Як налаштувати додаткових користувачів у QuickBooks 2011

QuickBooks 2011 дозволяє надати доступ кільком користувачам QuickBooks. Більше того, ви можете наказати QuickBooks обмежувати певних користувачів виконувати лише певні дії. Це звучить складно, але насправді це не так. Власник бізнесу, наприклад, може мати пароль, який дозволяє їй робити будь-що. Але новий бухгалтер може лише дозволити записувати рахунки в систему.

Якщо QuickBooks використовуватиме більше ніж одна особа, потрібно встановити додаткові паролі. Для цього виконайте такі дії:

1 Виберіть Компанія→Налаштувати користувачів і паролі→Налаштувати користувачів.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Список користувачів», яке визначає всіх користувачів, для яких налаштовано доступ до QuickBooks і які в даний момент ввійшли в систему.

2 Натисніть кнопку Додати користувача.

QuickBooks відображає перше діалогове вікно Налаштувати пароль користувача та доступ.

3 Ідентифікуйте користувача та введіть пароль.

Переконайтеся, що ви запам’ятали пароль; людині, чий обліковий запис ви створюєте, він знадобиться, щоб увійти в систему!

4 Натисніть «Далі», щоб продовжити, а потім вкажіть, чи хочете ви обмежити доступ для нового користувача.

Якщо ви вкажете, що новий користувач повинен мати доступ до всіх областей QuickBooks, ви закінчили налаштування пароля користувача. Ви можете пропустити решту кроків.

5 Натисніть «Далі», а потім опишіть доступ до інформації та завдань щодо продажів і дебіторської заборгованості.

За загальним правилом, коли справа доходить до контролю бухгалтерського обліку, потрібно надати мінімальний обсяг доступу. Якщо комусь не потрібен доступ до інформації про продажі та дебіторську заборгованість QuickBooks для повсякденних обов’язків, вам слід вибрати кнопку Без доступу.

6 Натисніть «Далі», а потім опишіть права на покупки та кредиторську заборгованість.

Якщо цей обліковий запис призначено для тих, хто збирається лише продавати товар, ви можете обмежити обліковий запис лише створенням трансакцій або створенням і друком транзакцій.

7 Натисніть «Далі», а потім опишіть права та доступ, що залишилися.

Просто будьте уважні під час проходження і обмежуйте можливості користувача. Ви хочете, щоб користувачі мали права, необхідні для виконання роботи, але ви не хочете надавати їм більше прав, ніж їм потрібно.

8 Укажіть, чи може користувач змінювати або видаляти транзакції.

Це ваш останній вибір. Видалення транзакцій може бути небезпечним, тому добре подумайте, щоб обмежити можливості користувачів робити це.

9 Натисніть «Далі», а потім перегляньте свої рішення щодо прав.

QuickBooks відображає останнє діалогове вікно майстра налаштування пароля користувача та доступу. Він підсумовує дозволи, які ви надали користувачеві. Якщо ви бачите проблеми, натисніть кнопку Назад, щоб повернутися до попередніх екранів.

10 Після завершення натисніть Готово.

З цього моменту новий користувач зможе використовувати QuickBooks. Переконайтеся, що ця особа знає свій новий пароль QuickBooks.