Як платити працівникам у QuickBooks 2019 Basic Payroll

Для самозайнятих осіб або власників малого бізнесу QuickBooks 2019 надає два варіанти оплати праці співробітників «зроби сам»: базовий розрахунок заробітної плати (що зазвичай означає, що ваш бухгалтер допомагає вам з податковими формами з зарплати) і розширений розрахунок заробітної плати (що означає, що QuickBooks допомагає ви з податковими формами на заробітну плату). Використовуючи опцію «Основна нарахування заробітної плати», ви виконуєте більшу частину роботи самостійно, але платите за обробку заробітної плати не дуже багато.

Третім варіантом нарахування заробітної плати буде QuickBooks Assisted Payroll. За допомогою цієї опції ви обробляєте оплату своїм співробітникам у QuickBooks, а потім Intuit обробляє податкові платежі та подає необхідні форми податку на заробітну плату.

Налаштуйте QuickBooks 2019 Basic Payroll

Щоб налаштувати нарахування заробітної плати своїми руками, потрібно пройти інтерв’ю в Інтернеті. Щоб розпочати цю співбесіду, виберіть Співробітники → Розрахунок заробітної плати → Увімкнути нарахування заробітної плати в QuickBooks. QuickBooks відображає сторінку, що відображається.

Перша веб-сторінка налаштування заробітної плати.

Можливо, вам знадобиться натиснути кнопку, щоб розгорнути вікно Увімкнути розрахунок заробітної плати у QuickBooks, щоб ви бачили як основні, так і розширені параметри. По суті, якщо ви виберете параметр «Основна заробітна плата», вам або вашому бухгалтеру потрібно буде перерахувати податки на заробітну плату, а потім підготувати та подати податкові декларації з зарплати. Якщо ви виберете опцію Enhanced Payroll, QuickBooks допоможе вам перерахувати податкові депозити, а потім підготувати (або переважно підготувати) податкові декларації з заробітної плати.

Ви вибираєте потрібний варіант нарахування заробітної плати, натискаючи кнопку «Спробувати безкоштовно». QuickBooks відображає іншу сторінку інформації, яка описує ваші варіанти оплати та будь-які спеціальні знижки. (Іноді ви отримуєте кращу ціну та спеціальну знижку, наприклад, підписавшись на рік.)

Ціни Intuit на свої послуги з нарахування заробітної плати змінюються, але на момент, коли я пишу (літо 2018 року), послуга Basic Payroll коштує близько 250 доларів США на рік, а послуга Enhanced Payroll коштує приблизно 400 доларів США на рік. Кожна вартість збільшується залежно від кількості співробітників і кількості виданих чеків.

Щоб вибрати параметр «Основна заробітна плата», натисніть кнопку «Продовжити», коли QuickBooks відобразить наступний екран додаткової інформації про ціни та функції цієї опції. Потім QuickBooks збирає інформацію про вашу кредитну картку (щоб він міг виставити вам рахунок за послугу).

Запишіться на послугу нарахування заробітної плати

Щоб зареєструватися в службі нарахування заробітної плати після того, як ви вибрали певний варіант, ви заповнюєте серію форм на веб-сторінці. По дорозі ви вводите назву та адресу своєї компанії та вказуєте ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) вашої фірми. Щоб переміщатися по формах веб-сторінки, натисніть кнопки «Продовжити» та «Назад». QuickBooks дуже ефективно проведе вас через процес реєстрації. Просто дотримуйтесь інструкцій на екрані, щоб описати, як ваша компанія обробляє нарахування заробітної плати.

Але дозвольте мені зробити попередження: коли ви налаштовуєте інформацію про свою компанію для нарахування заробітної плати, QuickBooks запитує купу інформації. Вам потрібно повністю описати, як ви платите своїм співробітникам, кому ви перераховуєте відрахування тощо. Уважно прочитайте інструкції, надані QuickBooks, що займає деякий час. Якщо у вас виникнуть проблеми, ви можете звернутися за допомогою до стороннього бухгалтера, щоб налаштувати службу розширеної заробітної плати або розглянути варіант допоміжного нарахування заробітної плати.

Налаштуйте співробітників

Після того, як ви налаштуєте інформацію про свою компанію для нарахування заробітної плати, ви готові налаштувати працівників для нарахування заробітної плати. У рамках процесу налаштування базової заробітної плати QuickBooks відображає веб-сторінку, на яку ви можете додати своїх співробітників. Ви також можете додати співробітників, відобразивши Центр працівників. (Виберіть «Співробітники» → «Центр співробітників» і натисніть кнопку «Новий співробітник».) Коли ви натискаєте кнопку «Новий співробітник», QuickBooks відображає вкладку «Особисті» у вікні «Новий співробітник», як показано.

Вкладка Особисті вікна Новий співробітник.

