Як налаштувати список клієнтів у QuickBooks 2014

Список клієнтів у QuickBooks відстежує всіх ваших клієнтів і інформацію про них. Наприклад, у списку клієнтів відстежуються адреси виставлення рахунку та адреси доставки для клієнтів.

Щоб додати клієнта до списку клієнтів, виконайте наведені нижче дії.

1 Виберіть команду Клієнти→Центр клієнтів.

QuickBooks відображає вікно Центру клієнтів.

2Щоб додати нового клієнта, натисніть кнопку «Новий клієнт і робота», а потім виберіть команду «Новий клієнт».

QuickBooks відображає вікно «Новий клієнт».

3 Використовуйте поле Ім’я клієнта, щоб дати клієнту коротке ім’я.

Вам не потрібно вводити повне ім’я клієнта в поле Ім’я клієнта. Цю інформацію можна помістити в поле Назва компанії, яке показано на вкладці Інформація про адресу. Вам просто потрібна скорочена версія імені клієнта, яку можна використовувати для посилання на клієнта в обліковій системі QuickBooks.

4 (Необов’язково) Якщо ви виставляєте рахунок клієнту у валюті, відмінній від вашої звичайної національної валюти, виберіть цю валюту зі спадного списку Валюта.

Якби ви сказали QuickBooks, що працюєте в кількох валютах — ви б зробили це під час процесу налаштування EasyStep Interview — QuickBooks хоче, щоб ви ідентифікували, коли ви виставляєте рахунок клієнту та отримуєте платежі від клієнта у валюті, відмінній від вашої домашньої валюти.

(Примітка. Розкривний список Валюта не відображається на малюнку, оскільки функція відстеження кількох валют не ввімкнена.)

5 (Звичайне правило) Ігноруйте початковий баланс і поле As Of.

Зазвичай ви не хочете встановлювати початковий баланс клієнта за допомогою полів Початковий баланс і Станом на стан. Це неправильний спосіб встановлення балансу дебіторської заборгованості на рахунках нових клієнтів. Якщо ви робите це, ви, по суті, налаштовуєте дебетову частину запису без відповідної кредитної частини.

Пізніше вам доведеться зайти і ввести божевільні, дивні записи в журналі, щоб виправити свою неповну бухгалтерію. Але є виняток із звичайного правила.

Хоча звичайним правилом є те, що ви не хочете встановлювати початковий баланс для клієнта, це правило має важливий виняток. Ви реєструєте баланс своєї дебіторської заборгованості на дату конвертації, встановлюючи початковий баланс для кожного клієнта на дату конвертації. Сума цих початкових залишків – це те, що QuickBooks використовує для визначення загальної дебіторської заборгованості на дату конвертації.

6 Використовуйте поля на вкладці «Інформація про адресу», щоб указати назву компанії та контактну інформацію, включаючи ім'я контакту, номери телефонів, номери факсу, адреси електронної пошти, адреси виставлення рахунку та доставки тощо.

Введіть чиєсь ім’я та прізвище в поля Повне ім’я, а номери телефонів вашого клієнта введіть у поля з написом Основний телефон і Робочий телефон.

7 Натисніть вкладку Налаштування платежу, щоб відобразити набір відображених полів.

Ви можете записати номер рахунку клієнта, його або її кредитний ліміт, умови оплати, бажані способи оплати та доставки та навіть інформацію про кредитну картку.

8 (Необов’язково) Якщо ви відстежуєте податки з продажів, натисніть вкладку Налаштування податку з продажу, щоб відобразити поля, які ви будете використовувати для визначення ставки податку з продажів цього клієнта.

Наприклад, вкладка Налаштування податку з продажу містить розкривний список Код податку, який ви використовуєте, щоб указати, який код податку з продажу застосовується до цього конкретного клієнта. Ви також можете визначити фактичну позицію податку з продажів і, якщо необхідно, номер перепродажу.

9 Надайте трохи додаткової інформації про клієнта.

Якщо ви клацнете вкладку Додаткова інформація, QuickBooks відобразить кілька інших полів, які можна використовувати для збору та зберігання інформації про клієнтів. Наприклад, ви можете використовувати спадний список Тип клієнта, щоб класифікувати клієнта як відповідного до певного типу клієнта.

І ви можете скористатися спадним списком Представник, щоб визначити торгового представника клієнта за замовчуванням. Ви також можете натиснути кнопку Визначити поля, щоб вказати додаткові поля, які потрібно зібрати та звітувати для клієнта.

10 (Необов'язково) Натисніть вкладку Інформація про роботу, щоб описати роботу клієнта.

На вкладці «Інформація про роботу» можна описати інформацію, пов’язану з конкретною роботою, що виконується для клієнта. Ви використовуєте вкладку «Інформація про роботу», якщо ви не лише налаштовуєте клієнта, а й налаштовуєте роботу для цього клієнта.

Коли ви закінчите описувати клієнта, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або «Зберегти та створити», щоб зберегти опис.