Як налаштувати основні списки файлів у QuickBooks 2019

Коли ви налаштовуєте QuickBooks 2019, з практичної точки зору, ви не тільки створюєте файл компанії, який використовуватимете для зберігання фінансової інформації про свій бізнес, а й налаштовуєте основні списки файлів, такі як список елементів QuickBooks і список класів QuickBooks. . Ці основні списки файлів зберігають інформацію, яку ви можете використовувати та використовувати повторно. Один із основних списків файлів описує кожного з ваших клієнтів; цей головний файл інформації про клієнта містить ім’я та адресу клієнта, контактну інформацію, номери рахунків тощо.

Список елементів Quickbooks

Якщо вибрати команду Списки → Список елементів, QuickBooks відобразить вікно Список елементів, як показано. У вікні списку елементів перелічено всі елементи, які ви налаштували під час запуску програми QuickBooks Setup, і елементи, які ви додали вручну після запуску майстра налаштування.

Вікно списку елементів.

Список цін QuickBooks 2019

Список «Рівень цін» дає змогу створювати коригування ціни, які можна використовувати на льоту під час виставлення рахунків клієнтам, видачі кредитних авізо тощо.

Податкові коди з продажу в QuickBooks 2019

У списку кодів податку з продажів міститься список кодів або скорочень, які можна використовувати для опису товарів як оподатковуваних або неоподатковуваних. Якщо ви виберете цю команду, QuickBooks відобразить вікно зі списком існуючих кодів податку з продажу. (Зазвичай ви бачите два існуючих коди: податок і не.)

Список кодів податку з продажів не з’явиться, якщо ви не вкажете QuickBooks відстежувати податок з продажів під час налаштування або пізніше. Щоб додати коди податку з продажу, виконайте такі дії:

Виберіть «Редагувати» → «Параметри».

Клацніть пункт Податок з продажів у списку налаштувань.

Перейдіть на вкладку Налаштування компанії.

Дайте відповідь на запитання «Чи стягуєте ви податок з продажів», натиснувши прапорець «Так».

Щоб додати новий код податку з продажів, клацніть «Додати позицію податку з продажів» і опишіть новий податок з продажу, коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Новий елемент» (не показано), назвавши елемент податку з продажів, коротко його описуючи, а потім вказавши податок з продажів. ставка та податковий орган.

Як налаштувати список елементів нарахування заробітної плати в QuickBooks 2019

У списку статей нарахування заробітної плати визначаються елементи, які відображаються в заглушках перевірки заробітної плати співробітників. Якщо ви використовуєте зовнішнє бюро нарахування заробітної плати для обробки вашої заробітної плати — і це непогана ідея — вам навіть не потрібно турбуватися про список елементів заробітної плати. Якщо ви користуєтеся розширеною службою нарахування заробітної плати QuickBooks, знову ж таки, не турбуйтеся про список позицій нарахування заробітної плати. (У будь-якому випадку співробітники QuickBooks встановлюють елементи нарахування заробітної плати, які ви використовуєте для запису зарплати.) А у випадку повномасштабної служби нарахування заробітної плати Intuit «ми робимо все», вам навіть не потрібно відстежувати заробітну плату всередині QuickBooks, тому що люди QuickBooks роблять це у своєму офісі на своїх комп’ютерах.

Якщо вам все-таки потрібно додати елементи нарахування заробітної плати, виконайте такі дії:

1. Оберіть команду Списки → Список позицій нарахування заробітної плати.

QuickBooks відображає вікно списку елементів заробітної плати.

2. Щоб додати нову статтю нарахування заробітної плати, натисніть кнопку Елемент заробітної плати, а потім виберіть Елемент заробітної плати → Створити.

