Як налаштувати співробітників у QuickBooks Enhanced Payroll Process

Після того, як ви налаштуєте інформацію про свою компанію для нарахування заробітної плати в QuickBooks, ви готові налаштувати працівників для нарахування заробітної плати. У рамках процесу розширеного налаштування заробітної плати QuickBooks відображає веб-сторінку, на яку ви можете додати своїх співробітників.

Ви також можете додати співробітників, відобразивши Центр працівників. (Виберіть команду Employees→Employee Center і натисніть кнопку New Employee.) Коли ви натискаєте кнопку New Employee, QuickBooks відображає вкладку Personal діалогового вікна New Employee.

Щоб описати співробітника, ви заповнюєте поля, наведені на вкладці Особисті. Все це само собою зрозуміло; ви вводите ім’я особи в поля Legal Name. Ім’я працівника входить у поле Перше, середнє ініціал – у поле ІМ тощо.

Ви клацаєте вкладку «Адреса та контакт» (не показано), щоб зібрати та зберегти поштову адресу співробітника та іншу контактну інформацію, як-от номер його телефону.

Якщо ви хочете збирати та зберігати додаткову інформацію про співробітника (наприклад, номер його банківського рахунку для прямого депозиту), натисніть вкладку Додаткова інформація (також не показана). На цій вкладці є кнопка «Визначити поле», яку можна використовувати для збору користувацьких частин інформації про співробітника.

Щоб використовувати параметр «Спеціальне поле», натисніть кнопку «Визначити поле», а потім скористайтеся діалоговим вікном «Визначити поле», щоб визначити поля, які потрібно додати.

Надання відомостей про заробітну плату та податкову інформацію

Використовуйте вкладку «Інформація про заробітну плату», щоб описати, як розраховується заробітна плата працівника. Використовуйте спадний список Розклад заробітної плати, щоб налаштувати звичайний графік нарахування заробітної плати (наприклад, щотижня чи півмісяця) та призначити працівника до графіка нарахування заробітної плати. Використовуйте спадний список Частота оплати, щоб визначити період оплати.

Якщо ви ввімкнули функцію відстеження класів QuickBooks, скористайтеся спадним списком Клас, щоб класифікувати виплати цьому співробітнику. Ви вводите пункт заробітної плати в області Прибутки. Наприклад, якщо працівник отримує річну зарплату в розмірі 30 000 доларів США, ви вводите статтю зарплати в стовпці Назва елемента. Потім ви вводите річну зарплату в розмірі 30 000 доларів США в стовпці Погодинна/Річна ставка.

Якщо ви налаштували QuickBooks для обробки інших надбавок або відрахувань у чеку заробітної плати (відшкодування витрат або пенсійних відрахувань), скористайтеся областю «Додатки, відрахування та внески компанії», щоб описати ці елементи та суми позицій.

Щоб описати, які податки сплачує працівник, натисніть кнопку Податки. QuickBooks відображає діалогове вікно «Податки». Використовуйте вкладку «Федеральний», щоб визначити статус подання працівника, кількість витребуваних надбавок та будь-які вказані додаткові утримання.

Крім того, скористайтеся прапорцями «Тема для», щоб вказати, чи підлягає цей працівник податковій системі Medicare, соціального страхування чи федерального податку на безробіття, чи він має право на отримання кредиту на зароблений дохід.

Не всі працівники підлягають оподаткуванню податками Medicare та Social Security. Для отримання додаткової інформації зверніться до свого податкового консультанта.

Очевидно, що вкладка «Держава» містить поля, які ви можете використовувати для опису державних податків. Вкладка Державний податок залежить від штату, у якому ви перебуваєте.

На вкладці «Інше» можна описувати та зберігати будь-яку інформацію про місцеві податки, наприклад, міський прибутковий податок. Знову ж таки, те, що ви бачите на вкладці Інше, залежить від вашого регіону.

Якщо натиснути кнопку «Хворий/відпустка» на вкладці «Інформація про заробітну плату» діалогового вікна «Новий працівник», ви побачите діалогове вікно «Лікувати та відпустка». У цьому діалоговому вікні можна вказати, як нараховуються оплата за хворобу чи відпустку та час особистої відпустки за період заробітної плати. Ви можете вказати кількість годин лікарняних або відпусток у текстовому полі Години, доступні станом на час, коли ви налаштовуєте нарахування заробітної плати.

Ви можете скористатися спадним списком «Період нарахування», щоб указати, як часто слід нараховувати лікарняні або відпустку. Якщо нараховується оплата за хворобу або відпустку, скористайтеся полем Нараховані години, щоб визначити, скільки годин лікарняного чи відпустки працівник отримує за кожну зарплату чи годину або на початку року.

Якщо ви встановили максимальну кількість годин непрацездатності або відпустки, яку може накопичити працівник, введіть це значення в поле Максимальна кількість годин. Якщо ви хочете скинути лікарняні та відпустку на нуль на початку кожного року, виберіть Скинути години кожного нового року? прапорець.

Область «Відпустка» діалогового вікна «Хворий і відпустка» працює так само, як і область «Хворий». Наприклад, введіть кількість доступних годин відпустки в поле Години, доступні станом на час. Використовуйте спадний список Період нарахування, щоб указати, як часто працівники отримують відпустку.

Використовуйте прапорці «Нараховані години» та «Максимальна кількість годин», щоб контролювати, як працюють розрахунки нарахування часу відпустки. Нарешті, виберіть Скидання годин роботи кожного Нового року? прапорець, щоб обнулити час відпусток на початку кожного нового року.

Якщо ви вибрали опцію Прямий депозит, натисніть кнопку Прямий депозит на вкладці Інформація про заробітну плату діалогового вікна «Новий працівник». QuickBooks пропонує вам надати інформацію, необхідну для безпосереднього внесення чеків для співробітників.

Надання іншої інформації, що стосується зайнятості

Якщо вибрати вкладку «Інформація про зайнятість» у діалоговому вікні «Новий працівник», QuickBooks відобразить вкладку, яку ви використовуєте для зберігання дати найму, дати звільнення та подібних фрагментів даних про роботу.