Щоб описати співробітника, ви заповнюєте поля, наведені на вкладці Особисті. Усе це зрозуміло. Ви вводите ім’я особи в поля Legal Name. Ім’я працівника входить у поле Перше, середнє ініціал – у поле ІМ тощо.

Ви клацаєте вкладку «Адреса та контакт» (не показано), щоб зібрати та зберегти поштову адресу співробітника та іншу контактну інформацію, як-от номер його телефону.

Якщо ви хочете збирати та зберігати додаткову інформацію про співробітника (наприклад, номер його банківського рахунку для прямого депозиту), натисніть вкладку Додаткова інформація (також не показана). На цій вкладці є кнопка «Визначити поле», яку можна використовувати для збору користувацьких частин інформації про співробітника. Щоб використовувати параметр «Спеціальне поле», натисніть кнопку «Визначити поле», а потім скористайтеся діалоговим вікном «Визначити поле», щоб визначити поля, які потрібно додати.

Надайте відомості про заробітну плату та податки

Використовуйте вкладку «Інформація про заробітну плату», щоб описати, як розраховується заробітна плата працівника, як показано на наступному малюнку. Використовуйте спадний список Розклад заробітної плати, щоб налаштувати звичайний графік нарахування заробітної плати (наприклад, щотижня чи півмісяця) та призначити працівника до графіка нарахування заробітної плати. Використовуйте спадний список Частота оплати, щоб визначити період оплати. Якщо ви ввімкнули функцію відстеження класів QuickBooks, скористайтеся спадним списком Клас, щоб класифікувати виплати цьому співробітнику. Ви вводите пункт заробітної плати в області Прибутки. Наприклад, якщо працівник отримує річну зарплату в розмірі 30 000 доларів США, ви вводите статтю зарплати в стовпці «Назва позиції». Потім ви вводите річну зарплату в розмірі 30 000 доларів США в стовпці Погодинна/Річна ставка.

Вкладка «Інформація про зарплату» у вікні «Новий працівник».

Щоб описати, які податки сплачує працівник, натисніть кнопку Податки. QuickBooks відображає діалогове вікно «Податки». Використовуйте вкладку «Федеральний», щоб визначити статус подання працівника, кількість витребуваних надбавок та будь-які вказані додаткові утримання. Крім того, скористайтеся прапорцями «Тема для», щоб вказати, чи підлягає цей працівник податковій системі Medicare, соціального страхування чи федерального податку на безробіття, чи він має право на отримання кредиту на зароблений дохід. Зауважте, що не всі працівники платять податки Medicare та Social Security. Для отримання додаткової інформації зверніться до свого податкового консультанта.

Вкладка «Федеральний» у вікні «Податки».

Очевидно, що вкладка «Держава» містить поля, які ви можете використовувати для опису державних податків. На вкладці «Інше» можна описувати та зберігати будь-яку інформацію про місцеві податки, наприклад, міський прибутковий податок. Знову ж таки, те, що ви бачите на вкладці Інше, залежить від вашого регіону.

Якщо натиснути кнопку «Хворий/відпустка» на вкладці «Інформація про заробітну плату» діалогового вікна «Новий працівник», ви побачите діалогове вікно «Лікувати та відпустка». У цьому діалоговому вікні можна вказати, як нараховуються оплата за хворобу чи відпустку та час особистої відпустки за період заробітної плати. Ви можете вказати кількість годин лікарняних або відпусток у текстовому полі Години, доступні станом на час, коли ви налаштовуєте нарахування заробітної плати. Ви можете скористатися спадним списком «Період нарахування», щоб указати, як часто слід нараховувати лікарняні або відпустку. Якщо нараховується оплата за хворобу або відпустку, скористайтеся полем Нараховані години, щоб визначити, скільки годин лікарняного чи відпустки працівник отримує за кожну зарплату чи годину або на початку року. Якщо ви встановили максимальну кількість годин непрацездатності або відпустки, яку може накопичити працівник, введіть це значення в поле Максимальна кількість годин. Якщо ви хочете скинути лікарняні та відпустку на нуль на початку кожного року, виберіть Скинути години кожного нового року? прапорець.

Діалогове вікно хвороби та відпустки.

Область «Відпустка» діалогового вікна «Хворий і відпустка» працює так само, як і область «Хворий». Введіть кількість доступних годин відпустки в поле Години, доступні станом на . Використовуйте спадний список Період нарахування, щоб указати, як часто працівники отримують відпустку. Використовуйте прапорці «Нараховані години» та «Максимальна кількість годин», щоб контролювати, як працюють розрахунки нарахування часу відпустки. Нарешті, виберіть Скидання годин роботи кожного Нового року? прапорець, щоб обнулити час відпусток на початку кожного нового року.