QuickBooks відображає діалогове вікно Додати нову позицію заробітної плати (не показано). Ви можете налаштувати нову статтю заробітної плати за допомогою методу EZ Set Up або методу Custom Set Up:

• Налаштування EZ: якщо ви хочете, щоб QuickBooks допоміг вам, і ви налаштовуєте звичайний елемент нарахування заробітної плати, натисніть кнопку EZ Set Up, натисніть Далі та просто дотримуйтесь інструкцій на екрані.
• Користувацьке налаштування: якщо ви хочете виконати користувацьке налаштування елемента нарахування заробітної плати, клацніть кнопку «Налаштування на замовлення», а потім натисніть «Далі». QuickBooks проведе вас через інтерв’ю з кількома екранами, яке запитає вас про елемент нарахування заробітної плати, який потрібно налаштувати. Наприклад, перше діалогове вікно, яке відображає QuickBooks, просить вас визначити тип елемента нарахування заробітної плати, який ви хочете створити. Ви відповідаєте на це запитання, вибравши один із перемикачів, а потім натиснувши Далі.

3. Назвіть пункт оплати праці.

Після того, як ви визначите тип статі заробітної плати, ви називаєте її. QuickBooks надає іншу версію діалогового вікна «Додати новий елемент заробітної плати», яке містить поле, яке ви заповнюєте, щоб дати назву новому елементу.

4. Щоб завершити налаштування позиції заробітної плати, натисніть кнопку «Далі», щоб перейти до решти запитань щодо налаштування статей заробітної плати.

Ви вказуєте назву державного органу, якому сплачено зобов’язання, ідентифікаційний номер платника податків, який однозначно ідентифікує вас у податковому органі, рахунок зобов’язань, який ви використовуєте для відстеження товарів, рядок податкової форми, який ви використовуєте для звітування про item, правила, які QuickBooks має використовувати для розрахунку елемента (наприклад, чи є предмет оподаткування), а також кілька інших різноманітних даних. Після того, як ви надасте всю цю інформацію та натиснете кнопку «Готово» (яка з’являється в останньому вікні «Додати нову статтю заробітної плати»), QuickBooks додає нову статтю нарахування заробітної плати до списку «Елементи розрахунку заробітної плати».

Меню Елемент заробітної плати містить команди, які корисні для роботи зі списком Елемент заробітної плати. На додаток до команд, які ви використовуєте для додавання позиції до списку, меню містить команди для видалення статей нарахування заробітної плати, перейменування статей нарахування заробітної плати, активації елементів нарахування заробітної плати та друку списку статей нарахування заробітної плати.

Як налаштувати список класів QuickBooks 2019

QuickBooks дозволяє використовувати класи для відокремлення або відстеження фінансових даних способами, які неможливі, якщо ви використовуєте інші частини облікової інформації, наприклад, номер рахунку, клієнта, торгового представника, товар тощо. Фірма може використовувати класи, наприклад, для відокремлення фінансової інформації за магазинами, бізнес-одиницями або географічними територіями.

Щоб налаштувати класи, виконайте такі дії:

1. Виберіть команду Списки → Список класів.
QuickBooks відображає вікно списку класів, як показано.

Вікно Список класів.

Якщо ви не бачите команду «Список класів», виберіть «Редагувати» → «Параметри», клацніть піктограму «Бухгалтерія», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії» та встановіть прапорець «Використовувати відстеження класів для транзакцій».

2. Щоб створити новий клас, виберіть Клас → Створити внизу вікна.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Новий клас», як показано.

Діалогове вікно «Новий клас».

3. Щоб назвати новий клас, введіть ім'я або абревіатуру в полі Назва класу.

Зауважте, що ви вводите ім’я класу щоразу, коли записуєте транзакцію, яка потрапляє в клас. З цієї причини ви не хочете створювати довгі імена класів або їх легко ввести. Будьте короткими, простими та легкими.

4. Якщо клас, який ви встановлюєте, насправді є підкласом батьківського класу, установіть прапорець Підклас О, а потім виберіть батьківський клас зі спадного списку Підклас О.

5. Натисніть OK, щоб зберегти клас.

Крім того, натисніть кнопку «Скасувати», щоб не зберігати клас, або натисніть кнопку «Далі», щоб зберегти клас і знову відобразити діалогове вікно «Новий клас».

Якщо ви не хочете, щоб клас більше використовувався, ви можете встановити прапорець «Клас неактивний».

