Як працювати в компанії QuickBooks Online Client

Ви працюєте в клієнтській компанії QuickBooks Online (QBO) приблизно так само, як і ваш клієнт. У цій статті ми зосередимося на тому, як ви можете легко орієнтуватися в компанії клієнта, шукати й переглядати транзакції, а також спілкуватися з клієнтами.

Зручна навігація в компанії клієнта

Здебільшого навігація за допомогою миші очевидна, якщо клацнути тут і клацнути там. Але ви можете скористатися кількома не дуже очевидними прийомами для легкої навігації, включаючи деякі комбінації клавіш. Деякі поширені методи навігації характерні для Chrome.

Використання комбінацій клавіш

У компаніях QBO приховані комбінації клавіш, які ви можете використовувати. Ми показуємо їх тут, на малюнку, і ви також можете знайти їх на цій шпаргалці .

Щоб переглянути ці ярлики в QBO разом із поточним ідентифікатором компанії QBO, натисніть і утримуйте Ctrl+Alt, а потім натисніть клавішу прямої косої риски (/). Для користувачів Mac використовуйте Ctrl+Option тут і в наступному абзаці. Якщо натиснути Ctrl+Alt+/, не відкриваючи клієнтську компанію QBO, ідентифікатор компанії, який ви бачите, є вашим власним.

Комбінації клавіш, які можна використовувати під час роботи в клієнтській компанії QBO

Щоб скористатися будь-яким із цих ярликів, натисніть і утримуйте Ctrl+Alt, а потім натисніть відповідну клавішу, щоб виконати пов’язану дію. Наприклад, щоб відкрити вікно Рахунок-фактура, натисніть Ctrl+Alt+I.

Відкриття кількох вікон

Багато разів бухгалтери хочуть працювати з кількома вікнами, і ви можете зробити це в QBO. У тій же компанії QBO ви можете скопіювати вкладку браузера за допомогою команди «Нове вікно» в меню «Інструменти бухгалтера» на панелі інструментів QuickBooks Online Accountant (QBOA) (див. наступний малюнок).

Використовуйте команду «Нове вікно» під час роботи в компанії QBO, щоб скопіювати вікно, яке ви переглядаєте.

Якщо ви користуєтеся Chrome, ви також можете скопіювати вкладку веб-переглядача, клацнувши вкладку правою кнопкою миші та вибравши "Копувати" або, якщо ви клавіатурі, натисніть Alt+D, а потім Alt+Enter (це було б те саме, що й утримуючи натиснути клавішу Alt і натиснути D, а потім натиснути Enter). У Firefox ви можете скопіювати вкладку браузера, клацнувши в адресному рядку та натиснувши Alt+Enter.

Коли ви натискаєте команду «Нове вікно», QBO відкриває нову вкладку браузера та відображає ту саму інформацію, що з’являється на початковій вкладці браузера. Але з цього моменту ви можете відображати різну інформацію для однієї і тієї ж компанії на кожній вкладці браузера. І якщо ви працюєте в Chrome на кількох моніторах, ви можете розділити вкладки на різні монітори. Перетягніть вкладку, яку потрібно розмістити на іншому моніторі, у напрямку вниз, і вона відокремиться від браузера. Ви можете негайно перетягнути його на інший монітор або відпустити кнопку миші, і в такому випадку з’явиться другий екземпляр Chrome. Потім ви можете перетягнути будь-який екземпляр на інший монітор.

Така ж техніка працює у Firefox; перетягніть вкладку Firefox вниз і відпустіть кнопку миші. Вкладка відокремлюється і з’являється у другому екземплярі Firefox. Потім ви можете перетягнути будь-який екземпляр на інший монітор.

Якщо ви прихильник «розбитого екрана», ви можете використовувати ярлик Windows, щоб відобразити дві вкладки поруч. Виконайте ці дії в Chrome або Firefox:

Немає короткого та простого способу відобразити два вікна вертикально одне над одним. Вам доведеться вручну змінити розмір вікон і розмістити їх там, де ви хочете.

Продублюйте вкладку браузера за допомогою будь-якої вже описаної методики.

Перетягніть поточну вкладку вниз. Браузер відображає вкладку, яку ви перетягнули, у власному вікні браузера.

Натисніть і утримуйте клавішу Windows (туй, що з'являється між лівою клавішею Ctrl і лівою Alt на клавіатурі) і натисніть клавішу зі стрілкою:

• Натисніть клавішу зі стрілкою ліворуч, щоб закріпити активне вікно на лівій стороні монітора.
• Натисніть клавішу зі стрілкою вправо, щоб закріпити активне вікно на правій стороні монітора.

