Як оплачувати рахунки в QuickBooks 2015

Якщо ви все зробили правильно і правильно записали свої рахунки, виписування чеків за допомогою QuickBooks 2015 нескладно. І це заощадить вам весь той час, який згорбиться над чековою книжкою. Просто виконайте такі дії:

Виберіть Постачальники→Оплатити рахунки.

Або клацніть піктограму Оплатити рахунки на домашній сторінці. Ви побачите вікно Оплатити рахунки.

Змініть дату платежу (унизу) на дату, яку потрібно відображати на чеках.

За замовчуванням це поле показує сьогоднішню дату. Якщо ви хочете іншу дату на чеку платежу — наприклад, якщо ви проводите дату чека — змініть цю дату.

Установіть граничну дату для показу рахунків.

У полі Показати рахунки до або до дати вкажіть QuickBooks, які рахунки відображати, ввівши дату. Якщо ви хочете побачити всі рахунки, виберіть опцію Показати всі рахунки.

Використовуйте спадний список «Сортувати за», щоб розповісти QuickBooks, як сортувати рахунки.

Ви можете впорядкувати рахунки за датою сплати, указавши першими найстаріші рахунки, розташувати їх за алфавітом за постачальниками або розташувати від найбільшої до найменшої.

Визначте, які рахунки платити.

Якщо ви хочете оплатити всі рахунки в діалоговому вікні, натисніть кнопку Вибрати всі рахунки. Якщо ви хочете очистити всі позначені вами рахунки, натисніть кнопку Очистити вибір. Якщо ви хочете вибрати і вибрати, клацніть ліворуч від дати платежу, щоб оплатити рахунок. Зауважте, що після застосування платежу кнопка «Очистити вибір» замінює кнопку «Вибрати всі рахунки».

Змініть сум. Сплатити цифру, якщо ви хочете оплатити лише частину рахунку.

Правильно — ви можете оплатити лише частину рахунку, змінивши номер у сумі. до стовпця Оплата.

Отримайте ставку знижки до раннього платежу на свої рахунки, якщо така є.

Ви можете мати право на знижку дострокового платежу за деякими рахунками. Щоб дізнатися, яку знижку ви отримуєте, натисніть кнопку Сума. для оплати, а потім натисніть кнопку «Встановити знижку», щоб побачити вкладку «Знижка» діалогового вікна «Знижка та кредити».

Використовуйте поле «Сума знижки» на вкладці «Знижка», щоб вказати суму знижки в доларах. Використовуйте поле Рахунок знижки на вкладці Знижка, щоб указати, який рахунок використовувати для запису грошей, заощаджених завдяки знижці.

Отримайте список кредитних авізо, які можна застосувати до платежу.

Натисніть кнопку «Встановити кредити», щоб побачити вкладку «Кредити» діалогового вікна «Знижки та кредити». Якщо ви хочете використати один із зазначених кредитів, щоб зменшити суму рахунку, клацніть його, а потім натисніть Готово.

Виберіть дату платежу, спосіб і банківський рахунок.

Використовуйте поле «Дата» в області платежу, щоб указати, коли має бути сплачено рахунок, у спадному списку «Метод» виберіть спосіб оплати, який ви бажаєте використовувати (чек або кредитна картка), і у спадному списку «Рахунок», щоб вибрати банківський рахунок. який буде здійснений платіж.

Якщо ви підписалися та налаштували функцію онлайн-оплати рахунків QuickBooks, у вас є інший спосіб оплати: онлайн-оплата.

Якщо ви плануєте роздрукувати чек, виберіть опцію «Бути надруковано».

Багато компаній використовують QuickBooks для відстеження чеків, але замість того, щоб роздруковувати чеки, у них співробітники пишуть їх від руки. Якщо ваша компанія використовує цей метод, виберіть опцію Призначити контрольний номер. Потім, коли QuickBooks запитає, як він повинен пронумерувати чек, або введіть номер, ввівши його у відповідне поле, або скажіть QuickBooks автоматично пронумерувати чек.

Натисніть кнопку Оплатити вибрані рахунки, щоб оплатити рахунки.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Підсумок платежів», у якому перелічено сплачені вами рахунки та підраховуються платежі. Ви можете натиснути кнопку «Платити більше рахунків» у звіті «Платежі», щоб повернутися до вікна «Оплатити рахунки» та вибрати інші рахунки для оплати.

Або ви можете натиснути кнопку «Друкувати чеки» у звіті «Підсумок платежу», щоб здійснити наступний крок оплати рахунків: роздрукувати чеки для оплати рахунків. Якщо ви клацнете «Друк чеків», QuickBooks проведе вас через процес друку чеків.

Ще одна маленька бухгалтерська дрібниця. Коли ви сплачуєте рахунок, QuickBooks переходить до реєстру кредиторської заборгованості та зазначає, що ви оплатили ці рахунки; потім він потрапляє в реєстр і «записує» чек або чеки.

Тут ви бачите, що оплачується рахунок у 1000 доларів із майстерні Берти.

QuickBooks показує початкову суму рахунка як суму, яка була сплачена, а не початкову суму рахунку за вирахуванням знижки за дострокову оплату. Він повинен використовувати цей метод, щоб повністю погасити рахунок.

У реєстрі Кредиторська заборгованість ви бачите BILLPMT у стовпці Тип, а сплачену суму — у стовпці Оплачено. Стовпці "Дата сплати" та "Платежі" тепер порожні.

У реєстрі банківських рахунків ви знову побачите BILLPMT у стовпці Тип.

Але не обдурюйте себе — ці рахунки ще насправді не оплачені. Звичайно, вони платні в розумі QuickBooks, але розум QuickBooks поширюється лише до металевої (або модної пластикової) коробки, яка містить ваш комп’ютер. Вам все одно доведеться виписати чи роздрукувати чеки та доставити їх одержувачам.

Якщо ви збираєтеся виписувати чеки вручну, введіть номери чеків із власної чекової книжки в стовпець «Номер реєстру QuickBooks». Ви хочете, щоб ці цифри збігалися, а не крутилися.

І ще одна річ: якщо ви вводите рахунок, ви неодмінно повинні використовувати команду Pay Bills, щоб записати платіж, який погашає рахунок. Якщо ви цього не зробите, неоплачений рахунок залишиться там назавжди, самотній і занедбаний.