Як налаштувати список основних засобів у QuickBooks 2020

Якщо ваша компанія володіє великою кількістю речей з довготривалою вартістю, ви або ваш бухгалтер повинні стежити за цими пунктами. Якщо вам потрібно відстежувати елементи, ви можете зробити це за допомогою списку основних засобів у QuickBooks 2020 .

Додавання елементів до списку основних засобів

Щоб додати предмет меблів, деяку частину обладнання чи механізмів або інший предмет довговічної цінності до списку основних засобів, виконайте такі дії:

Виберіть «Списки»→ «Список основних засобів», щоб відобразити список основних засобів.

QuickBooks відображає вікно списку основних засобів. Спочатку, оскільки ви ще не додали жодних об’єктів, у списку немає жодних об’єктів.

Чи є активи, які ви вже придбали? Ви можете редагувати первинну операцію купівлі та додати основний засіб до списку під час редагування.

Вікно списку основних засобів

Повідомте QuickBooks, що ви хочете додати елемент до списку основних засобів.

Натисніть кнопку «Елемент» (унизу зліва), а потім виберіть «Новий» у меню, яке відображається в QuickBooks. QuickBooks відображає вікно «Новий елемент».

Вікно «Новий елемент».

Назвіть актив.

Дайте об’єкту унікальну назву. Ви можете дати предмету меблів назву, наприклад, шкіряний диван, комп’ютеру — HP Pavilion, а транспортному засобу — пікап Ford F-150 2017 року випуску .

Виберіть відповідний рахунок основних засобів.

У спадному списку Обліковий запис об’єкта виберіть обліковий запис основних засобів, до якого слід розмістити описуваний актив. Наприклад, шкіряний диван, який використовується у вашій розкішній приймальні, може бути розміщений на рахунку основних засобів для меблів та обладнання. Вантажівка для доставки може бути розміщена на рахунку основних засобів транспортних засобів.

QuickBooks, як ви могли здогадатися, надає купу облікових записів автоматично, але ви можете не побачити потрібний або потрібний обліковий запис у спадному списку Asset Account. Ви можете додати новий обліковий запис активів на льоту, ввівши нову назву облікового запису та натиснувши Enter. Коли QuickBooks бачить, що обліковий запис основних засобів ще не налаштовано, він пропонує вам налаштувати новий обліковий запис основних засобів.

Опишіть умови покупки.

Використовуйте область інформації про покупку, щоб описати товар, який ви придбали, та умови покупки. Наприклад, ви хочете вказати, чи є об’єкт новим чи використаним, вибравши перемикач «Новий» або «Використаний». Ви можете вказати опис покупки, дату покупки, вартість покупки та навіть ідентифікувати постачальника, використовуючи інші, зрозумілі поля в області Інформація про покупку.

(Необов’язково) Детальніше опишіть об’єкт.

Область інформації про актив у нижній частині вікна «Новий елемент» містить додаткові текстові поля, які можна використовувати для опису активу. Область надає величезне поле, в якому можна, наприклад, розмістити довгий опис активу. У вас також є поля, за допомогою яких можна визначити місце розташування активу, номер оригінального замовлення на покупку (PO), серійний номер активу та дату закінчення гарантії.

Якщо цих полів недостатньо, то QuickBooks навіть надає область приміток, яку можна використовувати, щоб написати невелику оду до свого активу або записати якусь іншу інформацію про активи.

Збережіть опис елемента активу.

Натисніть OK, щоб одночасно зберегти опис нового елемента активу та закрити вікно «Новий елемент». Або натисніть «Далі», щоб зберегти опис нового елемента активу, але залишити вікно «Новий елемент» відкритим.

Додавання основних засобів на льоту

Ви можете додавати елементи до списку основних засобів, як описано в попередніх параграфах. Крім того, ви можете додати елемент до списку основних засобів, коли записуєте рахунок, який записує рахунок-фактуру постачальника за актив, або коли ви записуєте чек, який оплачує рахунок-фактуру постачальника за актив.

Ось як це працює: якщо ви сказали QuickBooks, що хочете підтримувати список основних засобів, QuickBooks запропонує вам додати елемент основних засобів, коли ви класифікуєте або дебетуєте рахунок основних засобів під час введення рахунку або запису чека.

Щоб зібрати інформацію, необхідну для налаштування елемента основних засобів, QuickBooks відображає те саме вікно «Новий елемент». Дії для заповнення вікна «Новий елемент» також працюють під час додавання елементів основних засобів «на льоту».

Редагування елементів у списку основних засобів

Щоб відредагувати елемент основних засобів (скажімо, ви зробили помилку, вводячи певну частину інформації), виконайте такі дії:

Виберіть Списки→ Список основних засобів.

QuickBooks відображає вікно списку основних засобів.

Двічі клацніть елемент, який потрібно відредагувати.

QuickBooks відображає вікно редагування елемента.

Вікно «Редагувати елемент».

Оновіть опис активу.

За потреби оновіть інформацію, відображену в областях Інформація про покупку та Інформація про активи. Зауважте також, що якщо ви хочете зафіксувати вибуття активу, ви можете встановити прапорець Об’єкт продано. Потім QuickBooks вмикає текстові поля області інформації про продажі. Ви можете використовувати їх для визначення дати продажу, ціни та суми витрат на продаж.

QuickBooks не веде бухгалтерського обліку з інформацією про покупку та/або продажі, що відображається у вікнах "Новий елемент" і "Редагувати товар". Це не додає актив до балансу, оскільки ви, наприклад, налаштували статтю основних засобів. І QuickBooks не обчислюватиме прибуток чи втрату від вибуття активу, оскільки ви вводите інформацію про продажі. Вам потрібно зробити це самостійно — або попросити свого бухгалтера — за допомогою стандартних операцій QuickBooks або традиційних записів у журналі.