Як налаштувати загальні параметри обліку в QuickBooks 2012

На вкладці "Налаштування компанії" наведено п'ять наступних загальних прапорців обліку, а також налаштування дати закриття. (Ці прапорці, ймовірно, зрозумілі для всіх, хто трохи керував обліком за допомогою QuickBooks, але для нових користувачів QuickBooks ось короткий опис того, що робить кожен з них.)

• Використовувати номери рахунків : прапорець Використовувати номери рахунків, якщо його встановлено, дає змогу ввести номер рахунку для трансакції. Пов’язаний прапорець «Показати лише найнижчий підрахунок» наказує QuickBooks відображати лише ім’я та номер підрахунка (якщо ви його використовуєте) замість повної спадщини облікового запису.

  Якщо ви використовуєте багато рівнів підрахунків, ця опція дійсно може очистити представлення даних, полегшуючи визначення облікового запису, який ви переглядаєте.

• Потрібні облікові записи: прапорець Потрібні облікові записи, якщо його встановлено, повідомляє QuickBooks, що ви повинні вказати обліковий запис для транзакції. Це має сенс. Якщо ви не використовуєте рахунки для відстеження сум, які надходять у бізнес та з нього, ви насправді не ведете бухгалтерський облік. Ніколи не має сенсу знімати прапорець Вимагати облікові записи.

• Використовувати відстеження класів: прапорець «Використовувати відстеження класів» дозволяє вам повідомити QuickBooks, що ви хочете використовувати не лише облікові записи для відстеження фінансової інформації, але й класи. Класи дозволяють розділити інформацію на рівні облікового запису іншим способом. Це звучить складно, але насправді все досить просто.

  Наприклад, список облікових записів дозволяє відстежувати доходи та витрати за категоріями доходів і витрат. Ви можете відстежувати витрати, використовуючи такі категорії, як заробітна плата, оренда та товари. Таким чином, класи надають вам спосіб відстежувати цю інформацію в іншому вимірі.

  Наприклад, ви можете розділити витрати на заробітну плату на заробітну плату, витрачену на два різних місця вашого бізнесу. Ресторатор із двома ресторанами, можливо, захоче це зробити. Зверніть увагу, що QuickBooks також містить поле, яке ви можете встановити, щоб вказати, що QuickBooks має запропонувати вам призначити класи.

• Автоматично призначати загальний номер журналу: цей прапорець повідомляє QuickBooks призначати номери загальним записам у журналі, які ви вводите за допомогою команди «Зробити запис у журналі». Ви хочете залишити цей прапорець вибраним. Загальні записи в журналі, до речі, зазвичай вносить ваш CPA або ваш професійний штатний бухгалтер.

• Попереджати під час оприлюднення трансакції до нерозподіленого прибутку: цей прапорець повідомляє QuickBooks відображати попередження щоразу, коли ви чи хтось інший намагається безпосередньо дебетувати чи кредитувати свій рахунок нерозподіленого прибутку. (Як правило, ви не бажаєте безпосередньо дебетувати чи кредитувати рахунок нерозподіленого прибутку. І лише кваліфіковані бухгалтери в будь-якому випадку будуть вводити операції безпосередньо в нерозподілений прибуток.)

• Попередження про дату: поля попередження про дату повідомляють QuickBooks, щоб попереджати вас, коли ви або хтось інший вводите транзакцію з датою занадто далеко в минулому або занадто далеко в майбутньому. Якщо ви позначите будь-яке з поля Попередження про дату, ви також хочете вказати, скільки днів занадто далеко в минулому або занадто далеко в майбутньому.

• Налаштування дати закриття: поле Дата закриття дозволяє визначити дату, до якої файл даних QuickBooks не можна змінити. Іншими словами, якщо ви встановите дату закриття на 31 грудня 2010 року, ви повідомите QuickBooks, що не бажаєте вносити будь-які зміни у файл даних QuickBooks до цієї дати.

  Це означає, що хтось не може змінити транзакцію, датовану до вашої дати закриття, не отримуючи страшне попередження. Це також означає, що хтось не може ввести транзакцію, використовуючи дату до цієї дати закриття.

  Ви можете натиснути кнопку «Встановити дату/пароль», щоб відкрити діалогове вікно, у якому можна вказати дату закриття та створити пароль, необхідний, коли хтось хоче додати стару транзакцію або змінити стару транзакцію.

Давним-давно попередні версії QuickBooks також дозволяли вам вмикати та вимикати функцію аудиту за допомогою вкладки «Налаштування компанії» в налаштуваннях бухгалтерського обліку. Однак усі останні версії QuickBooks забезпечують постійний контрольний журнал, тому ви більше не бачите параметри обліку для прапорця Audit Trail.

Аудиторський слід, до речі, просто зберігає список того, хто які зміни вносить до транзакцій. Бухгалтери, як і очікувалося, люблять аудиторські сліди. Аудиторські сліди дозволяють комусь, наприклад, вашій CPA, прийти після факту і з’ясувати, чому баланс облікового запису такий.