Якщо ви вибрали варіант прямого внесення, натисніть кнопку Прямий депозит на вкладці Інформація про зарплату діалогового вікна «Новий працівник». QuickBooks пропонує вам надати інформацію, необхідну для безпосереднього внесення чеків для співробітників.

Надайте іншу інформацію, що стосується зайнятості

Якщо вибрати вкладку «Інформація про зайнятість» у діалоговому вікні «Новий працівник», QuickBooks відобразить вкладку, яку ви використовуєте для зберігання дати найму, дати звільнення та подібних фрагментів даних про роботу.

Встановіть суми з поточного року

Якщо ви налаштовуєте послугу «Базовий нарахування заробітної плати» на самому початку діяльності підприємства або на початку року, вам не потрібно встановлювати будь-які суми за рік до дати (оскільки всі поточні суми, що дорівнюють нулю). Якщо ви переключилися на обслуговування коли - то Basic Payroll в середині року, проте, вам дійсно потрібно встановити кількість року до поточної дати. З цієї причини майстер налаштування базової заробітної плати QuickBooks проведе вас через процес запису сум за рік до дати.

Якщо зовнішнє бюро обслуговування, таке як ADP або Paychex, обробляло вашу заробітну плату, остаточний звіт про нарахування заробітної плати від цього зовнішнього сервісного бюро, ймовірно, надає всю інформацію, необхідну для налаштування служби базової заробітної плати. Якщо ви працювали з бухгалтером або бухгалтером, щоб нарахувати заробітну плату, ви повинні мати можливість отримати допомогу цієї особи, щоб описати суми заробітної плати за рік.

Перевірте дані налаштування заробітної плати

У рамках процесу налаштування базової заробітної плати QuickBooks (або ви) може визначити дані про зарплату, які здаються неправильними. Можливо, працівник, якому ви знаєте, що заплатили, не показує заробітну плату з початку року. У цьому випадку ви виправляєте неправильні дані, дотримуючись інструкцій на екрані. Зауважте, однак, що процес налаштування QuickBooks Basic Payroll також може виявити підозрілі дані зарплати, які насправді є правильними. У штаті Вашингтон, наприклад, офіцери не підлягають державному страхуванню на випадок безробіття, якщо вони так вибирають. Однак QuickBooks не знає цього, тому позначає офіцерів, які не позначені як підлягають державному страхуванню на випадок безробіття, як можливі помилки.

Знову ж таки, якщо вам не зручно відповідати на деякі з цих запитань щодо налаштування заробітної плати, зверніться за допомогою до бухгалтера. Чесно кажучи, коли у вас є стороннє сервісне бюро, яке готує ваші чеки з нарахування заробітної плати, ви дійсно платите за досвід і знання цієї фірми про те, як працює весь цей матеріал з обробки зарплати. Ви насправді не платите за комп’ютерний час і папір, на якому виписані чеки.

Розклад роботи QuickBooks 2019

Процес налаштування базової нарахування заробітної плати також веде вас через роботу з планування запусків нарахування заробітної плати. Іншими словами, якщо ви будете запускати свою зарплатну щотижня, двічі на місяць або з будь-яким інтервалом, процес налаштування попросить вас описати графік. Знову ж таки, як і з іншими завданнями, з якими вам допомагає процес налаштування базової заробітної плати, все, що вам потрібно зробити, — це надати кілька фрагментів інформації.

Оплата праці співробітників у QuickBooks 2019

Після того, як ви виконаєте кроки, необхідні для налаштування можливості обробки заробітної плати QuickBooks, платити співробітникам — слава Богу — досить легко. Щоб оплатити працівникам, виконайте такі дії:

Виберіть Співробітники → Оплата працівникам→ Розклад заробітної плати.
QuickBooks відображає вікно Employee Center.

Запустіть плановий нарахування заробітної плати, який ви хочете запустити.
Щоб розпочати запланований заробіток, який ви хочете запустити, виберіть його у списку у верхній частині вікна Employee Center.

Натисніть кнопку Почати розклад заробітної плати.

Укажіть дату перевірки заробітної плати та скористайтеся полем Check Date, щоб указати дату, яку потрібно відображати в чеках заробітної плати.

Визначте дату закінчення періоду нарахування заробітної плати в полі Закінчення періоду оплати.

Використовуйте спадний список Банківський рахунок, щоб визначити банківський рахунок, на який ви хочете виписувати чеки.

Перевірте працівників, яким ви хочете платити.
QuickBooks містить список активних працівників, включених до запланованої заробітної плати. Ви хочете переконатися, що список вибраних працівників правильний. Ви можете клацнути в списку співробітників, щоб вибрати та скасувати вибір.

Натисніть Продовжити.
QuickBooks обчислює перевірку заробітної плати та суми відрахувань із заробітної плати для кожного з вибраних співробітників.

