Як поділитися файлами QuickBooks 2020

Гаразд, ось чудова угода: у QuickBooks ви можете налаштувати дозволи користувачів, які дають змогу вказати, хто має доступ до яких областей ваших файлів QuickBooks. Фактично, ви також можете працювати зі своїм файлом QuickBooks у мережі та в середовищі кількох користувачів, використовуючи потужну функцію, яка називається блокуванням записів.

Якщо ви працюєте в мережі і вам потрібно використовувати або просто хочете дізнатися про мережеві функції QuickBooks, прочитайте цю статтю. Якщо ви єдиний, хто використовує QuickBooks, ви можете пропустити цю статтю.

Спільний доступ до файлу QuickBooks у мережі

Дві важливі функції забезпечують багатокористувацьку мережу QuickBooks: дозволи користувача та блокування записів. Функція дозволів користувача надає багатьом користувачам файлу QuickBooks унікальні налаштування доступу до різних областей QuickBooks. Блокування запису, друга функція, дає змогу кільком особам одночасно входити в систему та працювати з файлом QuickBooks.

Дозволи користувача

QuickBooks дозволяє встановлювати дозволи користувача, щоб ви могли надавати різним користувачам QuickBooks різні привілеї. Джейн Оунер може робити все, що забажає, тому що, метафорично кажучи, вона Da Man. Однак Джо Клерк, можливо, зможе вводити лише рахунки. Джо, скромний клерк, який, можливо, сумнівний і розсудливий, може не мати можливості переглядати звіт про прибутки та збитки компанії, друкувати чеки або записувати платежі клієнтів. Ця ідея має сенс на практичному рівні, чи не так? У ситуації, коли купа людей отримує доступ до файлу QuickBooks, ви хочете переконатися, що конфіденційна інформація залишається конфіденційною.

Ви також хочете переконатися, що люди не можуть навмисно чи ненавмисно зіпсувати ваші фінансові записи. Ви не хочете, щоб хтось вводив неправильні дані (можливо, тому, що він натрапляє на якусь область програми QuickBooks, де він не має справи). І ви не хочете, щоб хтось обманним шляхом реєстрував транзакції — наприклад, підроблені чеки — щоб вона могла отримати готівку.

Я думаю, що якщо ви поміркуєте над цим матеріалом з дозволами користувачів, ви зрозумієте, що «Гей, так, це має сенс!» Тому я не збираюся говорити більше про це. Дозвольте мені завершити, викинувши кілька загальних зауважень щодо того, як ви вирішуєте, які дозволи користувача є прийнятними:

• Конфіденційність даних: ця проблема, мабуть, найбільше стосується вашої філософії управління. Чим більше ви відкриті щодо речей, тим менше вам доведеться турбуватися про те, що люди шукають речі. Але хочу зазначити, що нарахування заробітної плати – це завжди болюча тема. Якщо всі знають, скільки платять інші, то відбуваються цікаві дискусії — але ви це вже знали.
• Пошкодження даних: Що стосується корупції даних, ви повинні знати , що люди , як правило , застосовуються два основних правила:
  • Не давайте людям доступу до інструментів, якими вони не вміють користуватися. Це лише просить неприємностей.
  • Переконайтеся, що жодна особа не може безконтрольно лазити в певній частині системи бухгалтерського обліку — особливо якщо ця особа веде облік або обробляє готівку.

Якщо це взагалі можливо, використовуйте систему друзів, за якою люди займаються справою разом, щоб люди завжди перевіряли роботу інших людей — навіть якщо тільки непрямо. Можливо, Джо записує рахунок, але Джейн завжди обрізає чек, щоб оплатити рахунок. Можливо, Рауль записує рахунки клієнтів, але Чанг надсилає їх. Можливо, Саул записує грошові чеки, але Бет їх вкладає. Ви бачите шаблон, чи не так? Якщо двоє людей мають справу з певною економічною подією — знову ж таки, особливо з готівкою — це дійсно гарна ідея, щоб Джо і Джейн, Рауль і Чанг, а також Сол і Бет дивилися один одному через плечі.