Натисніть інше доступне вікно, щоб зробити його активним, і повторіть крок 3.

На наступному малюнку ми відобразили балансовий звіт (ліворуч), а потім створили друге вікно браузера, де ми розгорнули, щоб відобразити трансакції на поточному рахунку. Потім ми закріпили два вікна поруч на екрані.

Два вікна закріплені поруч

Ви можете натиснути кнопку меню в одному або в обох вікнах, щоб приховати панель навігації (надавши більше простору екрану даним, як ми зробили на малюнку).

Коли ви закінчите працювати в двох вікнах, просто закрийте одне і розгорніть інше.

Робота в двох компаніях одночасно

Припустимо, ви закінчили працювати з одним клієнтом і хочете відкрити іншого клієнта. Ви можете натиснути кнопку «Перейти до QuickBooks» на панелі інструментів QBOA та вибрати нового клієнта. Або ви можете натиснути кнопку «Бухгалтер» у верхньому лівому куті інтерфейсу QBOA, щоб повторно відобразити сторінку «Клієнти», а потім клацнути піктограму QuickBooks ліворуч від назви компанії, яку тепер потрібно відкрити. У будь-якому випадку QBOA відображає інформацію для щойно вибраного клієнта.

У зв’язку з цим виникає запитання: «Як мені працювати в двох різних компаніях одночасно?» Ну, ви можете відкрити інший браузер, увійти в QBOA і відкрити другу клієнтську компанію QBO. Наприклад, якщо ви працюєте в Chrome, ви можете відкрити Windows Edge, Firefox, Safari або інший браузер, використовуючи ту саму інформацію для входу в QBOA. Потім ви можете відкрити дві різні компанії, як ми зробили з Chrome і Microsoft Edge на цьому малюнку.

Щоб працювати в двох компаніях одночасно, можна використовувати два браузери.

Якщо ви працюєте в Chrome, ви також можете скористатися перевагами користувачів Chrome і відкрити Chrome іншим користувачем. Фактично, у вас буде одночасно запущено два екземпляри Chrome.

Доступні типи транзакцій

Ви можете переглянути доступні транзакції, відкривши клієнтську компанію QBO, а потім натиснувши меню «Новий». На цьому малюнку показано відкрите меню «Нове».

Транзакції, які ви можете створити, працюючи в компанії QBO

Доступні транзакції впорядковані в меню за типом людей, до яких вони належать. А меню «Створити» містить категорію «Інше» для трансакцій, які не стосуються певного типу людей, наприклад банківських депозитів.

Якщо ви хочете переглянути лише кілька часто використовуваних трансакцій, натисніть посилання «Показати менше» внизу меню «Новий». Посилання змінюється на посилання Показати більше, щоб ви могли повторно відображати всі типи трансакцій.

Як шукати транзакції

Найчастіше ви будете шукати транзакції в клієнтській компанії QBO, а не створювати їх. Ви можете шукати транзакції за допомогою поля пошуку на панелі інструментів QBOA у верхній частині вікна компанії клієнта QBO (див. наступний малюнок). Коли ви клацнете у полі пошуку, QBO відображає список останніх трансакцій і, можливо, список завдань, контактів, звітів та облікових записів.

Вікно пошуку дозволяє шукати QBO зверху вниз, тобто пошуковий термін дозволяє створювати транзакції, отримувати доступ до записів контактів, переглядати звіти та отримувати доступ до облікових записів.

Введіть будь-яку фразу, яку хочете використовувати як фільтр пошуку, або натисніть Розширений пошук унизу списку пошуку.

Якщо ви бачите те, що хочете, натисніть, щоб відкрити відповідне вікно. Якщо ви не бачите те, що вам потрібно, натисніть Розширений пошук у нижньому правому куті меню, і QBO відобразить сторінку пошуку.

Встановіть критерії для більш конкретно визначеного пошуку.

Ви можете обмежити пошук певним типом транзакції, вибрати пошук будь-якого з кількох типів даних і вказати, чи має пошук містити, не містити, дорівнювати чи не дорівнювати критеріям пошуку.

У будь-якому вікні транзакції ви можете переглянути останні трансакції цього типу, натиснувши кнопку, яка з’явиться в рядку заголовка трансакції, безпосередньо ліворуч від назви типу транзакції. Зображення кнопки трохи схоже на годинник.