Щоб прийняти попередній перегляд зарплати, описаний або показаний у діалоговому вікні, натисніть кнопку «Створити зарплату».
QuickBooks відображає діалогове вікно, яке дозволяє друкувати зарплатні чеки або платіжні квитанції для прямого депозиту.

Натисніть кнопку «Друк зарплатні чеки» або «Друк платіжних вкладок» і дотримуйтесь інструкцій на екрані.
Коли ви натискаєте будь-яку кнопку, QuickBooks відображає діалогове вікно Вибір чеків заробітної плати/Оплати для друку. Вам слід підтвердити банківський рахунок, на який ви хочете виписати чеки. Якщо ви друкуєте чеки, вам також слід використовувати поле «Перший чековий номер», щоб указати попередньо надрукований номер форми, показаний на першому чеку на заробітну плату, який ви будете друкувати. Ви також повинні підтвердити, що зарплатні чеки співробітників, перелічені в діалоговому вікні, є тими, які ви хочете надрукувати.

Після того, як ви підтвердите, що інформація для друку про зарплату правильна, натисніть кнопку OK.
QuickBooks відображає діалогове вікно «Друк чеків» (те саме, що ви використовуєте для друку будь-якого чека).

Роздрукуйте чеки звичайним способом.

Якщо ви хочете скасувати вибір зарплати для друку, клацніть стовпець чека, щоб зняти галочку, і, таким чином, зніміть вибір чека.

Розповсюджуйте зарплатні чеки або виплати.
Очевидно, що після того, як ви друкуєте чеки, ви підписуєте, а потім розповсюджуєте їх. Я залишу вас на власний розсуд. Я впевнений, що ви знаєте, як знайти співробітників, яким потрібно платити, і, крім того, як вручити їм зарплату. Чорт, вони, мабуть, зараз стоять біля вашого столу, чекаючи, поки ви все одно закінчите перевірку заробітної плати.

Центр працівників: вікно центру нарахування заробітної плати.

Як редагувати та анулювати зарплатні чеки в QuickBooks 2019

Будьте обережні, коли хочете змінити інформацію про чеки заробітної плати. Перевірка заробітної плати дещо складніша, ніж звичайні перевірки, оскільки інформація з перевірок заробітної плати впливає на купу лічильників заробітної плати. Наприклад, перевірки заробітної плати збільшують чиюсь валову заробітну плату за рік, а також впливають на суми відрахувань. З цієї причини, коли ви хочете внести зміни або анулювати створену раніше зарплату, ви вибираєте команду Співробітники → Редагувати/Анулювати зарплатні чеки. Коли ви це зробите, QuickBooks відображає вікно «Редагувати/Анулювати зарплатні чеки» (не показано). У цьому вікні перелічено чеки заробітної плати, які ви створили та роздрукували раніше. Щоб змінити один із зазначених чеків, двічі клацніть чек. Коли QuickBooks відобразить вікно Paychecks, натисніть кнопку Paycheck Detail. Коли QuickBooks відобразить вікно Перевірка зарплати, використовувати його для внесення відповідних змін до зарплати. Зауважте, що ви можете змінити інші деталі, наприклад ім’я чи адресу, за допомогою вікна Paycheck.

Щоб анулювати зарплату, показану у вікні Paycheck, виберіть команду «Редагувати» → «Анулювати зарплату».

Після редагування або анулювання чека натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити», щоб зберегти зміни в чеку.

Зобов'язання з нарахування заробітної плати в QuickBooks 2019

Суми, які ви утримуєте із заробітної плати працівників, стають зобов’язаннями, які згодом вам доведеться сплатити. Якщо ви утримуєте відрахування з федерального податку на прибуток, вам потрібно перерахувати ці платежі до Служби внутрішніх доходів.

Щоб сплатити податкові зобов’язання із заробітної плати, виберіть Співробітники→Податки та зобов’язання із заробітної плати→Сплатити заплановані зобов’язання. QuickBooks відображає вікно Employee Center, яке дозволяє вибрати зобов’язання з нарахування заробітної плати, які ви хочете сплатити. Виберіть зобов’язання, яке ви хочете сплатити, а потім натисніть кнопку Переглянути/Оплатити. QuickBooks виписує чек для оплати вибраного зобов’язання. Ви друкуєте цей чек звичайним способом.

Як швидко вам потрібно перерахувати будь-які податки на заробітну плату, викликані розрахунком із заробітної плати, залежить від низки факторів, включаючи розмір депозиту. Але гарною практикою є негайно перерахувати будь-які суми, які ви заборгували. Як правило, державна установа, про яку йдеться, дозволяє легко та в електронному вигляді здійснювати податкові депозити за допомогою веб-сайту. Веб-сайт Мінфіну США, наприклад, дозволяє легко вносити федеральні податкові депозити таким чином. Фактично, ви повинні використовувати цю систему, якщо ви сплачуєте понад 2500 доларів США податку на заробітну плату щоквартально.