Як налаштувати фізичні підрахунки та інвентарну вартість у QuickBooks 2011

Зменшення запасів, псування і, на жаль, крадіжки – усе це разом зменшує інвентар, який у вас є. Щоб QuickBooks відображав ці коливання, ви періодично фізично підраховуєте свій інвентар, а потім оновлюєте свої записи QuickBooks за результатами ваших фізичних підрахунків.

Щоб записати вашу фізичну інформацію про підрахунок у QuickBooks, ви використовуєте команду «Налаштувати кількість/значення на руках», яка доступна вам у двох різних місцях. Якщо ви відобразите список елементів, натисніть кнопку «Дії» (яка з’являється внизу вікна «Список предметів») і виберіть команду «Коригувати кількість/цінність під рукою». Ви також можете вибрати Постачальники→ Діяльність із запасами→ Налаштувати кількість/вартість на руках. Якщо вибрати будь-яку команду, відобразиться вікно Налаштувати кількість/значення на руках.

Щоб скористатися вікном «Налаштувати кількість/цінність на руках», виконайте такі дії:

Використовуйте поле Тип коригування, щоб указати, що ви коригуєте.

Ви можете налаштувати кількість, значення або обидва. Виберіть відповідний запис у полі Тип коригування: Кількість, Загальна вартість або Кількість і загальна вартість.

Запишіть дату вашого фізичного підрахунку в полі «Дата коригування».

Виберіть рахунок витрат, який потрібно використовувати для відстеження витрат на скорочення запасів, зі спадного списку Рахунок коригування.

(Необов’язково) Надайте контрольний номер (якщо ви використовуєте цифри), щоб однозначно та значуще ідентифікувати транзакцію чи перехресне посилання.

(Необов’язково) Вкажіть клієнта: робота та клас.

Якщо це доречно, а в багатьох випадках це не буде, скористайтеся вікном «Клієнт: Робота», щоб визначити роботу, пов’язану з цим скороченням запасів. Подібним чином, якщо необхідно, використовуйте поле «Клас», щоб визначити клас, який ви хочете використовувати для відстеження цього скорочення запасів.

Поставте правильні запаси та відрегулюйте їх вартість.

Стовпці «Позиція», «Опис» і «Поточна кількість» у вікні «Коригувати кількість/вартість під рукою» визначають предмети запасів, які ви зберігаєте, і поточну кількість. Використовуйте стовпець Нова кількість, щоб указати правильну фізичну кількість товару.

Фактично ви можете ввести значення або в стовпець Нова кількість, або в стовпець Різниця в кількості. QuickBooks обчислює іншу кількість, використовуючи поточну інформацію про кількість, яку ви надаєте.

Якщо ви виберете запис «Загальна вартість» або запис «Кількість і загальна вартість» у полі «Тип коригування», QuickBooks відобразить розширену версію вікна «Коригувати кількість/значення на руках».

Надайте опис пам’ятки (якщо хочете).

Натисніть «Зберегти та закрити» або «Зберегти та створити», щоб зберегти коригування.