Як налаштувати предмети інвентарю в QuickBooks 2019

Перш ніж ви зможете відстежувати свій інвентар, вам потрібно зробити дві речі. По-перше, вам потрібно повідомити QuickBooks, що ви хочете відстежувати запаси. Для цього виберіть «Редагувати» → «Параметри». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Параметри», клацніть піктограму «Предмети та інвентар» у списку ліворуч. Ваш екран повинен виглядати надзвичайно схожим на показаний. (Можливо, спершу вам доведеться перейти на вкладку «Налаштування компанії».) Переконайтеся, що прапорець «Запаси та замовлення на купівлю активні» позначено та вибрана одна з кнопок «Попереджати, якщо запасів недостатньо для продажу».

Діалогове вікно Параметри для предметів та інвентарю.

Ось друге, що вам потрібно зробити: створити список елементів. Цей список є описом усіх позицій, які, можливо, ви можете додати до рахунку-фактури. Іншими словами, усі предмети, які ви замовляєте та продаєте, належать до списку товарів.

Ви повинні були налаштувати свій початковий список елементів під час налаштування QuickBooks. Якщо вам потрібно додати елемент до списку, виберіть Списки→ Список елементів. Потім натисніть кнопку «Елемент», виберіть «Новий» зі спадного меню та заповніть вікно «Новий елемент».

Після того, як ви ввімкнете інвентар і налаштуєте (або оновите) свій список предметів, ви зможете відстежувати свій інвентар.

Коли ви вивантажуєте предмети з вантажівки, отримуєте їх поштою або купуєте їх у вуличного торговця, ви повинні записувати предмети, щоб QuickBooks міг відстежувати ваш інвентар. Спосіб запису предметів та їх оплати залежить від того, чи сплачуєте ви готівкою на головці бочки, отримуєте рахунок разом із предметами чи отримуєте предмети без рахунку (у цьому випадку ви платите за предмети пізніше).

Можливо, ви заповнили замовлення на покупку (PO) для товарів, які ви отримуєте. Якщо це так, отримати предмети буде трохи легше. Я настійно рекомендую заповнити заявку на замовлення, коли ви замовляєте товари, які ви збираєтеся отримати та оплатити пізніше.

Записуйте товари, за які ви платите наперед

Гаразд, ви щойно купили трьох порцелянових курей на базарі в Марракеші, і тепер ви хочете додати їх до свого інвентарю та зафіксувати покупку. Як ви реєструєте інвентар, за який ви заплатили за прилавком? Використовуючи вікно Write Checks, звичайно, так само, як ви записуєте будь-які інші рахунки, які ви сплачуєте наперед.

Записуйте товари, які не додаються разом із рахунком

Що станеться, якщо товари надходять до рахунка-фактури? Вам пощастило — у вас є речі, і вам ще не доведеться за них платити. Однак ви повинні записати інвентар, який ви щойно отримали, щоб знати, що він у вас є. Ви не можете зробити це у вікні Write Checks, тому що ви не будете виписувати чек для оплати товару — принаймні, деякий час. Як ви фіксуєте товари, які ви отримуєте, перш ніж платити за них? Читайте далі:

1. Виберіть Постачальники → Отримати предмети або клацніть піктограму Отримати інвентар на головному екрані та виберіть опцію Отримувати інвентар без рахунку.

Ви побачите вікно Створення квитанцій товару, як показано. Це вікно подібне до вікна «Введення рахунків», але в ньому написано « Квитанція товару». (Ви знову побачите вікно Введення рахунків, коли отримаєте рахунок за товари.)

Вікно Створити товарні квитанції.

2. Заповніть верхню частину вікна.

Якщо ви хочете записати товари від постачальника, який уже є в списку постачальників, натисніть стрілку вниз, а потім виберіть постачальника. Якщо постачальник є новим постачальником, виберіть «Додати нового» зі спадного меню, а потім у діалоговому вікні «Новий постачальник», що з’явиться, опишіть детально постачальника. Коли ви закінчите з діалоговим вікном «Новий постачальник», натисніть «ОК».

