Як налаштувати роботу QuickBooks 2015

У QuickBooks 2015 ви можете відстежувати рахунки-фактури за клієнтом або за клієнтом і роботою. Це може здатися дивним, але деякі компанії виставляють клієнтам рахунки (можливо, кілька разів) за конкретні роботи. Візьмемо випадок будівельного субпідрядника, який виконує фундаментні роботи для кількох будівельників односімейних будинків. Цей будівельний субпідрядник, ймовірно, виставляє рахунки своїм клієнтам за завданнями, і він виставляє рахунки кожному замовнику кілька разів за одну й ту саму роботу.

Наприклад, він виставляє рахунки компанії Poverty Rock Builders за роботу фундаменту на Берч-стріт, 1113, коли заливає фундамент, а потім знову, коли закладає блок. У 1028 Fairview для однієї і тієї ж базової роботи потрібно більше одного рахунку-фактури.

Щоб створити робочі місця для клієнтів, спочатку потрібно описати клієнтів. Потім виконайте такі дії:

Виберіть Клієнти→Центр клієнтів.

QuickBooks відображає вікно Центру клієнтів.

Клацніть правою кнопкою миші клієнта, для якого ви хочете налаштувати роботу, виберіть «Додати роботу» у контекстному меню, що з’явиться, і натисніть вкладку «Додати роботу».

QuickBooks відображає вікно Нове завдання. Ви використовуєте це вікно для опису роботи. Велика частина інформації в цьому вікні відображається в рахунку-фактурі.

Додайте назву роботи.

Курсор знаходиться в текстовому полі «Назва завдання». Просто введіть назву роботи або проекту.

(Необов’язково) Якщо ви відстежуєте залишки клієнта за завданнями, введіть початковий баланс роботи.

Перемістіть курсор до текстового поля Початковий баланс і введіть загальну суму заборгованості клієнта за роботу, яку ви описуєте, на дату конвертації.

Введіть поточну дату в текстове поле Станом на.

Ідентифікуйте клієнта.

Якщо на кроці 2 ви вибрали не того клієнта, подивіться на спадний список Клієнт. Чи вказано правильного клієнта? Якщо ні, активуйте розкривний список і виберіть потрібного клієнта.

(Необов’язково) Назвіть свій контакт і заповніть іншу відповідну інформацію.

Ви можете ввести ім’я свого контакту та альтернативний контакт у текстові поля Повне ім’я. QuickBooks заповнює текстове поле «Контакт». Вам, мабуть, не потрібно розповідати про це, але заповніть текстові поля Телефон, Факс, Електронна пошта та веб-сайт, щоб мати цю інформацію під рукою.

Введіть платіжну адресу роботи.

Ви можете використати текстове поле «Рахунок до», щоб надати платіжну адресу клієнта. Оскільки висока ймовірність того, що адреса виставлення рахунку збігається з адресою виставлення рахунку клієнта, QuickBooks копіює адресу виставлення рахунку зі списку клієнтів. Але якщо потрібно, внесіть зміни.

Виберіть адресу доставки.

Ви можете використати текстове поле «Доставити», щоб указати адресу доставки роботи. Натисніть кнопку Копіювати, якщо адреса доставки збігається з адресою для отримання рахунку.

Перейдіть на вкладку Налаштування платежу та опишіть умови оплати клієнта.

За допомогою вкладки «Налаштування платежу», наприклад, ви можете записати номер рахунку та бажаний спосіб оплати. Ви можете встановити кредитний ліміт клієнта за допомогою поля Кредитний ліміт. Також ви можете зберігати інформацію про оплату кредитною карткою для клієнтів, які хочуть, щоб ви зберігали номери їхніх карток.

(Мало необов’язково) Натисніть вкладку «Додаткова інформація» та категоризуйте роботу.

Ви можете скористатися спадним списком Тип клієнта, щоб вказати тип роботи. Єдиними початковими типами в списку за замовчуванням є «Від реклами», «Реферал», «Роздрібна торгівля» та «Оптовий продаж». Ви можете створити інші типи, вибравши «Додати новий» зі спадного списку «Тип клієнта» (щоб QuickBooks відобразило діалогове вікно «Новий тип клієнта»), а потім заповнивши пропуски.

(Необов’язково) Натисніть вкладку Інформація про роботу та додайте інформацію про конкретну роботу.

Ви можете скористатися спадним списком «Статус роботи» на вкладці «Інформація про вакансії», щоб вибрати «Немає», «Очікує на виконання», «Нагороджено», «Виконується», «Закрито» або «Не надається», залежно від того, що найбільше підходить. Очевидно, що дата початку – це день, коли ви починаєте роботу. Як всім відомо, прогнозований кінець і кінцева дата не обов’язково збігаються. Не заповнюйте дату завершення, поки робота не буде фактично завершена.

Поле «Опис роботи» може містити будь-яку корисну інформацію, яку ви можете вмістити в один рядок, а тип роботи — це додаткове поле, яке ви можете використовувати. (Якщо ви використовуєте це поле, ви можете додати новий тип роботи, вибравши Додати нове зі списку Тип роботи.)

Збережіть інформацію про завдання, натиснувши ОК або Далі.

Після того, як ви закінчите описувати завдання, у вас є два варіанти: ви можете натиснути кнопку «ОК», щоб додати завдання до списку та повернутися до вікна «Центр клієнтів», або ви можете натиснути «Далі», щоб додати завдання до списку та зберегти вікно «Нове завдання» на екрані. щоб ви могли додати більше робочих місць.

Ви можете редагувати інформацію про роботу так само, як і інформацію про клієнта. Відкрийте вікно Центру клієнтів, вибравши Клієнт→Центр клієнтів. Коли QuickBooks відобразить вікно, двічі клацніть завдання та внесіть зміни у вікні Редагувати завдання, що з’явиться.

Щоб одночасно додати велику кількість клієнтів або завдань до списку клієнтів, відкрийте вікно Центру клієнтів, натисніть кнопку «Новий клієнт і робота», а потім виберіть параметр «Додати кількох клієнтів: вакансія». QuickBooks відображає робочу таблицю «Додати/редагувати кілька записів списку», яка дає змогу збирати та редагувати ту саму інформацію, що й у звичайних вікнах «Клієнти та вакансії».

Ви також можете деактивувати співробітника зі свого списку, якщо він починає заповнюватися іменами співробітників, які більше не працюють у вас. Ви повинні почекати, щоб їх деактивувати, доки не закінчиться рік і не буде надруковано форми W-2.