Як працювати з записами журналу в QuickBooks 2011

QuickBooks 2011 дозволяє легко записувати записи в журналі. Якщо ви працювали з QuickBooks, ви можете знати, що більшість записів у журналі, які записуються у файл даних QuickBooks, записуються автоматично. Якщо хтось виписує чек або рахунок-фактуру, наприклад, QuickBooks записує запис у журналі.

Однак у деяких випадках комусь — імовірно, вам — потрібно записати запис у журналі, щоб отримати якусь транзакцію у файл даних QuickBooks. Наприклад, ви використовуєте записи в журналі для обліку амортизації, нарахування зобов’язань і для запису вибуття активів.

Запис запису в журналі

Щоб записати запис у журналі, виберіть Компанія→ Зробити записи в журналі. QuickBooks відображає вікно Зробити загальні записи в журналі.

Ви, мабуть, самі можете зрозуміти, як використовувати вікно Зробити загальні записи в журналі. Після того, як ви надасте цю основну інформацію, ви використовуєте стовпці вікна Загальний запис журналу для запису запису в журналі.

Скасування запису в журналі

Щоб сторнувати запис у журналі, спершу відкрийте вікно Загальні записи в журналі, вибравши «Компанія→ Зробити журнальні записи». Використовуйте кнопки «Назад» і «Далі», щоб переглянути загальні записи журналу, які ви вже ввели. Знайшов його? добре. Спосіб зміни цього запису залежить від того, яку версію QuickBooks ви використовуєте.

• Якщо ви використовуєте QuickBooks Pro: роздрукуйте загальну запис у журналі, натиснувши кнопку «Друк». Потім, використовуючи друковану запис у журналі як довідкове джерело, введіть новий журнал, за винятком сторнування дебетів і кредитів.

• Якщо ви використовуєте QuickBooks Premier або QuickBooks Enterprise Solutions: коли ви знайдете запис у журналі, який потрібно сторнувати, натисніть кнопку «Реверс» у верхньому краю вікна «Загальний запис журналу». QuickBooks сторнує загальну запис у журналі, вводячи транзакцію в наступний місяць звітності з перевертанням дебетів і кредитів.

Прапорець «Коригування запису» вказує, що запис у журналі – це спеціальний запис, зроблений бухгалтером після факту. Ви можете роздрукувати звіт лише про ці спеціальні «коригувальні записи».

Редагування записів у журналі

Як правило, вам не захочеться морочитися і згодом змінити записи в журналі. Однак, якщо ви відчуваєте потребу внести зміни, QuickBooks надає меню «Редагувати» з командами, які можна використовувати саме для цієї мети. Наприклад, QuickBooks надає команду «Видалити загальний журнал», за допомогою якої можна видалити запис у журналі, показаний у вікні «Зробити загальні записи». QuickBooks також надає команду Void General Journal, яку можна використовувати, щоб анулювати загальний запис журналу, показаний у вікні. Як правило, ви не хочете видаляти загальні записи журналу. Натомість ви хочете їх анулювати .