Як керувати своєю практикою в QuickBooks Online Accountant

Перш ніж зануритися в використання інструментів QuickBooks Online Accountant (QBOA), доступних під час роботи в компанії QBO клієнта, перегляньте сторінку Робота в області навігації, яка функціонує як інструмент керування практикою. Наявність такого інструменту в QBOA дозволяє централізувати управління практикою, оскільки всі члени команди у вашій фірмі мають доступ до робочої сторінки в QBOA.

Важливо розуміти, що ваші клієнти не бачать робочу сторінку — вона доступна лише в QBOA, тому лише ви та члени вашої команди бачите сторінку Work. Крім того, інформація, яку кожен член команди бачить на робочій сторінці, стосується лише його клієнтів — тих, до яких має доступ член вашої команди.

Сторінка «Робота» дає змогу відстежувати, що має статися як для ваших клієнтів, так і для вашої фірми. І хоча термінологія, що використовується на сторінці Work, стосується проектів, пам’ятайте, що ці проекти повністю відрізняються від проектів, які ваші клієнти можуть створювати в QBO.

Перегляд сітки в QBOA

Коли ви натискаєте кнопку Робота на панелі навігації, QBOA відображає сітку за замовчуванням для сторінки. У поданні сітки відображаються картки завдань, упорядковані за діапазонами дат (термін виконання сьогодні, цей тиждень, наступний тиждень і наступні 30 днів).

Перегляд сітки робочої сторінки в QBOA.

Кожна картка завдань даного проекту визначає клієнта, для якого потрібно виконати роботу (або вашу власну фірму, якщо проект не для клієнта), а також назву проекту. Унікально на кожній картці завдання ви знайдете назву завдання.

Ви можете керувати деякими з того, що ви бачите в поданні сітки на сторінці Робота. Наприклад, ви можете відфільтрувати сторінку, щоб відобразити інформацію для всіх клієнтів, вашої фірми, окремих клієнтів або окремих членів команди. Функція «Робота» також використовує дані в компаніях-клієнтах QBO, щоб автоматично відображати терміни, які ви повинні дотримуватися, і речі, які вам потрібно зробити, наприклад терміни нарахування заробітної плати та узгодження пов’язаних банківських операцій. Якщо ви не хочете бачити цю автоматично створену інформацію, ви можете натиснути повзунок З QuickBooks.

На даний момент функція Робота автоматично пропонує дії, які потрібно виконати, пов’язані лише з QBO; Функція Work не підключається до інших продуктів, як-от ProConnect Tax Online.

Оскільки подання сітки організує завдання за датою виконання, ви не побачите жодного типу візуального зв’язку між завданнями; тобто не з'являються лінії, що з'єднують завдання один з одним, оскільки подання сітки не є блок-схемою.

Перегляд сітки — не єдине представлення, доступне на робочій сторінці; Ви можете прочитати про перегляд списку та календаря пізніше в цьому розділі, після того як я обговорю створення проектів і завдань.

Як створювати проекти та завдання

Ви можете використовувати сторінку Робоча для створення запитів клієнтів. Що стосується управління практикою, ви використовуєте сторінку Робота для створення проектів, які представляють те, що потрібно зробити. Ви розбиваєте кожен проект на завдання, які є підмножинами проекту, які надають більш детальну інформацію про те, що потрібно зробити для завершення проекту. Ви створюєте завдання як частину проекту, але ви можете призначити різних членів команди для різних завдань в одному проекті. Проекти, як правило, є загальними речами, які потрібно виконати до визначеного терміну, а завдання описують конкретні речі, які потрібно зробити, щоб завершити проект.

Створюючи проект, ви призначаєте дату кінцевого терміну для проекту та призначаєте терміни виконання для кожного завдання в проекті. Ви визначаєте клієнта, з яким пов’язаний проект, і члена команди, який відповідає за проект. Або ви можете вказати, що проект є внутрішнім, який впливає на вашу фірму, але не на будь-кого з ваших клієнтів.

QBOA містить шаблони проектів, які допомагають швидко створювати зазвичай потрібні проекти, наприклад, щомісячне ведення бухгалтерського обліку або адаптацію клієнтів. Коли ви використовуєте один із цих шаблонів, QBOA створює не лише проект, але й усі пов’язані з ним завдання. Потім ви можете редагувати проект за потребою.

Створення проекту

Щоб спробувати зробити цю інформацію максимально зручною для дотримання, ми створюватимемо проекти окремо від створення завдань, навіть якщо ви можете і, ймовірно, створюватимете завдання під час створення проектів. Щоб створити проект, виконайте такі дії:

1 . Натисніть Робота на панелі навігації.

