Як налаштувати список постачальників QuickBooks 2014

Так само, як ви використовуєте список клієнтів у QuickBooks, щоб вести записи про всіх своїх клієнтів, ви використовуєте список постачальників, щоб вести записи про своїх постачальників. Як і список клієнтів, список постачальників дозволяє збирати та записувати інформацію, таку як адреса постачальника, контактна особа тощо.

Щоб додати постачальника до списку постачальників, виконайте такі дії:

1 Виберіть команду Постачальники→ Центр постачальників.

Коли ви це зробите, QuickBooks відобразить вікно Vendor Center.

2Щоб додати нового постачальника, натисніть кнопку «Новий постачальник», а потім виберіть «Новий постачальник» зі спадного списку.

QuickBooks відображає вікно «Новий постачальник».

3 Введіть ім’я постачальника у полі «Ім’я постачальника».

Як і у випадку зі списком Customer:Job, ви використовуєте це ім’я для посилання на постачальника в QuickBooks. З цієї причини абревіатура підійде. Ви просто хочете чогось легкого для введення і запам’ятовування.

4 (Необов’язково) Якщо ви платите своєму постачальнику у валюті, що відрізняється від вашої звичайної національної валюти, виберіть цю валюту зі спадного списку Валюта.

Якби ви сказали QuickBooks, що працюєте в кількох валютах — ви б зробили це під час процесу налаштування EasyStep Interview — QuickBooks хоче, щоб ви ідентифікували, коли ви отримуєте рахунки від постачальника або платите від нього у валюті, відмінній від вашої домашньої валюти. (Примітка: на малюнку не показано розкривний список Валюта, оскільки функція відстеження кількох валют не ввімкнена.)

5 (Звичайне правило) Ігноруйте поля «Початковий баланс» і «За станом».

Не робіть нічого з полями Початковий баланс і Станом на стан. Люди, які не знають краще, використовують ці поля, щоб ввести початковий баланс заборгованості постачальнику та дату заборгованості. Але це створює проблеми лише пізніше. У якийсь момент у майбутньому бухгалтер цієї бідної душі повинен буде знайти й виправити цю помилку.

Однак, як і під час додавання нових клієнтів, існує виняток із звичайного правила.

Хоча звичайне правило полягає в тому, що ви не хочете встановлювати початковий баланс для постачальника, це правило має важливий виняток. Ви реєструєте залишок кредиторської заборгованості на дату конвертації, встановлюючи початковий баланс для кожного постачальника на дату конвертації. Сума цих початкових залишків – це те, що QuickBooks використовує для визначення загальної суми кредиторської заборгованості на дату конвертації.

6 Надайте інформацію про адресу постачальника.

Вкладка «Інформація про адресу» містить безліч простих для розуміння вікон, які ви використовуєте для збору інформації про назву та адресу постачальника. Ви вводите, як очікується, повне ім’я постачальника в поле Назва компанії.

Ви можете натиснути кнопки «Редагувати» на вкладці «Інформація про адресу», щоб відобразити інше діалогове вікно під назвою «Редагувати інформацію про адресу», яке дозволяє вводити адресу у типовому форматі адреси, міста, штату та поштового індексу. Кнопки «Редагувати» з’являються праворуч від адресних блоків «Від кого» і «Відправлено».

7 Надайте будь-яку необхідну додаткову інформацію.

На вкладці "Параметри платежу" зібрана найбільш релевантна інформація про постачальника, включаючи номер рахунку, кредитний ліміт та умови оплати, але якщо ви натиснете вкладку "Налаштування податків", вкладку "Налаштування облікового запису" або вкладку "Додаткова інформація", QuickBooks відобразить кілька інших полів, які Ви можете використовувати для збору та зберігання інформації:

На вкладці «Налаштування оподаткування» можна отримати ідентифікаційний податковий номер постачальника, щоб ви могли (як цього іноді вимагає федеральне податкове законодавство) надіслати постачальнику форму 1099 наприкінці року.

На вкладці Налаштування облікового запису можна вказати, які облікові записи QuickBooks має використовувати для попереднього заповнення полів облікового запису під час введення транзакції для постачальника.

Вкладка «Додаткова інформація» дозволяє класифікувати постачальника за типом, а також дозволяє створювати інші користувацькі поля.

Якщо ви вперше платите постачальнику, гарною рекомендацією буде отримати його податковий номер. Якщо хтось не надасть вам свій ідентифікаційний номер податкової особи — таким чином ви не можете повідомити йому про платежі, які ви здійснюєте, — це, ймовірно, ознака дещо не так.

Якщо ви клацнете вкладку «Параметри облікового запису» (четверта вкладка, доступна у вікні «Новий постачальник»), QuickBooks відобразить поля, які ви можете використовувати для переліку облікових записів, які ви хочете, щоб QuickBooks автоматично заповнював для вас, коли ви записуєте чек якомусь постачальнику або коли ви записувати рахунок від якогось постачальника.

Наприклад, якщо чек орендодавцю завжди оплачує витрати на оренду та комунальні послуги, ви можете наказати QuickBooks попередньо заповнити, використовуючи ці два облікові записи щоразу, коли ви вказуєте, що виписуєте чек або записуєте рахунок від орендодавця.