Як очистити та ущільнити файли QuickBooks

Процес архівування в QuickBooks 2015 досить простий. Коли ви очищаєте й архівуєте свою систему, вам знадобиться ущільнити файли. Щоб стиснути корпоративний файл QuickBooks, виконайте такі дії:

1 Виберіть команду Файл→Утиліти→Стиснути дані.

QuickBooks відображає перше діалогове вікно Condense Data.

2 Виберіть перемикач «Транзакції до певної дати».

Цей параметр повідомляє QuickBooks, що ви хочете зробити дві речі: створити архівну копію файлу даних QuickBooks і зменшити робочий файл компанії, щоб він не був таким великим. QuickBooks зменшує розмір робочої версії файлу даних компанії, видаляючи старі закриті транзакції, якщо на кроці 3 ви вирішите видалити транзакції.

3 Укажіть дату видалення транзакцій до.

Щоб вказати дату, до якої закриті операції мають бути видалені, введіть дату в поле дати. Якщо ви хочете стиснути файл, наприклад, видаливши транзакції до 31 грудня 2012 року, введіть 1/1/2013 у полі дати. Зауважте, однак, що вам не потрібно відчувати компульсивність щодо видалення купи закритих транзакцій.

Ви видаляєте закриті транзакції, лише якщо ваш корпоративний файл QuickBooks стає занадто великим. Ви можете легко працювати з корпоративним файлом QuickBooks розміром 25 МБ, 50 МБ або навіть 100 МБ (мегабайт).

Хоча, як правило, ви згущуєте файл QuickBooks, видаляючи старі закриті транзакції, команда Condense також створює файли без транзакцій і файли лише з певним діапазоном даних транзакцій. Щоб створити файл, який містить списки та параметри, але без транзакцій, натисніть перемикач Усі транзакції. До речі, ви можете використати параметр Усі транзакції, щоб створити майже порожній файл, який можна використовувати повторно (наприклад, для навчання).

Щоб створити файл QuickBooks, який містить певний діапазон транзакцій, клацніть перемикач «Транзакції за межами діапазону», а потім введіть дати, які закінчують діапазон, за допомогою полів «До» та «Після».

4 Натисніть «Далі», коли закінчите вказувати, які транзакції QuickBooks має видалити.

QuickBooks відображає друге діалогове вікно Condense Data.

5 Укажіть, як слід підсумовувати операції.

Якщо ви будете підсумовувати історичні транзакції, QuickBooks використовує друге діалогове вікно Condense Data, щоб запитати, як воно буде підсумовувати історичні дані: з одним підсумковим записом у журналі, з місячними підсумковими записами в журналі або взагалі без підсумків.

Виберіть перемикач, який відповідає потрібному підходу підсумовування. (Зазвичай ви, ймовірно, використовували б другий перерахований варіант — щоб QuickBooks створював щомісячні підсумкові записи в журналі — щоб ви все ще могли створювати значущі щомісячні звіти.

6 Натисніть «Далі», коли закінчите вказувати, як QuickBooks має підсумовувати транзакції.

QuickBooks відображає третє діалогове вікно Condense Data.

7 Укажіть, як слід ущільнювати операції інвентаризації, і натисніть «Далі».

Якщо ваш файл QuickBooks містить операції з інвентаризацією, QuickBooks рекомендує видалити старі операції з інвентаризацією. Коли QuickBooks відобразить третє діалогове вікно «Згущення даних», ви можете вказати QuickBooks зробити саме це, натиснувши кнопку «Підсумувати операції з інвентаризацією». (Якщо ви не хочете видаляти старі транзакції, натисніть кнопку «Зберегти відомості про операції з інвентаризацією»).

Натиснувши кнопку «Далі», ви перейдете до четвертого діалогового вікна «Згущення даних» (не показано), яке запитує, які транзакції слід вважати закритими.

8 Укажіть, які транзакції потрібно видалити, і натисніть Далі.

QuickBooks просить надати трохи більше інформації про те, що саме є закритою або старою транзакцією, яку слід видалити. Ви встановлюєте прапорці, щоб вказати, чи потрібно видаляти транзакції до дати видалення, навіть якщо вони не очищені, позначені як «Для друку», позначені як «Відправити» тощо.

Натиснувши кнопку «Далі», ви перейдете до п’ятого діалогового вікна «Згущення даних».

9 Укажіть будь-яке очищення списку, яке має відбутися, і натисніть Далі.

Використовуйте п’яте діалогове вікно Condense Data, щоб повідомити QuickBooks, що на додаток до видалення старих закритих транзакцій воно має очистити деякі списки. Ви можете встановити прапорці в діалоговому вікні «Згущення даних», які вказують QuickBooks видаляти невикористані облікові записи, невикористаних клієнтів, невикористаних постачальників тощо.

Очищаючи свій список шляхом видалення невикористаних елементів списку, ви не тільки зменшуєте розмір корпоративного файлу, але й полегшуєте людям роботу зі списком.

Коли ви натискаєте кнопку «Далі», QuickBooks відображає шосту сторінку діалогового вікна «Згущення даних».

10 Підтвердьте свою операцію згущення та архівування.

Після того, як ви опишете, як ви хочете, щоб QuickBooks архівував і згущував корпоративний файл, QuickBooks відображає шосте діалогове вікно Condense Data. Діалогове вікно повідомляє, що процес архівування починається з того, що QuickBooks робить копію файлу даних, і що операція згущення може зайняти кілька хвилин або навіть кілька годин для завершення.

11 Натисніть кнопку Почати ущільнення.

QuickBooks починає процес ущільнення файлу даних.

12 Коли з'явиться запит, створіть резервну копію файлу даних.

На самому початку процесу ущільнення QuickBooks запропонує вам створити резервну копію файлу компанії QuickBooks. Резервне копіювання корпоративного файлу QuickBooks як частина операції згущення працює так само, як і резервне копіювання корпоративного файлу QuickBooks в будь-який інший час.

Після створення резервної копії файлу компанії QuickBooks QuickBooks зберігає архівну копію файлу компанії, а потім очищає робочу версію корпоративного файлу, використовуючи ваші інструкції. Процес очищення може зайняти лише кілька хвилин або кілька годин, якщо ваш файл дуже великий.