Як оплачувати рахунки за допомогою QuickBooks 2014

Якщо ви використовуєте QuickBooks для відстеження рахунків, які ви заборгували, ви не використовуєте вікно Write Checks для запису рахунків, які хочете сплатити. Швидше, ви наказуєте QuickBooks відобразити список цих неоплачених рахунків, які ви вже записали, а потім вибираєте, які рахунки QuickBooks має сплачувати, і банківський рахунок, на який QuickBooks має виписати чек.

Щоб оплатити рахунки, виконайте наведені нижче дії.

1 Виберіть команду Постачальники→ Оплатити рахунки.

QuickBooks відображає вікно Оплатити рахунки. Ви використовуєте вікно Оплатити рахунки, щоб описати платіж, який потрібно здійснити.

2 Опишіть рахунки, які ви хочете оплатити.

Використовуйте перемикач «Показати рахунки» у верхній частині вікна «Оплатити рахунки», щоб визначити, що ви хочете побачити. Виберіть перемикач «До сплати» або «До», щоб відображати лише ті рахунки, які підлягають оплаті на вказану дату або раніше.

Щоб вказати дату, введіть дату в поле «До строку» або «До». Щоб переглянути список усіх рахунків, які потрібно сплатити, виберіть перемикач Показати всі рахунки.

Ви можете скористатися спадним списком «Сортувати за», щоб вибрати порядок, який QuickBooks використовує для перерахування ваших рахунків. Наприклад, ви можете сортувати рахунки за датою платежу, датою знижки, постачальником та сумою до сплати.

3 Виберіть рахунки, які ви хочете оплатити.

Щоб вибрати рахунки, які ви хочете оплатити, клацніть стовпець чека. (Стовпець чека є крайнім лівим стовпцем у списку неоплачених рахунків; на чолі його стоїть прапорець.) Коли ви клацнете стовпець «чек», QuickBooks позначає рахунок прапорцем. Прапорець повідомляє QuickBooks, що ви хочете оплатити цей рахунок.

Щоб скасувати вибір рахунку, знову клацніть стовпець чека. QuickBooks знімає позначку.

4 (Додатково) Перегляньте конкретний рахунок.

Ви можете переглянути детальну інформацію про конкретний рахунок, спочатку клацнувши рахунок, щоб виділити його в списку, а потім натиснувши кнопку Перейти до рахунку. Коли ви це зробите, QuickBooks відкриє вікно «Ввести рахунки» з інформацією про рахунок. Щоб закрити вікно Введення рахунків, натисніть кнопку Закрити.

5 Встановіть знижку.

Якщо натиснути кнопку «Встановити знижку», QuickBooks відобразить вкладку «Знижка» діалогового вікна «Знижки та кредити». Ви можете використовувати вкладку Знижка, щоб ввести суму знижки для рахунку. Якщо ви введете суму знижки для рахунку, ви також введете рахунок знижки. Це рахунок, на який нараховується зменшення — знижка — у правильній сумі.

6 Встановіть кредит і натисніть Готово.

Якщо натиснути кнопку «Встановити кредити» у вікні «Оплатити рахунки», QuickBooks відобразить вкладку «Кредити» діалогового вікна «Знижки та кредити». На вкладці Кредити перелічено будь-які кредитні авізо від цього постачальника. Щоб застосувати кредитове авізо до суми, що належить постачальнику, натисніть кнопку Встановити кредити. QuickBooks позначає застосовані кредити, ставлячи позначку у позначеному стовпці.

Коли ви завершите роботу з діалоговим вікном «Знижки та кредити», натисніть кнопку «Готово», щоб закрити діалогове вікно та повернутися до вікна «Оплатити рахунки».

Натисніть кнопку «Очистити» у діалоговому вікні «Знижки та кредити», щоб очистити застосовані кредити, показані на вкладці «Кредити».

7 Використовуйте спадний список Платіжний рахунок, щоб вибрати банківський рахунок, який буде використовуватися для здійснення платежів.

Кінцевий залишок для банківського рахунку відображає спадний список Рахунок.

8 Використовуйте розкривний список «Способ оплати», щоб вибрати спосіб оплати.

Якщо ви хочете оплачувати рахунки чеком, наприклад, виберіть Чек. Припускаючи, що ви будете друкувати чеки в QuickBooks, виберіть перемикач «Для друку»; інакше виберіть перемикач Призначити контрольний номер, щоб QuickBooks призначив наступний послідовний контрольний номер.

Ви також можете оплачувати рахунки іншими способами, наприклад, кредитною карткою та онлайн-платежем (якщо ви налаштували онлайн-оплату або онлайн-банкінг).

9 Використовуйте поле «Дата платежу», щоб записати дату платежу.

Цей запис взаємодіє із записом Спосіб оплати. Наприклад, встановлена ​​вами дата платежу впливає на момент здійснення онлайн-платежу. Дата платежу також відповідає даті, яка вказана на роздрукованих чеках.

10 Після того, як ви виберете рахунки, які хочете сплатити, і опишете, як ви хочете їх оплатити, натисніть Оплатити вибрані рахунки.

QuickBooks записує платіжні операції на банківському рахунку для оплати вибраних рахунків і закриває вікно Оплатити рахунки.

11 Виконайте завдання.

Вам все одно потрібно роздрукувати всі нероздруковані чеки, необхідні для оплати рахунків, якщо ви використовуєте чеки для оплати рахунків. Вам також потрібно передати будь-які інструкції з онлайн-платежів, необхідні для оплати рахунків, якщо ви вирішили оплачувати рахунки саме так. Якщо ви збираєтеся писати чеки від руки, вам, очевидно, потрібно написати чеки від руки, а потім відправити їх поштою.

Іншими словами, усе, що робить QuickBooks на цьому етапі, — це записує платіжні операції у файлі даних QuickBooks. Вам потрібно роздрукувати чеки, надіслати інструкції щодо оплати в Інтернеті або написати чеки від руки!