Як налаштувати список клієнтів у QuickBooks 2013

Список клієнтів у QuickBooks 2013 відстежує всіх ваших клієнтів і інформацію про них. Наприклад, у списку клієнтів відстежуються адреси виставлення рахунку та адреси доставки для клієнтів.

Щоб додати клієнта до списку клієнтів, виконайте наведені нижче дії.

1 Виберіть команду Клієнти→Центр клієнтів.

QuickBooks відображає вікно Центру клієнтів.

2Щоб додати нового клієнта, натисніть кнопку «Новий клієнт і робота», а потім виберіть команду «Новий клієнт».

QuickBooks відображає вікно «Новий клієнт».

3 Використовуйте поле Ім’я клієнта, щоб дати клієнту коротке ім’я.

Вам не потрібно вводити повне ім’я клієнта в поле Ім’я клієнта. Цю інформацію можна помістити в поле Назва компанії, яке показано на вкладці Інформація про адресу. Вам просто потрібна скорочена версія імені клієнта, яку можна використовувати для посилання на клієнта в обліковій системі QuickBooks.

4 (Необов’язково) Якщо ви виставляєте рахунок клієнту у валюті, відмінній від вашої звичайної національної валюти, виберіть цю валюту зі спадного списку Валюта.

Якби ви сказали QuickBooks, що працюєте в кількох валютах — ви б зробили це під час процесу налаштування EasyStep Interview — QuickBooks хоче, щоб ви ідентифікували, коли ви виставляєте рахунок клієнту та отримуєте платежі від клієнта у валюті, відмінній від вашої домашньої валюти.

5 (Звичайне правило) Ігноруйте початковий баланс і поле As Of.

Зазвичай ви не хочете встановлювати початковий баланс клієнта за допомогою полів Початковий баланс і Станом на стан. Це неправильний спосіб встановлення балансу дебіторської заборгованості на рахунках нових клієнтів. Якщо ви робите це, ви, по суті, налаштовуєте дебетову частину запису без відповідної кредитної частини. Пізніше вам доведеться зайти і ввести божевільні, дивні записи в журналі, щоб виправити свою неповну бухгалтерію.

6 Використовуйте поля на вкладці Інформація про адресу, щоб надати інформацію.

Введіть назву компанії, включаючи контактну інформацію, адресу виставлення рахунку та доставки, ім’я контакту, контактний номер телефону, номер факсу тощо.

7 Надайте трохи додаткової інформації про клієнта.

Якщо ви клацнете вкладку Додаткова інформація, QuickBooks відобразить кілька інших полів, які можна використовувати для збору та зберігання інформації про клієнтів. Наприклад, ви можете використовувати спадний список Тип, щоб класифікувати клієнта як відповідного до певного типу клієнта.

Використовуйте спадний список Умови, щоб визначити умови оплати за замовчуванням клієнта. Використовуйте спадний список Представник, щоб визначити торгового представника клієнта за замовчуванням. Нарешті, скористайтеся переважним методом надсилання, щоб вибрати метод за замовчуванням для передачі рахунків-фактур та кредитових авізо клієнта.

Ви також можете записати номер перепродажу, вказати рівень ціни за замовчуванням і навіть натиснути кнопку Визначити поля, щоб вказати додаткові поля, які потрібно зібрати та звітувати для клієнта.

8 Натисніть вкладку Інформація про платіж, щоб відобразити набір полів.

Ви можете записати номер рахунку клієнта, його або її кредитний ліміт і бажаний спосіб оплати.

9 (Необов’язково) Натисніть вкладку Інформація про роботу, щоб описати роботу клієнта.

На вкладці «Інформація про роботу» можна описати інформацію, пов’язану з конкретною роботою, що виконується для клієнта. Ви використовуєте вкладку «Інформація про роботу», якщо ви не лише налаштовуєте клієнта, а й налаштовуєте роботу для цього клієнта.