Як надсилати рахунки-фактури електронною поштою в QuickBooks 2012

Ви можете надіслати рахунок-фактуру електронною поштою з QuickBooks 2012. Для цього натисніть кнопку Надіслати та виберіть команду Надіслати рахунок-фактуру з меню, яке відображається в QuickBooks. (Кнопка Надіслати з’являється у верхній частині екрана Створити рахунок.)

Коли QuickBooks відображає діалогове вікно Надіслати рахунок-фактуру, вкажіть, який обліковий запис електронної пошти ви хочете використовувати (веб-пошта, програма електронної пошти, наприклад Microsoft Outlook, або система електронної пошти QuickBooks), а також вкажіть адресу електронної пошти та, за бажанням, нове повідомлення електронної пошти. Потім натисніть кнопку Надіслати зараз, щоб надіслати рахунок-фактуру.

Крім того, ви можете натиснути кнопку Надіслати пізніше, щоб відправити рахунки-фактури електронною поштою для подальшої доставки. Щоб надіслати всі рахунки-фактури пакетом пізніше, натисніть кнопку зі стрілкою біля кнопки «Надіслати» у верхній частині вікна «Створення рахунків-фактур» і виберіть команду «Надіслати пакет» у меню, яке відображається в QuickBooks.

Коли ви вперше натискаєте кнопку Надіслати, QuickBooks може попросити вас описати ваш обліковий запис електронної пошти або облікові записи.

Ви також можете використовувати діалогове вікно Надіслати рахунок-фактуру, щоб надіслати рахунок-фактуру до QuickBooks, а потім попросити співробітників QuickBooks надіслати поштою паперову копію клієнту або клієнту. Для цього позначте кнопку Пошта через QuickBooks. Потім QuickBooks розповість вам про цю додаткову послугу і, якщо ви вирішите скористатися нею, проведе вас через процес реєстрації.

На велике здивування багатьох користувачів, QuickBooks додає повідомлення та посилання, яке можна натиснути, у нижній частині ваших роздрукованих та надісланих електронною поштою рахунків-фактур, які спонукають ваших клієнтів використовувати безкоштовну систему онлайн-платежів для оплати вашого рахунку. Без жартів.

Але після трохи більше роздумів (і перевірки вартості цієї послуги), Intuit Payment Network – це варіант, який варто розглянути багатьом малим підприємствам.

Якщо ви хочете видалити повідомлення та гіперпосилання на платіжну мережу Intuit, виберіть команду «Редагувати→Параметри», клацніть запис «Платежі» у списку «Параметри», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім зніміть прапорці «Увімкнути онлайн-платежі».