Як налаштувати параметри бухгалтерського обліку QuickBooks 2021

Вкладка «Мої налаштування» діалогового вікна «Параметри бухгалтерського обліку» надає одну опцію: ви можете повідомити QuickBooks 2021, що ви хочете, щоб він автоматично заповнював інформацію під час запису загального запису в журналі.

Однак не дратуйте відсутність персоналізації. Ця майже повна відсутність індивідуальних уподобань має сенс, якщо подумати. Бухгалтерський облік для бізнесу повинен працювати для Джейн так само, як і для Джо та Сьюзен.

Однак у вас є можливість встановити кілька налаштувань компанії для бухгалтерського обліку. Знову ж таки, це має сенс, якщо подумати. Різні компанії ведуть свої облікові системи по-різному.

На цьому малюнку показана вкладка «Налаштування компанії» діалогового вікна «Параметри обліку».

Вкладка «Налаштування компанії» діалогового вікна «Параметри обліку».

Використання номерів рахунків у QuickBooks

За замовчуванням QuickBooks дозволяє використовувати імена для ідентифікації рахунків у списку План рахунків або в списку рахунків. Рахунок, який ви використовуєте для відстеження витрат на заробітну плату, може називатися, наприклад, «заробітна плата», але ви можете встановити прапорець «Використовувати номери рахунків», щоб повідомити QuickBooks, що ви хочете використовувати номери рахунків, а не імена облікових записів для ідентифікації рахунків. Великі підприємства та підприємства з дуже довгими списками рахунків часто використовують номери рахунків. Використовуючи числа, ви можете легше контролювати як упорядкування рахунків у фінансовій звітності, так і вставлення нових рахунків до списку План рахунків.

Прапорець «Показати лише найнижчий підрахунок» (див. попередній малюнок) дає змогу вказати QuickBooks, що у фінансових звітах має відображатися найнижчий субрахунок, а не вищий батьківський обліковий запис. QuickBooks дозволяє створювати підрахунки, які є обліковими записами в облікових записах. Ви також можете створити субрахунки, які є рахунками всередині субрахунків. Ви використовуєте субрахунки для більш точного відстеження активів, зобов’язань, сум власного капіталу, доходів і витрат.

Налаштування загальних параметрів обліку в QuickBooks

На вкладці «Налаштування компанії» (не показано) наведено п’ять наступних прапорців загальних облікових записів, а також попередження про дату та налаштування дати закриття. Прапорці, ймовірно, зрозумілі для всіх, хто трохи керував обліком за допомогою QuickBooks, але для нових користувачів QuickBooks ось короткий опис того, що робить кожен з них:

• Використовувати номери рахунків : прапорець Використовувати номери рахунків, якщо його встановлено, дає змогу ввести номер рахунку для трансакції. Пов’язаний прапорець «Показати лише найнижчий підрахунок» наказує QuickBooks відображати лише ім’я та номер підрахунка (якщо ви його використовуєте) замість повної спадщини облікового запису. Якщо ви використовуєте багато рівнів підрахунків, ця опція дійсно може очистити представлення даних, полегшуючи визначення облікового запису, який ви переглядаєте.
• Потрібні облікові записи: прапорець Потрібні облікові записи, якщо його встановлено, повідомляє QuickBooks, що ви повинні вказати обліковий запис для транзакції. Це має сенс. Якщо ви не використовуєте рахунки для відстеження сум, які надходять у бізнес та з нього, ви насправді не ведете бухгалтерський облік. На мою скромну думку, ніколи не має сенсу знімати прапорець Вимагати облікові записи.
• Використовуйте відстеження класів для трансакцій:Прапорець «Використовувати відстеження класів для трансакцій» дає змогу повідомити QuickBooks, що ви хочете використовувати не лише облікові записи для відстеження фінансової інформації, а й класи, які дозволяють розділити інформацію на рівні облікового запису іншим способом. Це звучить складно, але насправді все досить просто. Наприклад, список облікових записів дозволяє відстежувати доходи та витрати за категоріями доходів і витрат. Ви можете відстежувати витрати, використовуючи такі категорії, як заробітна плата, оренда та товари. Таким чином, класи надають вам спосіб відстежувати цю інформацію в іншому вимірі. Наприклад, ви можете розділити витрати на заробітну плату на заробітну плату, витрачену на два місця вашого бізнесу. Ресторатор із двома ресторанами, можливо, захоче це зробити. Зверніть увагу, що QuickBooks також містить поля, які ви можете встановити, щоб вказати, що QuickBooks має запропонувати вам призначити класи та призначити класи обліковим записам,
• Автоматично призначати загальний номер журналу: цей прапорець повідомляє QuickBooks призначати номери загальним записам у журналі, які ви вводите за допомогою команди «Зробити загальні записи журналу». Ви хочете залишити цей прапорець вибраним. Загальні записи в журналі, до речі, зазвичай вносить ваш CPA або ваш професійний штатний бухгалтер.
• Попереджати під час розміщення трансакції до нерозподіленого прибутку: цей прапорець повідомляє QuickBooks відображати попередження щоразу, коли ви намагаєтеся (або хтось інший намагається) безпосередньо дебетувати чи кредитувати його рахунок нерозподіленого прибутку. (Як правило, ви не бажаєте безпосередньо дебетувати чи кредитувати рахунок нерозподіленого прибутку, і лише кваліфіковані бухгалтери в будь-якому випадку будуть здійснювати операції безпосередньо в нерозподіленому прибутку.)
• Приховати поля початкового балансу в назвах та елементах: поставте цей прапорець, щоб повідомити QuickBooks приховати інформацію про початковий баланс для клієнтів, постачальників, інших імен і товарів.
• Попередження про дату: поля Попередження про дату повідомляють QuickBooks, щоб попереджати вас, коли ви вводите (або хтось інший вводить) транзакцію з датою занадто далеко в минулому або занадто далеко в майбутньому. Якщо встановити будь-який із прапорців Попередження про дату, ви також захочете вказати, скільки днів занадто далеко в минулому або занадто далеко в майбутньому.
• Налаштування дати закриття: поле Дата закриття дозволяє визначити дату, до якої файл даних QuickBooks не можна змінити. Іншими словами, якщо ви встановите дату закриття на 31 грудня 2021 року, ви повідомите QuickBooks, що не бажаєте вносити будь-які зміни у файл даних QuickBooks до цієї дати. Це означає, що хтось не може змінити трансакцію, датовану до вашої дати закриття, не отримуючи страшне попередження. Це також означає, що хтось не може ввести трансакцію, використовуючи дату до цієї дати закриття. Ви можете натиснути кнопку «Встановити дату/пароль», щоб відкрити діалогове вікно, у якому можна вказати дату закриття та створити пароль, необхідний, коли хтось хоче додати стару транзакцію або змінити стару транзакцію.

Давним-давно попередні версії QuickBooks дозволяли вмикати та вимикати функцію аудиту за допомогою вкладки «Налаштування компанії» діалогового вікна «Параметри бухгалтерського обліку». Однак усі останні версії QuickBooks забезпечують постійний контрольний слід, тому ви більше не бачите параметри обліку для прапорця Audit Trail. Аудиторський слід, до речі, просто зберігає список того, хто які зміни вносить до транзакцій. Бухгалтери, як і очікувалося, люблять аудиторські сліди. Аудиторські сліди дозволяють комусь, наприклад, вашому CPA або аудитору Служби внутрішніх доходів, прийти після факту і з’ясувати, чому баланс рахунку є таким.