Робіть нотатки клієнта

Ви та члени вашої команди можете використовувати функцію Notes у QBOA, щоб задокументувати будь-яку інформацію про будь-якого з ваших клієнтів. Для кожної нотатки QBOA автоматично призначає час створення нотатки та члена команди, який створив нотатку. Члени команди, які мають доступ до клієнта, можуть переглядати та редагувати нотатки цього клієнта. Крім того, ви можете «закріпити» нотатки, щоб їх було легко знайти. Ви можете думати про функцію Notes від QBOA як про спосіб створення електронних нотаток.

Щоб створити нотатку, відкрийте домашню сторінку QBOA (ви можете натиснути символ QB Accountant у верхньому лівому куті інтерфейсу QBOA), а потім натисніть кнопку Клієнти на панелі навігації. У списку клієнтів клацніть ім’я клієнта, для якого ви хочете створити примітку (не символ QB, а ім’я клієнта). QBOA відображає сторінку, показану тут.

Сторінка, на якій ви створюєте примітку клієнта.

Введіть свою нотатку та натисніть Зберегти. Після збереження нотатки ви можете закріпити її; наведіть вказівник миші на нотатку (вказівник буде виглядати як рука), і параметри для нотатки з’являться в нижньому правому куті:

• Натисніть кнопку, щоб закріпити нотатку.
• Натисніть кнопку олівця, щоб відредагувати нотатку.
• Натисніть кнопку кошика, щоб видалити нотатку.

Спілкуйтеся з клієнтом

Спілкування необхідне в усіх сферах життя, в тому числі між клієнтом і бухгалтером. Ви можете використовувати інструменти в QBO і QBOA для спілкування зі своїми клієнтами, які мають підписку на QBO.

Якщо ви віддаєте перевагу, ви можете пропустити використання QBO та QBOA для спілкування та просто використовувати електронну пошту.

Наприклад, ви можете використовувати клієнтські запити, щоб, наприклад, попросити вашого клієнта надіслати вам виписку з банку. Такі повідомлення, які ви надсилаєте з QBOA, відображаються на сторінці «Мій бухгалтер» компанії QBO клієнта. Виконайте такі дії:

У QBOA натисніть Робота на панелі навігації.

Натисніть Створити запит клієнта. QBOA відображає панель запитів клієнта в правій частині екрана.

Введіть назву запиту. Подумайте про це як тему повідомлення електронної пошти.

Виберіть клієнта. У списку відображаються лише клієнти з підпискою QBO.

Укажіть дату виконання запиту.

За бажанням, заповніть решту полів у формі запиту, включаючи додавання будь-яких документів, які ви хочете надіслати своєму клієнту.

За бажанням можна встановити прапорець «Повідомити клієнта», щоб надіслати клієнту електронний лист, згенерований QBOA, сповістивши його про запит.

Натисніть Опублікувати в QuickBooks клієнта.

Використовуйте цю панель для загального спілкування з клієнтом QBO.

Якщо на кроці 7 ви вибрали оповіщення клієнта, QBOA відобразить попередній перегляд повідомлення, яке ви надсилатимете своєму клієнту. Переглянувши його, натисніть Опублікувати та надіслати електронний лист.

Попередній перегляд повідомлення клієнтського запиту

Коли ваш клієнт відкриває свою компанію QBO, він може натиснути «Мій бухгалтер» на панелі навігації, щоб побачити повідомлення та відповісти на нього.

Запит клієнта в компанії QBO клієнта

Щоб відповісти на повідомлення за допомогою QBO, клієнт натискає повідомлення на сторінці «Мій бухгалтер», щоб відобразити панель, подібну до показаної, де клієнт може написати повідомлення та прикріпити будь-які необхідні документи.

Панель, яку ваш клієнт використовує, щоб відповісти на створений вами запит клієнта

Розмір документів не може перевищувати 30 МБ.

Отримавши документ від клієнта, ви можете отримати його в QBOA. Клацніть «Клієнти» на панелі навігації та у списку «Клієнт» клацніть ім’я клієнта. QBOA відкриває сторінку з відомостями клієнта, де ви натискаєте вкладку «Спільні документи».

Сторінка «Спільні документи» у клієнтській компанії QBO після того, як бухгалтер отримує документи клієнта

Звідти ви можете завантажити документ або натиснути посилання в стовпці Запит, щоб переглянути/оновити початковий запит. Усі внесені вами зміни відображаються на вкладці Робота.