Як обробляти переплати в QuickBooks Online

Хоча це трапляється нечасто, клієнт може переплатити вам. Те, як ви обробляєте переплату в QuickBooks Online, залежить від того, чи збираєтеся ви дати клієнту кредит, чи збираєтеся залишити гроші — наче чайові.

Незалежно від ваших намірів, переконайтеся, що ваша компанія QBO налаштована на автоматичне застосування кредитів. Виберіть Gear →Обліковий запис і налаштування, а потім натисніть кнопку Додатково в лівій частині діалогового вікна «Обліковий запис і налаштування». У розділі «Автоматизація» переконайтеся, що ввімкнено функцію «Автоматично застосовувати кредити». Цей параметр змушує QBO створювати кредити, якщо клієнти переплачують вам. Потім ви можете вибрати, як використовувати ці кредити.

Незалежно від того, як ви збираєтеся ставитися до переплати, знайдіть рахунок-фактуру в списку Операції з продажу та натисніть Отримати платіж. Заповніть повну суму, яку ви отримали від клієнта, включаючи суму переплати, в поле Сума отримана. Потім виконайте одну з таких дій:

• Щоб застосувати переплату до наявного рахунка-фактури, у розділі «Неоплачені операції» вікна «Отримати платіж» виберіть рахунки-фактури, до яких потрібно застосувати платіж. Як правило, платіж повністю оплачує принаймні один рахунок-фактуру і частково оплачує інший рахунок-фактуру. QBO автоматично зменшує суму до сплати за частково сплаченим рахунком-фактурою.
• Щоб застосувати переплату до нового рахунка-фактури (той, який ви ще не створили), у розділі «Неоплачені операції» вікна «Отримати платіж» виберіть лише переплачений рахунок-фактуру. У нижній частині вікна «Отримання платежу» ви можете побачити суму, на яку QBO створить кредит, коли ви натиснете «Зберегти та закрити». Коли ви згодом створюєте новий рахунок-фактуру для клієнта, QBO автоматично застосує суму кредиту до нового рахунку-фактури.
• Якщо ви маєте намір залишити переплату як дохід, створіть рахунок доходу «Чайові» та пункт послуги «Чайкові», призначені для рахунку доходу «Чайкові». Потім створіть новий рахунок-фактуру для клієнта, використовуючи пункт «Порада» та суму переплати. QBO автоматично позначає рахунок-фактуру як оплачений, оскільки використовує кредит переплати, який він створив із переплаченого рахунка-фактури.