3. Натисніть вкладку Елементи.

Вам потрібно натиснути вкладку Елементи, лише якщо вона ще не відображена. Ймовірно, це так. Але кодекс честі і нав’язлива особистість авторів комп’ютерних книг вимагають, щоб я сказав вам, що є ще одна вкладка — вкладка Витрати — і ви, можливо, можете її відобразити.

4. Перейдіть до стовпця Елемент і введіть назву елемента.

Зверніть увагу на стрілку вниз у стовпці Елемент. Натисніть його, щоб побачити список елементів. Чи є товар, за який ви платите, у цьому списку? Якщо так, натисніть його. Якщо ні, введіть нову назву елемента. Ви побачите вікно повідомлення «Елемент не знайдено». Натисніть Так, заповніть діалогове вікно Новий елемент, а потім натисніть кнопку OK.

Ви також можете перейти до пакувального листа, ввівши товари на вкладці Предмети. Переконайтеся, що вкладка «Предмети» точно показує, що на пакувальному листі. І помістіть короткий опис елементів у поле Пам’ятка, оскільки цей опис може виявитися корисним пізніше, коли ви захочете порівняти квитанцію товару з рахунком. Коли ви закінчите, вікно Створення квитанцій об’єктів має виглядати приблизно як на попередньому малюнку.

5. Вкажіть кількість та вартість, як показано нижче:

• Стовпець «Кількість»: опишіть кількість, яку ви отримали.
• Стовпець витрат: опишіть вартість одиниці товару. Якщо вартість одиниці товару, яку ви вводите, є зміною, QuickBooks запитає, чи хочете ви оновити стандартну вартість товару (як збережено в списку позицій) і чи хочете ви оновити стандартну ціну для товару.

6. Натисніть кнопку «Зберегти та створити» або кнопку «Зберегти та закрити», щоб записати щойно отримані елементи.

Предмети офіційно є частиною вашого інвентарю. Надходження товару внесено до реєстру кредиторської заборгованості. Не тільки це, але й ви готові до того, коли надійде рахунок.

Оплатіть товари, коли отримаєте рахунок

Товари приходять, і ви заповнюєте чек на товар. Минає три тижні. Що це у вашій поштовій скриньці? Звичайно, це рахунок! Тепер потрібно ввести рахунок за товари, які ви отримали три тижні тому. Ця робота легка:

1. Виберіть Постачальники→Ввести рахунок за отримані товари.

Або на головному екрані клацніть піктограму Ввести рахунки проти інвентаризації. Якщо ви перебуваєте в Центрі постачальників, натисніть Нові трансакції, а потім Введіть рахунок за отримані товари. З’явиться діалогове вікно «Вибір квитанції об’єкта», як показано.

Діалогове вікно Вибір квитанції об’єкта.

2. Натисніть спадне меню Постачальник і виберіть назву постачальника, який надіслав вам рахунок.

У полі ви бачите один або кілька квитанцій із зазначенням дати на квитанції, її контрольного номера та пам’ятки, яку ви написали на чеку.

3. Виберіть товарний чек, для якого потрібно ввести рахунок, а потім натисніть OK.

З’явиться вікно Введення рахунків, як показано . Ця інформація виглядає знайомою? Це має бути — це та сама інформація, яку ви вводите у вікно «Створити товарні квитанції», тільки тепер ви працюєте з рахунком, а не з квитанцією.

Вікно Введення рахунків.

4. Порівняйте вкладку Предмети у вікні з рахунком.

Ви платите за те, що отримали раніше? Плата за доставку та податок із продажів можуть бути додані до вашого рахунку. Можливо, вам також доведеться відкоригувати ціну, оскільки ви, можливо, здогадувалися, коли записували отримання товарів. Якщо так, додайте та відкоригуйте вихідну інформацію про отримання за допомогою вкладки Предмети. (Ви можете натиснути кнопку Перерахувати, щоб додати нові елементи.)