Меню «Клас», яке з’являється при натисканні кнопки «Клас», також містить команди для редагування інформації про вибраний клас, для видалення вибраного класу, для вимкнення вибраного класу, а також для друку списку класів, а також кількох інші корисні команди. Усі ці команди досить прості у використанні. Експериментуйте з ними, щоб дізнатися, як вони працюють.

Як налаштувати список клієнтів QuickBooks 2019

У списку клієнтів відстежуються всі ваші клієнти та інформація про них, наприклад адреси виставлення рахунку та доставки.

Щоб додати клієнта до списку клієнтів, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть команду Клієнти → Центр клієнтів.

QuickBooks відображає вікно інформації про клієнта.

Вікно інформації про клієнта.

2. Щоб додати нового клієнта, клацніть спадний список «Новий клієнт і робота», а потім виберіть команду «Новий клієнт».

QuickBooks відображає вікно «Новий клієнт».

Вікно «Новий клієнт».

3. Використовуйте поле Ім'я клієнта, щоб дати клієнту коротке ім'я.

Вам не потрібно вводити повне ім’я клієнта в поле Ім’я клієнта. Цю інформацію можна помістити в поле Назва компанії, яке показано на вкладці Інформація про адресу. Вам просто потрібна скорочена версія імені клієнта, яку можна використовувати для посилання на клієнта в обліковій системі QuickBooks.

4. (Необов’язково) Якщо ви виставляєте рахунок клієнту у валюті, відмінній від вашої звичайної національної валюти, виберіть цю валюту зі спадного списку Валюта.

Якби ви сказали QuickBooks, що працюєте в кількох валютах — ви б зробили це під час процесу налаштування EasyStep Interview — QuickBooks хоче, щоб ви ідентифікували, коли ви виставляєте рахунок клієнту та отримуєте платежі від клієнта у валюті, відмінній від вашої домашньої валюти.

5. (Звичайне правило) Ігноруйте початковий баланс і поле As Of.

Зазвичай ви не хочете встановлювати початковий баланс клієнта за допомогою полів Початковий баланс і Станом на стан. Це неправильний спосіб встановлення балансу дебіторської заборгованості на рахунках нових клієнтів. Якщо ви робите це, ви, по суті, налаштовуєте дебетову частину запису без відповідної кредитної частини. Пізніше вам доведеться вводити божевільні, дивні записи в журналі, щоб виправити свою неповну бухгалтерію. Але існує виняток із звичайного правила, як обговорюється в підказці нижче.

6. Використовуйте поля на вкладці «Інформація про адресу», щоб указати назву компанії та контактну інформацію, включаючи ім'я контакту, номери телефонів, номери факсу, адреси електронної пошти, адреси виставлення рахунку та доставки тощо.

Я не буду казати вам, що ви повинні вводити чиєсь ім’я та прізвище в поля Повне ім’я або що номери телефонів вашого клієнта вказуються в поля з написом Основний телефон і Робочий телефон.

7. Натисніть вкладку Налаштування платежу, щоб відобразити набір зображених полів.

Ви можете записати номер рахунку клієнта, його або її кредитний ліміт, умови оплати, бажані способи оплати та доставки та навіть інформацію про кредитну картку. Зверніть увагу, що прапорці «Онлайн-платежі» дозволяють вказати, що клієнт може оплатити вам за допомогою кредитної картки або банківського переказу, але вам уже потрібно налаштувати ці послуги. Якщо ви не налаштували служби, QuickBooks запропонує вам налаштувати їх, коли ви поставите один із цих прапорців.

Вкладка Налаштування платежу.

8. (Необов’язково) Якщо ви відстежуєте податки з продажів, натисніть вкладку Налаштування податку з продажу, щоб відобразити поля, які ви будете використовувати для визначення ставки податку з продажів цього клієнта.

Наприклад, вкладка Налаштування податку з продажу містить розкривний список Код податку, який ви використовуєте, щоб указати, який код податку з продажу застосовується до цього конкретного клієнта. Ви також можете визначити фактичну позицію податку з продажів і, якщо необхідно, номер перепродажу.

