Як налаштувати форму рахунка-фактури в QuickBooks 2011

QuickBooks 2011 дозволяє вибрати форму рахунка-фактури, яка найкраще відповідає вашому бізнесу. Щоб вибрати форму рахунка-фактури в QuickBooks, виберіть «Клієнти»→ «Створити рахунки-фактури». Коли QuickBooks відобразить вікно «Створити рахунки-фактури», скористайтеся спадним списком «Шаблон», який з’являється у верхній правій частині вікна, щоб вибрати потрібну форму рахунка-фактури.

Хоча ви можете вибрати попередньо визначений шаблон форми рахунка-фактури для своїх рахунків-фактур, QuickBooks надає вам більше гнучкості. Ви також можете створити спеціальні шаблони рахунків-фактур, щоб створити рахунок-фактуру, який буде виглядати саме так, як ви хочете.

Вибір шаблону для налаштування

Щоб вибрати шаблон для налаштування, натисніть кнопку Налаштувати у вікні Створення рахунків-фактур. Тоді у вас є два варіанти:

• Ви можете натиснути кнопку «Створити новий дизайн», щоб перейти на веб-сайт, який проведе повноцінний сеанс графічного дизайну для форми рахунка-фактури.

• Ви можете натиснути кнопку Налаштувати макет даних, щоб отримати доступ до діалогових вікон, які дозволяють вносити незначні зміни до форми рахунка-фактури.

Якщо натиснути кнопку «Налаштувати макет даних», QuickBooks спочатку запитає, чи може він зробити копію вже відображеного рахунка-фактури у шаблоні вікна «Створення рахунків-фактур» (з цим потрібно погодитися). Якщо натиснути кнопку OK, QuickBooks відобразить діалогове вікно Додаткове налаштування. Натисніть кнопку Основна настройка.

Можливо, вам знадобиться розгорнути вікно Створення рахунків-фактур, щоб побачити кнопку Основне налаштування.

Щоб визначити, який шаблон форми рахунка-фактури ви хочете налаштувати, натисніть кнопку Керувати шаблонами, а потім, коли QuickBooks відобразить діалогове вікно Керування шаблонами, виберіть шаблон рахунка-фактури, який потрібно налаштувати.

Просте налаштування рахунків-фактур

Діалогове вікно «Основна настройка» надає кілька простих варіантів налаштування рахунків-фактур. Під час виконання цих налаштувань у полі «Попередній перегляд» у правій половині діалогового вікна «Основне налаштування» відображатимуться ваші зміни.

Логотип, будь ласка

Щоб додати логотип до рахунків-фактур, установіть прапорець Використовувати логотип. QuickBooks відображає діалогове вікно Вибір зображення; використовуйте його, щоб вибрати графічний файл із зображенням вашого логотипу.

Розфарбуй ти красивий

Щоб додати колір до рахунків-фактур, виберіть колірну схему, яку ви хочете використовувати, зі спадного списку «Вибрати колірну схему», а потім натисніть «Застосувати колірну схему».

Повозитися зі шрифтами рахунків-фактур

Ви можете вибрати шрифт, який QuickBooks використовує для фрагментів тексту, що входять до рахунку-фактури. Просто виберіть потрібний фрагмент тексту у списку Змінити шрифт для та натисніть кнопку Змінити шрифт. QuickBooks відображає діалогове вікно Приклад. Використовуйте його поля «Шрифт», «Стиль шрифту» та «Розмір», щоб визначити, як має виглядати виділений фрагмент тексту.

Вказати інформацію про компанію та транзакцію

Параметри «Інформація про компанію та транзакції» дозволяють вказати, яка інформація має відображатися в шаблоні форми.

Якщо вам потрібно змінити деяку інформацію про компанію, натисніть кнопку Оновити інформацію. QuickBooks відображає діалогове вікно «Інформація про компанію», яке можна використовувати для редагування або оновлення назви компанії, адреси, номера телефону тощо.

Додаткові параметри налаштування

Якщо ви не можете створити рахунки-фактури, які виглядають саме так, як ви хочете, використовуючи параметри, доступні у вікні «Основна настройка», наступним кроком буде натиснути кнопку «Додаткове налаштування». Це діалогове вікно надає вам більше контролю як над інформацією, яка відображається у ваших рахунках-фактурах, так і над способом друку рахунків-фактур.

Ви можете повернути всі налаштування рахунків-фактур до стану за замовчуванням, натиснувши кнопку За замовчуванням. Однак, коли ви робите це, ви видаляєте всі внесені вами зміни або налаштування.