Скільки днів ви повинні оплачувати цей рахунок? Це зараз? Перегляньте рядок Умов, щоб дізнатися, які умови оплати цього постачальника. Змініть умови оплати, якщо вони неправильні, вибравши інший запис у спадному меню.

Ви хочете оплатити свої рахунки в найкращий можливий час, але для цього умови у вікні «Ввести рахунки» мають відповідати умовам оплати постачальника.

5. Натисніть Зберегти та створити або Зберегти та закрити, щоб записати рахунок.

Звісно, ​​вам все одно доведеться оплатити рахунок продавця. Справедливо.

Записуйте елементи та оплачуйте рахунок відразу

Припустимо, що ви отримуєте рахунок, коли отримуєте товар. Речі вивантажуються зі спини слона, а погонщик слона бере поклон і вручає вам рахунок. Нижче наведено кроки, які ви виконуєте:

1. Виберіть Постачальники → Отримати товари та ввести рахунок.

Або на головному екрані натисніть «Отримати інвентаризацію», а потім виберіть там опцію «Отримати інвентаризацію з рахунком». Або в Центрі постачальників натисніть Нові трансакції, а потім Введіть рахунок за отримані товари. Ви побачите вікно Введення рахунків. Ви знайомі з цим вікном, і ви точно знаєте, що воно таке і що воно робить. Якщо ви потрапили на цю сторінку за допомогою індексу, вам потрібно знати, для цілей інвентаризації, як записувати товари, за які ви платите.

2. Заповніть верхню частину вікна.

Цей матеріал досить простий. Виберіть постачальника зі спадного меню та переконайтеся, що умови постачальника щодо оплати цього рахунку відображаються правильно. Якщо цей постачальник новий, виберіть Додати нового. QuickBooks просить вас заповнити діалогове вікно інформації про постачальника. Зроби це. Переконайтеся, що ви правильно заповнили рядок Оплата рахунку.

3. Перейдіть на вкладку Предмети та вкажіть усі товари, за які ви сплачуєте.

Щоб переглянути список елементів, перемістіть курсор до стовпця «Елемент» і клацніть стрілку вниз, що з’явиться. Переконайтеся, що кількість та вартість товарів правильно вказано на вкладці Товари.

4. Натисніть Зберегти та створити або Зберегти та закрити.

QuickBooks додає перераховані вами предмети до списку предметів і робить їх офіційними частинами вашого інвентарю.

Коли ви продаєте речі

Можливо, ви помітили схожість між вкладкою «Позиції» у вікні «Введення рахунків» і полем «Кількість/Код позиції/Опис/Ціна/Кожен/Сума» внизу рахунка-фактури. QuickBooks використовує обидва для ведення інвентарю.

Коли ви продаєте речі, QuickBooks автоматично коригує ваш інвентар. Іншими словами, якщо ви купите 400 порцелянових курей і продасте 350 з них, у вас на руках буде лише 50. QuickBooks оновлює записи для цієї зміни. Без метушні, без метушні. Боже, хіба це не чудово? Більше не треба лежати без сну вночі, гадаючи, чи вистачить у вас курей чи вомбатів чи чого завгодно. Те ж саме відбувається, коли ви здійснюєте продаж готівкою. Коли ви перераховуєте товари в товарному чеку, QuickBooks припускає, що вони залишають ваші руки, і віднімає їх з вашого інвентарю.

Ще одна корисна річ, яку слід зазначити щодо правильного обліку запасів: у вікнах QuickBooks, які дозволяють вводити кількість товарних запасів (наприклад, вікно, яке ви використовуєте для запису рахунка-фактури), QuickBooks розміщує маленьку кнопку в полі Кількість. Ви можете натиснути цю кнопку, щоб побачити діалогове вікно з описом поточної та майбутньої доступності товару.

Одна з моралей цієї історії: «Зберігайте хороший, описовий список предметів». Інша мораль: «Уважно вводьте елементи на вкладці «Предмети» чеків і рахунків, а також у полі «Позиція/опис/кількість/ставка/сума» квитанцій та рахунків-фактур».