Як налаштувати параметри бухгалтерського обліку в QuickBooks 2011

Ви можете вказати, як QuickBooks працює для вас, налаштувавши параметри. Насправді, багато з того, що ви робите під час інтерв’ю QuickBooks 2011 EasyStep Interview (під час налаштування QuickBooks), надає інформацію, яку QuickBooks використовує для встановлення ваших уподобань.

Наприклад, якщо ви вказуєте, що стягуєте з клієнтів податок з продажів, інтерв’ю EasyStep описує, як податок з продажів повинен працювати для вашого бізнесу, використовуючи переваги податку з продажів.

Вкладка «Мої налаштування» набору «Параметри бухгалтерського обліку» надає одну опцію: ви можете вказати QuickBooks, що хочете, щоб він автоматично заповнював інформацію під час запису загального запису в журналі.

На вкладці "Налаштування компанії" наведено п'ять наступних загальних прапорців обліку, а також налаштування дати закриття.

• Використовувати номери рахунків : прапорець Використовувати номери рахунків, якщо його встановлено, дає змогу ввести номер рахунку для трансакції.

• Потрібні облікові записи: прапорець Потрібні облікові записи, якщо його встановлено, повідомляє QuickBooks, що ви повинні вказати обліковий запис для транзакції.

• Використовувати відстеження класів: прапорець «Використовувати відстеження класів» дозволяє вам повідомити QuickBooks, що ви хочете використовувати не лише облікові записи для відстеження фінансової інформації, але й класи. Ви можете відстежувати витрати, використовуючи такі категорії, як заробітна плата, оренда та товари. Таким чином, класи надають вам спосіб відстежувати цю інформацію в іншому вимірі.

• Автоматично призначати загальний номер запису журналу: цей прапорець повідомляє QuickBooks призначати номери загальним записам у журналі, які ви вводите за допомогою команди «Зробити запис у журналі». Ви хочете залишити цей прапорець вибраним.

• Попереджати під час оприлюднення трансакції до нерозподіленого прибутку: цей прапорець повідомляє QuickBooks відображати попередження щоразу, коли ви чи хтось інший намагається безпосередньо дебетувати чи кредитувати свій рахунок нерозподіленого прибутку.

• Попередження про дату: поля попередження про дату повідомляють QuickBooks, щоб попереджати вас, коли ви або хтось інший вводите транзакцію з датою занадто далеко в минулому або занадто далеко в майбутньому. Ви також хочете вказати, скільки днів знаходиться занадто далеко в минулому або занадто далеко в майбутньому.

• Налаштування дати закриття: поле Дата закриття дозволяє визначити дату, до якої файл даних QuickBooks не можна змінити. Іншими словами, якщо ви встановите дату закриття на 31 грудня 2010 року, ви повідомите QuickBooks, що не бажаєте вносити будь-які зміни у файл даних QuickBooks до цієї дати.

Попередні версії QuickBooks також дозволяли вмикати та вимикати функцію аудиту за допомогою вкладки «Налаштування компанії» в налаштуваннях бухгалтерського обліку. Однак з 2007 року QuickBooks надає постійний контрольний журнал, тому ви більше не бачите прапорець Аудиторський слід у налаштуваннях бухгалтерського обліку. Аудиторський слід, до речі, просто зберігає список того, хто які зміни вносить до транзакцій. Бухгалтери, як і очікувалося, люблять аудиторські сліди. Аудиторські сліди дозволяють комусь, наприклад, вашій CPA, прийти після факту і з’ясувати, чому баланс облікового запису такий.