9. Надайте трохи додаткової інформації про клієнта.

Якщо ви клацнете вкладку Додаткова інформація, QuickBooks відобразить кілька інших полів, які можна використовувати для збору та зберігання інформації про клієнтів. Ви можете використовувати спадний список Тип клієнта, наприклад, щоб класифікувати клієнта як відповідного до певного типу клієнта. І ви можете скористатися спадним списком Представник, щоб визначити торгового представника клієнта за замовчуванням. Нарешті, ви можете натиснути кнопку Визначити поля, щоб вказати додаткові поля, які потрібно зібрати та звітувати для клієнта.

Вкладка Додаткова інформація.

10. (Необов’язково) Натисніть вкладку Інформація про роботу, щоб описати роботу замовника.

На вкладці «Інформація про роботу» можна описати інформацію, пов’язану з конкретною роботою, що виконується для клієнта. Ви використовуєте вкладку «Інформація про роботу», якщо ви не лише налаштовуєте клієнта, а й налаштовуєте роботу для цього клієнта.

11. Коли ви закінчите описувати клієнта, натисніть кнопку Зберегти та закрити або Зберегти та створити, щоб зберегти опис.

Налаштуйте список постачальників у QuickBooks

Так само, як ви використовуєте список клієнтів для запису всіх своїх клієнтів, ви використовуєте список постачальників, щоб вести записи про своїх постачальників. Як і список клієнтів, список постачальників дозволяє збирати та записувати інформацію, таку як адреса постачальника, контактна особа тощо.

Щоб додати постачальника до списку постачальників, виконайте такі дії:

1. Виберіть команду Постачальники → Центр постачальників.

Коли ви це зробите, QuickBooks відобразить вікно інформації про постачальника.

Вікно інформації про постачальника.

2. Щоб додати нового постачальника, клацніть спадний список «Новий постачальник», а потім виберіть «Новий постачальник».

QuickBooks відображає вікно «Новий постачальник».

Вікно нового постачальника.

3. Введіть ім’я постачальника в полі «Ім’я постачальника».

Як і у випадку зі списком клієнтів, ви використовуєте це ім’я для посилання на постачальника в QuickBooks. З цієї причини абревіатура підійде. Ви просто хочете чогось легкого для введення і запам’ятовування.

4. (Необов’язково) Якщо ви платите своєму постачальнику у валюті, що відрізняється від вашої звичайної національної валюти, виберіть цю валюту зі спадного списку Валюта.

Якби ви сказали QuickBooks, що працюєте в кількох валютах — ви б зробили це під час процесу налаштування EasyStep Interview — QuickBooks хоче, щоб ви ідентифікували, коли ви отримуєте рахунки від постачальника або платите від нього у валюті, відмінній від вашої домашньої валюти.

5. (Звичайне правило) Ігноруйте поля Початковий баланс та As Of.

Не робіть нічого з полями Початковий баланс і Станом на стан. Люди, які не знають краще, використовують ці поля, щоб ввести початковий баланс заборгованості постачальнику та дату заборгованості, але ці записи створюють проблеми лише пізніше. У якийсь момент у майбутньому бухгалтер цієї бідної душі повинен буде знайти й виправити цю помилку. Однак, як і під час додавання нових клієнтів, існує виняток із звичайного правила, як обговорюється в підказці нижче.

Хоча звичайне правило полягає в тому, що ви не хочете встановлювати початковий баланс для постачальника, це правило має важливий виняток. Ви реєструєте залишок кредиторської заборгованості на дату конвертації, встановлюючи початковий баланс для кожного постачальника на дату конвертації. Сума цих початкових залишків – це те, що QuickBooks використовує для визначення загальної суми кредиторської заборгованості на дату конвертації.

6. Надайте інформацію про адресу постачальника.

Вкладка «Інформація про адресу» містить безліч простих для розуміння вікон, які ви використовуєте для збору інформації про назву та адресу постачальника. Ви вводите, як очікується, повне ім’я постачальника в поле Назва компанії.

