Як очистити корпоративні файли в QuickBooks 2011

Коли ви очищаєте корпоративний файл QuickBooks, QuickBooks зберігає архівну копію цього файлу. Цей процес також зменшує файл даних, видаляючи та підсумовуючи багато старих подробиць транзакцій, використовуючи великі записи журналу монстра.

Щоб заархівувати файл компанії QuickBooks, виконайте такі дії:

1 Виберіть Файл→Утиліти→Очистити дані компанії.

З’явиться діалогове вікно Очистити дані компанії.

2 Виберіть перемикач Видалити транзакції за певну дату.

Цей параметр повідомляє QuickBooks, що ви хочете зробити дві речі: створити архівну копію файлу даних QuickBooks і зменшити розмір робочого файлу компанії, щоб він не був таким великим.

3 Вкажіть дату Видалити закриті транзакції на або До та натисніть Далі.

Щоб указати дату, до якої закриті транзакції мають бути видалені, введіть дату у відповідному полі дати. Ви видаляєте закриті транзакції, лише якщо ваш корпоративний файл QuickBooks стає занадто великим. Ви можете легко працювати з корпоративним файлом QuickBooks розміром 25, 50 або навіть 100 МБ. (Якщо вам цікаво, натисніть Ctrl+1, щоб відкрити вікно, яке показує, наскільки великий ваш файл даних QuickBooks.)

4 Вкажіть будь-які додаткові критерії, які ви хочете застосувати QuickBooks для видалення транзакцій, і натисніть Далі.

Наприклад, у вас можуть бути транзакції, які ніколи не будуть очищені або ніколи не будуть роздруковані чи надіслані. Щоб вказати, що деякі з цих старих транзакцій також слід видалити, установіть прапорець, який відповідає критерію видалення. Щоб видалити старі рахунки-фактури та оцінки, які все ще позначено як такі, що мають бути надіслані, установіть прапорець Видалити рахунки-фактури та оцінки з позначкою «Буде надіслати».

5 Укажіть будь-яке інше очищення списку, яке має відбутися, і натисніть Далі.

Це ваша можливість позбутися інформації, яку ви більше не використовуєте або впевнені, що вам більше не знадобиться.

6 Підтвердьте операцію очищення та архівування.

Якщо ви зробили помилку, натисніть кнопку Назад, щоб змінити попередні вибрані параметри.

7 Натисніть Почати очищення.

На самому початку процесу очищення QuickBooks запропонує вам створити резервну копію файлу компанії QuickBooks.

8 Коли з'явиться запит, створіть резервну копію файлу даних.

Резервне копіювання корпоративного файлу QuickBooks як частина операції очищення працює так само, як і резервне копіювання корпоративного файлу QuickBooks в будь-який інший час.