак якщо ви не дотримуєтеся пропозиції QuickBooks щодо оновлення, ви можете пізніше натиснути «Оновити», щоб оновити.