Ви можете натиснути кнопки «Редагувати» на вкладці «Інформація про адресу», щоб відобразити інше діалогове вікно під назвою «Редагувати інформацію про адресу», яке дозволяє вводити адресу у типовому форматі адреси, міста, штату та поштового індексу. Кнопки «Редагувати» з’являються праворуч від адресних блоків «Від кого» і «Відправлено».

7. Надайте будь-яку необхідну додаткову інформацію.

На вкладці "Параметри платежу" зібрана найбільш релевантна інформація про постачальника, включаючи номер рахунку, кредитний ліміт та умови оплати, але якщо ви натиснете вкладку "Налаштування податків", вкладку "Налаштування облікового запису" або вкладку "Додаткова інформація", QuickBooks відобразить кілька інших полів, які Ви можете використовувати для збору та зберігання інформації:

• На вкладці «Налаштування податків» можна отримати ідентифікаційний номер постачальника податків, щоб ви могли (як цього іноді вимагає федеральне податкове законодавство) надіслати постачальнику форму 1099 наприкінці року.
• На вкладці Налаштування облікового запису можна вказати, які облікові записи QuickBooks має використовувати для попереднього заповнення полів облікового запису під час введення транзакції для постачальника.
• Вкладка «Додаткова інформація» дозволяє класифікувати постачальника за типом, а також дозволяє створювати інші користувацькі поля.

Якщо ви вперше платите постачальнику, гарною рекомендацією буде отримати його податковий номер. Якщо хтось не надасть вам свій ідентифікаційний номер податкової служби — таким чином ви не зможете повідомити про платежі, які ви здійснюєте, — це, ймовірно, ознака того, що щось не так.

Вкладка Налаштування платежу.

8. Натисніть кнопку OK.

Вікно «Новий постачальник» закриється, і ви повернетеся до Центру постачальників.

Якщо ви клацнете вкладку «Параметри облікового запису» (четверта вкладка, доступна у вікні «Новий постачальник»), QuickBooks відобразить поля, які можна використовувати для переліку облікових записів, які ви хочете, щоб QuickBooks автоматично заповнював для вас, коли ви записуєте чек якомусь постачальнику або коли ви записувати рахунок від якогось постачальника. Наприклад, якщо чек телефонної компанії оплачує витрати по телефону, ви можете наказати QuickBooks попередньо заповнити цю категорію витрат під час наступного введення рахунку або запису чека для оплати цього постачальника. Він не введе суму, оскільки (очевидно) сума може змінитися, але вам не доведеться шукати всі свої рахунки, щоб знайти витрати на телефон, якщо ви використовуєте цю опцію.

Налаштуйте список основних засобів у QuickBooks

Якщо вибрати команду Списки → Список елементів основних засобів, QuickBooks відобразить вікно списку основних засобів. Ви можете використовувати це вікно, щоб побачити список основних засобів — меблів, обладнання, техніки, транспортних засобів тощо — які ви придбали. Тобто ви можете побачити цей список після того, як клацнете спадний список «Елемент», виберіть «Новий» та заповніть вікно «Новий елемент» для кожного основного засобу.

Ви описуєте кожен основний засіб за допомогою вікна «Новий елемент».

Список позицій основних засобів насправді не інтегрується з головною книгою QuickBooks. Ви реєструєте купівлю або вибуття основних засобів, використовуючи звичайні старі транзакції QuickBooks. Ви можете записати купівлю певного основного засобу, просто ввівши чек звичайним способом. Ви можете зафіксувати вибуття основних засобів, ввівши запис у головній книзі.

Таким чином, список основних засобів є лише окремим списком, який дає змогу відстежувати придбані основні засоби.

Налаштуйте список цін QuickBooks

Рівень ціни змінює ціну продажу вгору або вниз, коли ви робите такі речі, як рахунок-фактура. Ви можете створити рівень ціни, що дорівнює бажаній знижці клієнта на певні товари. Коли ви створюєте рахунок-фактуру для цих товарів, а не використовуєте стандартну ціну для товару (яка з’являється у стовпці Ціна у вікні Створення рахунка-фактури), ви можете вибрати бажану знижку для клієнта (у стовпці Ціна), щоб використовувати бажану знижку. замовник.

