Як перетворювати списки QuickBooks на робочому столі в QuickBooks онлайн

Коли ви працюєте з деякими списками компаній QuickBooks для комп’ютера, деякі поля перетворюються на QuickBooks Online (QBO), а інші — ні. Цей розділ організовано за списком QuickBooks на робочому столі. Також включено деяку інформацію про те, як працює інвентаризація в QBO.

Список клієнтів і вакансій

Коли справа доходить до перетворення, поля в списку Customer:Job настільного продукту QuickBooks поділяються на три категорії:

• Поля, які конвертують, включають Клієнт, Ім’я компанії, Пан/пані/?, Ім’я, По батькові, Прізвище, Телефон, Факс, Альтернативний телефон, Електронна адреса, Номер перепродажу, Умови та Податковий прапорець.

• Поля, які конвертуються з винятками, включають рахунок в адресу (крім примітки), доставку на адресу (крім примітки), бажаний спосіб оплати (крім QuickBooks 2003 або новішої версії), відомості про кредитну картку (крім QuickBooks 2003 або новішої версії) і примітка (на початку до 4000 символів).

• Поля, які не конвертуються, включають Contact, Alt. Контакт, тип клієнта, представник, рівень ціни, позиція податку, спеціальні поля, обліковий запис і кредитний ліміт. Також зверніть увагу, що клієнти зі статусом неактивного перетворюються на активні.

Після перетворення ви можете редагувати клієнтів, щоб зробити їх неактивними.

Крім того, ці поля лише для професіоналів не конвертуються: статус роботи, дата початку, прогнозована дата завершення, дата завершення, опис роботи та тип роботи.

Список предметів

У транзакціях позиції проміжних підсумків відображаються в окремих рядках із текстом у полі Пам’ятка, що вказує, що вони є проміжними підсумками.

Елементи групи не конвертуються; натомість кожен елемент у групі з’являється в рядку відомостей, а рядки з нульовою кількістю з’являються на початку та в кінці групи, щоб ідентифікувати елементи, які були частиною групи. Верхній рядок показує назву групи, а нижній — опис групи.

Елементи групи податку з продажів не конвертуються, але ви можете налаштувати комбіновані позиції податку з продажів у QBO. QBO не підтримує трисимвольні податкові коди, пов’язані з товарами.

Список працівників

Інформація в списку співробітників видання QuickBooks для комп’ютера перетворюється на QuickBooks Online, але QBO зберігає лише таку інформацію:

• пан/пані

• Ім'я

• Середній ініціал

• Прізвище

• Адреса

• Друкувати як

• Телефон

• Номер соціального страхування

• Електронна адреса

• Дата найму

• Дата випуску

Список продавців

Наступні поля списку постачальників не конвертуються:

• Контакти

• Альтернативний контакт

• Примітка

• Неактивний

• Тип постачальника

• Кредитний ліміт

• ІПН

• 1099 статус

• Користувацькі поля

Інвентаризація

QBO підтримує основні потреби в інвентарі; якщо ви керуєте сервісним бізнесом або продаєте готову продукцію, QBO зможе задовольнити ваші потреби в інвентарі. Елементи запасів перетворюються як двосторонні елементи в QBO з цінами та витратами, але без кількості. Ось як QuickBooks Online перетворює частини запасів і транзакції:

• QBO створює нові підпункти, які називаються Активами запасів і COGS для кожної позиції інвентарю, яка використовується в транзакції. Хоча назви цих підпунктів вказують на те, що це рахунки, це не так. Ці елементи містять той самий опис, що й їхній батьківський елемент, але мають, відповідно, рахунок активів запасів та обліковий запис COGS, пов’язаний з ними. Conversion використовує їх, щоб переконатися, що звіти правильні після перетворення.

• Після кожного рядка інвентаризації в конвертованих рахунках-фактурах, квитанціях про продаж, кредитних авізо та в деяких рахунках, чеках і операціях з кредитними картками, які містили товарні запаси, QBO створює два нових рядки деталей, використовуючи нові підпункти, які представляють актив інвентаризації та суми COGS. .

Для неоплачених або частково оплачених трансакцій, які містять товарно-матеріальні цінності, звіти на касовій основі із сумою COGS у QBO відрізнятимуться від звітів на основі готівки із сумою COGS у настільних QuickBooks. Звіти з касової бази для повністю оплачених операцій інвентаризації або операцій без інвентаризації будуть однаковими в QBO і настільних QuickBooks.

Після того, як ви конвертуєте інвентар із компанії QuickBooks для настільних ПК в QBO, ви не можете просто почати використовувати інвентар у QBO. Вам потрібно пройти процедуру очищення. Ви можете знайти чудову інформацію про процес очищення у відео « Як вирішити проблеми з інвентаризацією після конверсії в QBO ».

Як правило, конверсія створює нові підпункти як тимчасовий захід з єдиною метою, щоб переконатися, що ваші звіти правильні. Після перетворення ви знайдете в Плані рахунків обліковий запис інвентаризації, конвертований з вашої компанії QuickBooks для комп’ютерів. Потім, коли ви вмикаєте інвентаризацію та відстеження кількості на руках у QBO, QBO створює інший обліковий запис інвентарю — той, який ви використовуєте надалі, коли працюєте в QBO.

Щоб встановити правильну оцінку в доларах запасів в обліковому записі запасів, створеному QBO, і зробити так, щоб ваші елементи запасів оновлювали правильний обліковий запис інвентарю надалі — створений QBO — вам потрібно відредагувати кожну позицію запасу (не створені підпункти під час конвертації) і заповніть потрібну кількість під рукою.

Цей процес призводить до подвоєння вартості запасів, відображаючи його як в обліковому записі інвентаризації, створеному від вашої компанії QuickBooks для комп’ютерів під час перетворення, так і в обліковому записі інвентаризації, створеному QBO. Щоб виправити завищення, ви скористаєтеся записом у журналі, який вилучає долари з облікового запису інвентаризації настільного комп’ютера QuickBooks.

Але перед тим, як виправити інвентарну вартість і після редагування кожного елемента, ви можете і повинні видалити підпункти, створені під час перетворення.

Оскільки вам потрібно виконувати процес очищення по елементах, якщо у вас є сотні предметів інвентарю, ви можете виявити, що все це приголомшливо. Як альтернативу, ви можете не конвертувати інвентар і натомість слідувати інструкціям у відео. Відео пропонує імпортувати список елементів, але не деталі для кожного елемента. Замість цього налаштуйте деталі кожного елемента в QBO. Для сотень елементів імпортування лише інформації зі списку, ймовірно, буде швидшим і чистішим.

У імпортування лише інформації зі списку є один недолік: ви втрачаєте історичні дані, пов’язані з вашими товарними запасами. Але ніщо не заважає вам підтримувати свою настільну компанію QBO на часи, коли вам може знадобитися ця історія.