Блокування запису

Найпростіший спосіб зрозуміти блокування записів — порівняти його з іншим різновидом блокування: блокуванням файлів. Більшість інших програм використовують блокування файлів. Блокування файлівозначає, що якщо одна особа в мережі має, скажімо, відкритий документ для обробки тексту, ніхто інший у мережі не зможе відкрити та відредагувати цей документ. Інші можуть відкрити копію документа, яку вони можуть зберегти на своїх комп’ютерах, але не можуть редагувати оригінальний документ. Операційна система блокує вихідний документ (файл), так що лише одна людина може одночасно обдурювати файл. Це блокування забезпечує цілісність даних і змін, які люди вносять у дані. (Якщо ця справа щодо забезпечення цілісності здається дивною, подумайте про складність переконатися, що зміни обох людей опинилися в документі для текстової обробки, який обидва особи редагують одночасно.)

Блокування запису працює інакше. З блокуванням запису більше ніж одна особа в мережі може відкривати та редагувати один і той самий файл одночасно, але тільки одна особа може працювати з певним записом.

Запис є частиною файлу. Наприклад, у файлі рахунків, які ви заборгували постачальникам, цей файл являє собою всю колекцію рахунків. Окремі рахунки є записами у файлі, і більше ніж одна особа може відкрити файл рахунків. Однак окремі рахунки — окремі записи, які складають файл — блокуються, коли людина захоплює запис.

Ця інформація може здатися занадто великою плутаниною, але розрізнення файлів і записів у файлі робить можливим обмін файлами. Наприклад, у QuickBooks, якщо Джейн вводить один рахунок для Alpha Company у файл, Джо може редагувати рахунок для Beta Corporation, оскільки ці два рахунки є різними записами. Однак через блокування запису Джейн не може обдурити законопроект Beta Corporation, який редагує Джо. І Джо — знову ж таки, через блокування записів — не може братися за рахунок компанії Alpha, який Джейн виставляє.

Якщо говорити загальніше, дві особи не можуть одночасно редагувати один запис у файлі. Блокування запису дозволяє співробітникам використовувати файл у багатокористувацькому середовищі, оскільки дозволяє більше ніж одній людині працювати з файлом.

Встановлення QuickBooks для використання в мережі

Щоб інсталювати QuickBooks для використання в мережі, ви повинні спочатку встановити QuickBooks на всіх комп’ютерах у мережі, які мають отримати доступ до файлу QuickBooks і працювати з ним. Це завдання не є складним. Вам не потрібно встановлювати QuickBooks якимось модним способом, щоб мати можливість ділитися файлами QuickBooks.

Вам потрібно придбати копію QuickBooks для кожного комп’ютера, на якому буде запускатися програма. Якщо у вас є три комп’ютери, на яких ви хочете використовувати QuickBooks, вам потрібно придбати три копії QuickBooks. Або ви можете придбати спеціальну багатомісну ліцензійну версію QuickBooks. Якщо ви спробуєте інсталювати одну копію QuickBooks (з одним кодом ключа) на кількох комп’ютерах, QuickBooks не дозволить двом комп’ютерам, які використовують той самий код ключа, ділитися файлом у багатокористувацькому режимі.

Коли ви створюєте файл, яким хочете поділитися, ви повинні переконатися, що ви зберігаєте файл у місці, де інші користувачі QuickBooks можуть отримати до нього доступ. Тобто вам може знадобитися зберігати файл на сервері. Ви також можете зберігати файл на клієнтському комп’ютері, якщо ви визначаєте дозволи на спільний доступ для папки або диска, на якому ви зберігаєте файл QuickBooks.

Ще одна важлива річ: той, хто створює файл QuickBooks, автоматично стає адміністратором файлу. Адміністратор файлів має доступ до всіх областей файлу та налаштовує інших користувачів файлу, тому вам не потрібно, щоб хтось налаштовував файл QuickBooks. Для цієї роботи добре підходить або власник бізнесу, або керівник бухгалтерії. У будь-якому випадку, особа, яка створює файл, має бути надійним завсідником в офісі, до якого легко зв’язатися з будь-якими запитаннями чи проблемами, які виникають. Крім того, ця особа, ймовірно, повинна мати сильний досвід у бухгалтерії. Додаткову інформацію див. у наступному розділі.