Щоб створити рівень ціни, виберіть команду Списки → Рівень ціни. Коли QuickBooks відобразить вікно списку «Рівень цін» (не показано), клацніть спадний список «Рівень ціни» та виберіть «Створити». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Новий рівень ціни», введіть назву рівня ціни в текстовому полі «Назва рівня ціни», скористайтеся полем «Тип рівня ціни» та списком, щоб указати, до яких позицій застосовується рівень ціни, а потім скористайтеся командою «Налаштувати ціну та округлення». ящики для встановлення цін нового рівня цін. Коли ви натискаєте кнопку «ОК», QuickBooks знову відображає вікно списку «Рівень цін» — цього разу з вашим новим рівнем ціни. Ви можете редагувати та видаляти наявні рівні цін за допомогою інших команд, які стають доступними після натискання кнопки Рівень ціни.

Налаштуйте список рівня тарифів QuickBooks

Тарифікації встановлює суму , яку ви стягувати плату за пункти обслуговування. У той час як юридична фірма може продавати лише години юридичних консультацій, наприклад, пункт «юридична консультація» буде виставлятися за різними ставками для різних адвокатів. Адвокат, який тільки закінчив юридичний факультет, може виставити рахунок за свій час за однією ставкою, тоді як старший партнер у фірмі може виставити рахунок за іншою, ймовірно, набагато вищою ставкою.

Щоб налаштувати тариф, вибираєте команду Списки → Список рівнів тарифів. Коли QuickBooks відобразить вікно Рівень тарифу (не показано), клацніть спадний список Рівень тарифу, а потім виберіть Створити, щоб відкрити діалогове вікно Новий рівень тарифу. Ви використовуєте діалогове вікно «Новий рівень ставки рахунків», щоб визначити тарифну ставку, присвоївши їй назву, а потім установіть фіксовану погодинну ставку для рівня тарифу або різні погодинні ставки для різних позицій послуг.

До речі, після створення рівнів тарифів за допомогою команди «Список рівнів ставок рахунків», вам потрібно з’єднати ці рівні з конкретними працівниками, щоб правильна ставка використовувалася під час виставлення рахунків за час працівника. Для цього відкрийте вікно Employee Center, вибравши команду Employees → Employee Center. Потім клацніть правою кнопкою миші працівника, виберіть «Редагувати працівника» у контекстному меню, клацніть вкладку «Додаткова інформація», коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Редагувати співробітника», і виберіть відповідну ставку рахунків у списку «Рівень тарифу».

Налаштуйте списки профілів

Якщо ви виберете команду Списки → Список профілів клієнтів і постачальників, QuickBooks відобразить підменю команд, які ви використовуєте для створення деяких міні-списків, які QuickBooks використовує для полегшення ведення бухгалтерії та обліку. Списки профілів включають списки торгових представників, типів клієнтів, типів постачальників, типів робіт, умов оплати, повідомлень клієнтів, способів оплати, способів доставки та транспортних засобів. Більшість списків профілів дуже прості у використанні. Наприклад, якщо вибрати команду «Список торгових представників», QuickBooks відобразить вікно списку торгових представників. Потім клацніть спадний список Торговий представник і виберіть Створити. QuickBooks відображає діалогове вікно «Новий торговий представник».

Діалогове вікно «Новий торговий представник».

Якщо ви все ще відчуваєте певні занепокоєння щодо бухгалтерського обліку, дозвольте мені лише зазначити, що ви вводите ім’я торгового представника в поле Ім’я торгового представника. Потім, обережно, ви вводите ініціали торгового представника в поле «Ініціали торгового представника». Коли ви натискаєте OK, QuickBooks додає торгового представника до вашого списку торгових представників.

Інші списки профілів працюють так само просто, зменшено. Ви вибираєте список профілів у підменю, натискаєте кнопку Список профілів і обираєте Новий. Коли QuickBooks відображає вікно, ви використовуєте одне або два поля для опису нового списку профілів.