Як оплачувати час за допомогою QuickBooks 2011

Якщо ви використовуєте QuickBooks 2011 у сфері обслуговування, ви можете продати більше одиниць часу, ніж матеріальні предмети. Наприклад, адвокат може продавати години або часткові юридичні консультації. QuickBooks надає два методи для відстеження витраченого часу, який буде виставлено в рахунку-фактурі як елемент. Ви можете використовувати щотижневий розклад або записувати окремі дії під час виставлення рахунків за допомогою QuickBooks.

Використання тижневого табеля робочого часу

Щоб використовувати метод щотижневого розкладу, виберіть Клієнти→Введіть час→Використовувати щотижневий розклад. Щоб використати вікно Тижневий розклад, виберіть співробітника, постачальника чи іншу особу, яка виконує послугу, у полі Ім’я.

Якщо ви не можете вибрати ім’я людини з поля «Ім’я», введіть ім’я людини в поле, а потім, коли буде запропоновано, скажіть QuickBooks, до якого списку (співробітника, постачальника чи інші імена) його слід додати. Після того, як ви додали ім’я особи, яка виконує роботу, використовуйте стовпці вікна Щотижневого табеля робочого часу, щоб описати замовника або роботу, для якої виконана робота.

Визначення часу окремих видів діяльності

Якщо ви бажаєте записувати діяльність з обслуговування по мірі їх виникнення, виберіть Клієнти→Введіть час→Час/Введіть одну дію. QuickBooks відображає вікно «Час/введіть одну дію». Заповніть або виберіть необхідну інформацію:

• Щоб записати час або записати одну дію, запишіть дату активності в поле Дата.

• Використовуйте поле Ім’я, щоб ідентифікувати особу, яка надає послугу.

• У полі «Клієнт: Робота» вкажіть клієнта або роботу, для якої виконується послуга.

• Виберіть відповідний елемент послуги зі спадного списку Елемент послуги.

• Виберіть відповідну статтю заробітної плати зі спадного списку Елемент заробітної плати.

• Якщо ви відстежуєте заняття, використовуйте спадний список Клас, щоб класифікувати діяльність.

Перевірте, чи встановлено прапорець Оплачуваний. Прапорець Оплачуваний з’являється у верхньому правому куті вікна «Час/Введіть одну дію». Вибравши поле Оплачуваний, ви повідомляєте QuickBooks, що він повинен зберігати цей запис оплачуваної діяльності для подальшого включення в рахунок-фактуру.

Після опису або надання цієї загальної інформації про послугу у вас є два способи записати час, витрачений на послугу:

• Запис часу вручну: ви можете вручну записати час, витрачений на діяльність, використовуючи поле Тривалість, щоб ввести час.

• Нехай QuickBooks записує час. Ви також можете налаштувати QuickBooks записувати час, який ви витратили на заняття. Просто натисніть кнопку «Пуск» у полі «Тривалість», коли ви починаєте дію, і натисніть кнопку «Зупинити», коли зупиняєте дію.

Після того, як ви опишете дію, яку ви виконуєте, у вікні «Час/введіть одну дію», натисніть кнопку «Зберегти та створити» або «Зберегти та закрити», щоб зберегти інформацію про діяльність.

Включно з часом розрахунку в рахунку-фактурі

Щоб додати до рахунку-фактури час та вартість, що підлягають оплаті, створіть рахунок-фактуру звичайним способом. Після того, як ви ідентифікуєте клієнта, і якщо ви відстежували час або витрати для клієнта, QuickBooks запитає, чи хочете ви виставити рахунок за будь-який час або витрати. Якщо ви вкажете «так», QuickBooks відобразить діалогове вікно Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті. На вкладці «Час» діалогового вікна «Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті», показано кожен із разів, який ви записали для клієнта.