Налаштування дозволів користувача

Ви можете вказати QuickBooks, хто ще використовуватиме файл, і встановити дозволи для цих інших людей під час налаштування QuickBooks або пізніше.

Дозволи користувача в Enterprise Solutions

Щоб налаштувати дозволи в Enterprise Solutions, виконайте такі дії:

1. Повідомте QuickBooks, що ви хочете встановити дозволи користувача.

Виберіть команду Компанія→Користувачі→Налаштувати користувачів і ролі. QuickBooks відображає діалогове вікно Користувачі та ролі (не показано).

2. Вкажіть, що ви хочете створити нового користувача.

Натисніть кнопку «Створити», щоб QuickBooks відобразило діалогове вікно «Новий користувач» (не показано), у якому перераховано різноманітні облікові ролі, які може виконувати користувач QuickBooks. Ці ролі дають користувачеві можливість виконувати відповідні бухгалтерські завдання за допомогою програми QuickBooks. Поле опису внизу діалогового вікна підсумовує завдання, які може виконувати хтось у певній ролі.

3. Виберіть роль, яка найкраще відповідає користувачеві, якого ви описуєте, і натисніть кнопку Додати.

Власники, до речі, повинні мати роль повного доступу, щоб вони могли робити все, що заманеться. Зауважте, що ви можете надати користувачеві більше однієї ролі.

Якщо ви хочете змінити дозволи існуючого користувача, виберіть користувача на вкладці Список користувачів і натисніть кнопку Редагувати. QuickBooks відображає діалогове вікно «Редагувати користувача» (не зображено), яке нагадує діалогове вікно «Новий користувач» і дозволяє змінювати роль або ролі користувача.

4. Натисніть OK, щоб повернутися до діалогового вікна Користувачі та ролі.

Ви можете переглянути дозволи (загалом, список можливостей, які надає QuickBooks) для певної особи або попередньо визначеної ролі. Щоб переглянути дозволи, які має користувач, виберіть вкладку Список користувачів діалогового вікна Користувачі та ролі, натисніть кнопку Переглянути дозволи, виберіть користувача у вікні списку, а потім натисніть кнопку Відобразити. QuickBooks відображає велике діалогове вікно, яке конкретно визначає, що може робити користувач. Щоб переглянути дозволи, які має конкретна роль, виберіть вкладку Список ролей у діалоговому вікні Користувачі та ролі, натисніть кнопку Перегляд дозволів, виберіть роль, а потім натисніть кнопку Відобразити.

Дозволи користувача в QuickBooks Pro і Premier

Щоб налаштувати дозволи в QuickBooks Pro або QuickBooks Premier, виконайте такі дії:

1. Виберіть команду Компанія→Налаштувати користувачів і паролі→Налаштувати користувачів.

QuickBooks відображає діалогове вікно Список користувачів (див. малюнок).

Діалогове вікно Список користувачів

2. Натисніть кнопку Додати користувача.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Налаштування пароля користувача та доступу», яке ви використовуєте для додавання нових користувачів і вказування паролів.

Налаштувати пароль користувача та діалогове вікно доступу

3. Введіть ім'я користувача та пароль додаткової особи, якій ви хочете мати можливість використовувати файл QuickBooks; потім знову введіть пароль у текстовому полі Підтвердити пароль.

Повторне введення пароля підтверджує, що ви правильно ввели пароль з першого разу.

З цього моменту, коли хтось відкриває файл QuickBooks, QuickBooks запитує ім’я користувача та пароль. Отже, щоб інша особа отримала доступ до файлу QuickBooks, вона повинна ввести ім’я користувача та пароль, які ви вказали.

4. Вкажіть доступ користувача.

QuickBooks відображає діалогове вікно із запитом, чи бажаєте ви, щоб особа мала доступ до всіх областей файлу QuickBooks чи лише до деяких областей.

