Як налаштувати нового користувача в QuickBooks Online Accountant

Якщо у вашій бухгалтерській фірмі є кілька осіб, яким потрібен доступ до клієнтських компаній QuickBooks Online, особа, яка створює обліковий запис QBOA — називається, на мові QBOA, головний адміністратор — може налаштувати інших користувачів. Інші користувачі отримують власні облікові дані для входу та доступ до тих клієнтів, які вказує головний адміністратор; для цих клієнтів користувач може отримати доступ до інструментів бухгалтера. Головний адміністратор також визначає рівень доступу користувача до інформації фірми; користувач може мати базовий, повний або користувацький доступ.

Використання окремої інформації для входу в QBOA допомагає підтримувати безпеку в QBOA, оскільки багато фінансової інформації (наприклад, підписка на продукти та платіжна інформація) пов’язана з інформацією для входу.

Отже, яка різниця за статусом між базовим, повним і користувацьким доступом?

• Ці користувачі з повним доступом можуть відкривати і працювати в бухгалтерських книгах фірми, а також у клієнтських компаніях QBO, а також можуть отримати доступ до сторінки команди та вносити зміни в привілеї будь-якого користувача.
• Користувачі з базовим доступом можуть отримати доступ лише до компаній-клієнтів QBO.
• Ці користувачі з користувацьким доступом не мають нічого іншого, як базовий або повний доступ із принаймні одним встановленим привілеєм, відмінним від стандартних для QBOA для базового або повного доступу.

Щоб налаштувати кількох користувачів в обліковому записі QBOA, головний адміністратор або будь-який учасник фірми з повними привілеями доступу до QBOA налаштовує інших учасників фірми; під час цього процесу QBOA надсилає електронний лист іншим членам фірми, яких для цього обговорення буде називати запрошеними . Після того, як запрошена особа приймає запрошення, QBOA пропонує запрошеному налаштувати власні облікові дані для входу в QBOA. Виконайте такі дії, щоб налаштувати нового користувача в обліковому записі QBOA:

Увійдіть в QBOA.

Натисніть Команда на панелі навігації.

З’явиться сторінка команди.

Натисніть кнопку Додати користувача.

Почнеться майстер додавання користувача.

На першій сторінці майстра додавання користувача введіть ім’я, адресу електронної пошти та посаду члена команди, якого ви хочете додати.

Звання члена команди необов'язкове.

Натисніть Далі.

З’явиться друга сторінка майстра додавання користувача. На цій сторінці ви визначаєте привілеї, пов’язані з вашою фірмою, які ви хочете надати члену команди.

Виберіть тип доступу, який ви хочете надати учаснику команди.

Ви можете призначити базовий, повний або спеціальний доступ; опис кожного типу доступу з’являється у правій частині сторінки. Призначте повний доступ тим членам команди, які повинні мати доступ до книг вашої компанії. Призначте базовий доступ, щоб надати члену команди доступ лише до компаній-клієнтів QBO.

Ви можете вносити зміни в індивідуальні налаштування; якщо ви це зробите, QBOA встановлює доступ члена команди до Custom за замовчуванням.

Натисніть Далі.

З’явиться останній екран майстра додавання користувача. На цій сторінці ви визначаєте клієнтів, для яких член команди повинен мати можливість виконувати роботу.

За потреби зніміть вибір клієнтів.

Натисніть Зберегти.

QBOA додає нового користувача до вашої команди та призначає користувачеві статус Запрошений. Крім того, стовпець «Статус» на екрані «Команда» вказує на те, що QBOA надіслав користувачеві запрошення електронною поштою із запрошенням приєднатися до вашої команди. Після того, як користувач відповість на запрошення QBOA, статус користувача змінюється на Активний на сторінці команди в QBOA.

Запрошення електронною поштою, яке надсилає QBOA, виглядає так.

Одержувач натискає кнопку Прийняти запрошення, і, якщо припустити, що запрошений ще не має реєстраційної інформації для QBOA, з’явиться сторінка нижче. На цій сторінці запрошений налаштовує інформацію для входу в QBOA, вказуючи ідентифікатор користувача (який не обов’язково має бути адресою електронної пошти) та пароль. Після того, як запрошений натисне кнопку «Створити користувача», QBOA підтвердить, що ідентифікатор користувача доступний, налаштує інформацію для входу та відобразить сторінку, на якій з’явиться кнопка «Вхід». При натисканні кнопки «Увійти» користувач входить у QBOA з призначеними йому привілеями.

Щоб увійти в QBOA у майбутньому, член команди переходить на qbo.intuit.com і надає свої облікові дані.