Як працювати з записами в журналі QuickBooks 2018

QuickBooks полегшує вам — бухгалтеру — записувати записи в журналі. Якщо ви працювали з QuickBooks, можливо, знаєте, що більшість записів у журналі, які записуються у файл даних QuickBooks, записуються автоматично. Якщо хтось виписує чек, наприклад, QuickBooks записує для цього запис у журналі. Коли хтось створює рахунок-фактуру, знову ж таки, QuickBooks записує для цього запис у журналі.

Однак у деяких випадках комусь — імовірно, вам — потрібно записати запис у журналі, щоб отримати якусь транзакцію у файл даних QuickBooks. Використовуються записи в журналі, наприклад, для обліку амортизації, нарахування зобов’язань і для запису вибуття активів.

Запис запису в журналі

Щоб записати запис у журналі, виберіть Компанія → Зробити загальні записи в журналі. QuickBooks відображає вікно Зробити загальні записи в журналі, як показано.

Вікно Зробити загальні записи в журналі.

Можливо, ви самі зрозумієте, як використовувати вікно «Зробити загальні записи в журналі». Ви вводите загальну дату запису в журналі в полі «Дата». Ви використовуєте поле Номер запису, щоб пронумерувати записи в журналі або призначити їм якийсь значущий код. Після того, як ви надасте цю основну інформацію, ви використовуєте стовпці вікна «Зробити загальні записи в журналі», щоб записати запис у журналі. Вам не потрібно повідомляти вам, що номер або назва рахунку головної книги вказується в стовпці Рахунок, сума дебету — у стовпці Дебет, а сума кредиту — у стовпці Кредит. Однак вам може бути корисно нагадати, що ви можете використовувати стовпець Memo для введення опису дебету або кредиту; ви можете використовувати стовпець «Ім’я» для ідентифікації клієнта, постачальника, співробітника або іншого імені, пов’язаного з кредитом або дебетом; ви можете використовувати стовпець «Платежі», щоб вказати, що дебет або кредит слід вказати як суму, яку потрібно виставити зазначеному клієнту; і ви можете використовувати стовпець «Клас» (якщо ви ввімкнули відстеження класу), щоб класифікувати дебет або кредит.

Ніколи не вказуйте ім’я в першому рядку журналу. Якщо ви це зробите, це ім’я буде пов’язано з кожним рядком цієї записи в журналі під час перегляду звітів у QuickBooks, навіть якщо назва стосується лише першого рядка.

Якщо ви хочете пов’язати імена з рядками журналу, один із способів зробити це чітко – залишити перший рядок запису журналу порожнім, щоб випадкові записи не були пов’язані зі звітами.

Скасування запису в журналі

Щоб сторнувати запис у журналі, спершу відкрийте вікно Зробити загальні записи в журналі, вибравши команду Компанія → Зробити загальні записи в журналі. QuickBooks відображає вікно Зробити загальні записи в журналі. Використовуйте кнопки «Назад» і «Далі», щоб переглянути загальні записи журналу, які ви вже ввели. Знайшли запис? добре.

Оновлення до цьогорічної версії тепер означає, що всі загальні записи в журналі можна сторнувати таким же чином: коли ви знайдете запис у журналі, який потрібно сторнувати, натисніть кнопку «Свернути». (Кнопка «Реверс» з’являється вздовж верхнього краю вкладки «Головна» вікна «Зробити загальні записи в журналі».) QuickBooks сторнує загальний запис у журналі, вводячи трансакцію в наступному звітному місяці з перемиканням дебетів і кредитів.

Прапорець «Коригування запису», доступний у вікні «Зробити загальні записи в журналі» в деяких версіях QuickBooks, вказує на те, що запис у журналі – це спеціальний запис, зроблений бухгалтером після факту. Ви можете роздрукувати звіт лише про ці спеціальні «коригувальні записи».

Редагування записів у журналі

Як правило, вам не захочеться морочитися і згодом змінити записи в журналі. Однак якщо ви відчуваєте потребу внести зміни, QuickBooks надає меню «Редагувати» з командами, які можна використовувати саме для цієї мети. По-перше, QuickBooks надає команду «Видалити загальний журнал», за допомогою якої можна видалити запис у журналі, показаний у вікні «Зробити загальні записи». QuickBooks також надає команду Void General Journal, яку можна використовувати, щоб анулювати загальний запис журналу, показаний у вікні. Зазвичай — і знову ж таки, ви це вже знаєте — ви не хочете видаляти загальні записи в журналі. Натомість ви хочете їх анулювати . Достатньо сказав.