Як налаштувати параметри бухгалтерського обліку в QuickBooks 2010

Ви можете вказати, як QuickBooks 2010 працює для вас, налаштувавши параметри. Ці параметри дуже впливають на те, як працює QuickBooks і як конкретний користувач працює з QuickBooks. Ви можете вручну змінити параметри обліку, вибравши Редагувати→Параметри. QuickBooks відображає діалогове вікно «Параметри», з якого можна отримати доступ до всіх налаштувань параметрів.

На вкладці "Налаштування компанії" наведено такі загальні параметри обліку, а також налаштування дати закриття:

• Використовувати номери рахунків : дозволяє ввести номер рахунку для трансакції. Пов’язаний прапорець «Показати лише найнижчий підрахунок» наказує QuickBooks відображати лише ім’я та номер облікового запису підрахунку (якщо ви його використовуєте), а не повну спадщину облікового запису.

  Якщо ви використовуєте багато рівнів підрахунків, ця опція дійсно може очистити представлення даних, полегшуючи визначення облікового запису, який ви переглядаєте.

• Вимагати облікові записи: повідомляє QuickBooks, що ви повинні вказати обліковий запис для транзакції. Мабуть, ніколи не має сенсу знімати прапорець Вимагати облікові записи.

• Використовувати відстеження класів: дозволяє повідомити QuickBooks, що ви хочете використовувати не лише облікові записи для відстеження фінансової інформації, але й класи. Класи просто дозволяють розділити інформацію на рівні облікового запису іншим способом.

• Автоматично призначати загальний номер запису журналу: повідомляє QuickBooks призначати номери загальним записам у журналі, які ви вводите за допомогою команди «Зробити запис у журналі».

• Попереджати під час розміщення трансакції до нерозподіленого прибутку: наказує QuickBooks відображати попередження щоразу, коли ви чи хтось інший намагаєтеся безпосередньо дебетувати чи кредитувати рахунок нерозподіленого прибутку.

  Зазвичай ви не хочете безпосередньо дебетувати чи кредитувати рахунок нерозподіленого прибутку. І лише кваліфіковані бухгалтери в будь-якому випадку включатимуть операції безпосередньо в нерозподілений прибуток.

• Попередження про дату: скажіть QuickBooks попереджати вас, коли ви або хтось інший здійснюєте транзакцію з датою занадто далеко в минулому або занадто далеко в майбутньому. Якщо ви позначите будь-яке з поля Попередження про дату, ви також хочете вказати, скільки днів занадто далеко в минулому або занадто далеко в майбутньому.

• Дата закриття: дозволяє визначити дату, до якої файл даних QuickBooks не можна змінити. Іншими словами, якщо ви встановите дату закриття на 31 грудня 2009 року, ви повідомите QuickBooks, що не бажаєте вносити будь-які зміни у файл даних QuickBooks до цієї дати. Ви також можете натиснути кнопку Встановити пароль, щоб відобразити діалогове вікно, яке дозволяє створити пароль, який потрібен, якщо хтось хоче додати стару транзакцію або змінити стару транзакцію.

Попередні версії QuickBooks дозволяли вам вмикати та вимикати функцію аудиту за допомогою вкладки «Налаштування компанії» на вкладці «Параметри бухгалтерського обліку». Однак з 2007 року QuickBooks надає постійний контрольний журнал, тому ви більше не бачите прапорець Аудиторський слід. Аудиторський, до речі, просто зберігає список тих , хто робить якісь зміни угод.