Якщо ви вкажете, що хочете надати доступ лише до деяких областей — звичайний випадок, ймовірно, — QuickBooks відобразить серію діалогових вікон, які дозволяють встановити дозволи для кожної області. Ви вибираєте кнопку параметра «Без доступу», щоб зробити певну область (наприклад, банківські речі) забороненою для користувача, виберіть кнопку параметра «Усі області QuickBooks», щоб надати користувачеві дозвіл створювати та друкувати транзакції та звіти в цій області, або виберіть кнопку параметра «Вибрані області QuickBooks», щоб надати користувачеві частковий доступ до області. Якщо ви виберете параметр «Вибрані області», вам потрібно вказати обмежений доступ, перейшовши на сторінки майстра та детально описуючи доступ, який ви бажаєте мати користувачу. Ви також можете вказати, чи інші програми (наприклад, TurboTax) отримують доступ до даних QuickBooks.

Визначення областей, до яких може отримати доступ користувач

5. Перевірте доступ користувача.

Після того, як ви завершите перегляд діалогових вікон «Налаштування пароля користувача» та «Доступ», QuickBooks покаже підсумок дозволів для користувача. Натисніть кнопку «Назад», якщо вам потрібно повернутися назад і змінити дозволи для області, або натисніть «Готово», щоб вказати, що ви закінчили, указавши, що може робити конкретний користувач. QuickBooks знову відображає діалогове вікно Список користувачів із додаванням нового користувача. Натисніть «Додати користувача», щоб додати нового користувача, натисніть «Редагувати користувача», щоб відредагувати вибраного користувача, або натисніть «Закрити», щоб закрити діалогове вікно.

Користувач може увійти в систему та відкрити файл QuickBooks з будь-якого комп’ютера в мережі, якщо на комп’ютері встановлено QuickBooks і має мережевий доступ до файлу QuickBooks. Однак якщо людина намагається відкрити заборонену зону або виконати несанкціоновану дію, QuickBooks відображає вікно повідомлення, яке вказує, що особа не має дозволів, необхідних для виконання цієї дії.

Зазначення та робота в багатокористувацькому режимі

Щоб більше ніж одна особа працювала з файлом QuickBooks одночасно, користувачі повинні працювати з файлом QuickBooks у багатокористувацькому режимі. Першій людині, яка відкриє файл, потрібно вказати багатокористувацький режим, щоб інші могли відкрити файл. Щоб указати багатокористувацький режим, виберіть «Файл» –> «Перейти до багатокористувацького режиму». Ви можете сказати, що ви працюєте в багатокористувацькому режимі, оскільки це вказує рядок заголовка QuickBooks. Коли інші люди відкривають файл QuickBooks, він автоматично відкривається в багатокористувацькому режимі. Щоб інший користувач працював в однокористувацькому режимі, інші користувачі повинні закрити файл QuickBooks, а користувач, який хоче працювати в однокористувацькому режимі, повинен вибрати Файл–>Перейти до однокористувацького режиму.

Спільний доступ до файлу QuickBooks через мережу включає в себе кілька прийомів. По-перше, вам потрібно переконатися, що ніхто, хто перебуває в однокористувальному режимі, не використовує файл, який ви хочете відкрити. Якщо хтось використовує файл, а ви намагаєтеся його відкрити, QuickBooks відображає повідомлення, що вказує, що хтось використовує файл компанії в однокористувацькому режимі. Скажіть людині перейти в багатокористувацький режим, а потім натисніть кнопку Спробувати ще раз.

Як тільки ви починаєте створювати або редагувати транзакцію, QuickBooks блокує транзакцію. Таким чином, ніхто інший не зможе редагувати транзакцію, поки ви над нею працюєте. Ви можете визначити, чи відкрита у вас транзакція в режимі редагування, за тим, що QuickBooks відображає в рядку заголовка у верхній частині форми: Редагування транзакції. Інші користувачі можуть відкривати транзакцію, поки ви її редагуєте в режимі редагування, але вони не можуть вносити в неї зміни, поки ви не закінчите.

Наприклад, якщо ви спробуєте відредагувати транзакцію, яку ваша колега Гаррієт уже відкрила в режимі редагування, QuickBooks відобразить повідомлення (і тут я перефразую): Вибачте, Бубба. Гаррієт працює з цією транзакцією. Вам потрібно повернутися пізніше.