Як налаштувати принтер для друку рахунків-фактур QuickBooks 2015

Якщо ви плануєте друкувати рахунки-фактури з QuickBooks 2015, вам потрібно налаштувати принтер рахунків-фактур лише один раз, але вам потрібно вказати кілька загальних правил друку рахунків-фактур. До речі, ці правила також застосовуються до кредитних авізо та замовлень на покупку.

Щоб налаштувати принтер для друку рахунків-фактур, виконайте такі дії:

Виберіть «Файл»→ «Налаштування принтера». У спадному списку Назва форми виберіть Рахунок-фактура.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Налаштування принтера».

Виберіть принтер, який потрібно використовувати для друку рахунків-фактур.

Щоб переглянути встановлені принтери, активуйте спадний список Printer Name. Виберіть той, який ви хочете використовувати для друку рахунків-фактур і замовлень на покупку.

(Необов’язково) Виберіть тип принтера.

Розкривний список Printer Type описує тип паперу, який використовує ваш принтер. У вас є два варіанти:

• Безперервний: ваш папір постачається як одна пов’язана пачка з перфорованими краями.

• Орієнтований на сторінку: ваш папір складається на окремих аркушах.

Виберіть тип форми рахунка-фактури.

Виберіть кнопку параметра, яка описує тип форми, на якій ви хочете надрукувати: попередньо надруковані форми Intuit, чистий папір або бланки. Потім установіть прапорець «Не друкувати рядки навколо кожного поля», якщо вам не подобаються красиві маленькі квадратики, які QuickBooks створює для відокремлення кожного поля.

(Необов’язково, але дійсно гарна ідея…) Роздрукуйте тестовий рахунок-фактуру на справжньому папері.

Натисніть кнопку Вирівняти. Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Вирівняти принтер», виберіть зі списку тип рахунка-фактури, який потрібно надрукувати, а потім натисніть «ОК». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Точне вирівнювання», натисніть кнопку «Друк зразка», щоб повідомити QuickBooks надрукувати фіктивний рахунок-фактуру на будь-якому папері, який ви завантажили в принтер рахунків.

Фіктивний рахунок-фактура, який друкує QuickBooks, дає вам можливість побачити, як виглядатимуть ваші рахунки. Рахунок-фактура також містить набір ліній сітки вирівнювання, які друкуються над текстовим полем «Отлік». Ви можете використовувати ці лінії сітки, якщо вам потрібно точно вирівняти принтер.

Виправте будь-які проблеми з вирівнюванням форми.

Якщо після виконання кроку 5 ви бачите проблеми з вирівнюванням, їх потрібно виправити. (Проблеми з вирівнюванням зазвичай виникають лише з ударними принтерами. У лазерних або струменевих принтерів аркуші паперу подаються в принтер щоразу однаково, тому вам майже ніколи не доведеться возитися з вирівнюванням форми.)

Щоб вирішити будь-які великі проблеми з вирівнюванням — наприклад, друкувати в неправильному місці — вам потрібно налаштувати спосіб подачі паперу в принтер. Коли ви нарешті завантажите папір якнайкраще, обов’язково зазначте, як саме ви його завантажили. Принтер і папір повинні бути налаштовані однаково щоразу під час друку.

Для незначних (але, тим не менш, дратівливих) проблем з вирівнюванням, скористайтеся полями «Вертикальне та горизонтальне» діалогового вікна «Точне вирівнювання», щоб налаштувати вирівнювання форми. Потім роздрукуйте інший зразок рахунка-фактури. Давайте трохи поекспериментуйте. Налаштувати друк форми рахунка-фактури потрібно лише один раз. Після завершення натисніть OK у діалоговому вікні «Точне вирівнювання», і QuickBooks знову відобразить діалогове вікно «Налаштування принтера».

При натисканні кнопки «Параметри» у діалоговому вікні «Налаштування принтера» відкриється інформація про налаштування принтера Windows вибраного принтера, де ви можете вказати параметри якості або порядок друку. Якщо ви допитливий тип або випадково клацніть його, а потім маєте запитання щодо того, що ви бачите, зверніться до посібника користувача Windows або посібника користувача принтера.

Збережіть налаштування принтера.

Після завершення роботи з усіма параметрами діалогового вікна «Налаштування принтера» натисніть «ОК», щоб зберегти зміни.

Ви можете друкувати рахунки-фактури та кредитні авізо по одному або в пакеті. Те, як ви їх друкуєте, не має значення для QuickBooks. Виберіть спосіб, який найбільше відповідає вашому стилю.