QBOA відображає сторінку роботи для вашої фірми.

2 . Натисніть Створити проект у верхньому правому куті сторінки.

QBOA відкриває панель у правій частині сторінки, яку ви використовуєте для створення проекту.

Створення проекту за допомогою шаблону.

3 . Якщо ваш проект відноситься до однієї з попередньо визначених категорій шаблонів: Розрахунок заробітної плати за два тижні, Нарахування клієнта, Щомісячна бухгалтерія або Щорічні податки, виберіть шаблон у списку Шаблон проекту.

QBOA додає завдання, пов’язані з шаблоном проекту, до проекту, призначаючи кожному завдання «завтра».

4 . Введіть назву проекту.

Якщо ви вибрали шаблон проекту, QBOA заповнює назву проекту, використовуючи назву шаблону проекту.

5 . У списку Firm або Client виберіть клієнта QBO, з яким пов’язано проект.

Якщо проект стосується лише вашої фірми, а жодного клієнта, виберіть Моя фірма.

6 . Установіть термін виконання проекту.

Термін виконання, який ви встановлюєте для проекту, є обмеженням; якщо ви додаєте завдання до проекту, ви не зможете встановити терміни виконання завдань, які виникають після завершення проекту.

7 . За допомогою списку «Призначено» призначте проект одному з членів вашої команди.

Ви можете додати деталі для проекту, якщо хочете.

Деякі проекти, як-от звірка банківської виписки, потрібно повторювати на регулярній основі; для цих проектів клацніть повзунок Повторити, щоб налаштувати часові рамки, які QBOA має використовувати для повторення проекту.

Робота із завданнями

Тепер, коли ви створили проект, ви можете працювати з його завданнями. Ти можеш

• Додавати та видаляти завдання,
• Змінити терміни виконання, які QBOA призначає завданням, і
• Реорганізуйте порядок виконання завдань у проекті.

1 . Додайте завдання до проекту, натиснувши кнопку Додати завдання внизу списку завдань.

QBOA відображає форму для інформації про завдання (див. наступний малюнок).

Укажіть назву завдання та термін виконання та призначте його члену команди фірми.

2 . Укажіть назву завдання, термін виконання, члена команди, якому ви хочете призначити завдання, а також будь-які відповідні відомості про завдання, наприклад команди QBO, які використовуються для виконання завдання.

Кількість завдань, які ви можете створити, не обмежена.

3 . Щоб працювати з іншим завданням, згорніть те, над яким ви зараз працюєте, натиснувши Згорнути в нижньому правому куті картки завдання.

Ви не зберігаєте окремі завдання; замість цього ви зберігаєте проект, який зберігає інформацію про завдання.

4 . Щоб видалити завдання або змінити його інформацію, клацніть завдання.

QBOA відображає деталі завдання.

Клацніть завдання, щоб відредагувати чи видалити його, або перетягніть його, щоб змінити порядок.

• Щоб змінити завдання, просто введіть нову інформацію.
• Щоб видалити завдання, натисніть посилання Видалити.

5 . Щоб змінити положення завдання в проекті, згорніть його, а потім перетягніть символ квадрата біля правого краю завдання вгору або вниз.

Ви можете побачити символ, який ви перетягуєте, щоб змінити порядок завдання.

6 . Натисніть Зберегти, щоб зберегти проект і його завдання.

QBOA знову відображає сторінку Work, і на ній з’являться ваші нові проекти та завдання.

Як оновити статус завдання в QBOA

Під час виконання завдання ви можете оновлювати його статус безпосередньо з перегляду сітки на робочій сторінці. Натисніть стрілку вниз на картці завдання, щоб змінити її статус.

Використовуйте стрілку вниз на картці завдання або проекту, щоб відобразити список доступних статусів.

Завдання можуть мати статус "Завдання", "Виконується", "Заблоковано" або "Готово". Ви використовуєте статус Заблоковано, коли щось заважає вам виконати завдання.

Як редагувати та видаляти інформацію про проект

Ви можете редагувати будь-який проект або завдання, окрім тих, які автоматично створені в компанії QBO — ви можете приховати або відобразити ці автоматично створені завдання лише за допомогою повзунка From QuickBooks.

Незалежно від подання, яке ви відображаєте на робочій сторінці, щоб відредагувати створений вами проект або завдання, клацніть будь-яке завдання в проекті. Потім QBOA відкриває панель «Редагувати проект» у правій частині екрана та відображає інформацію про завдання, яке ви клацнули.

Ви можете змінити інформацію про проект, відредагувавши верхню частину панелі «Редагувати проект». Ви можете видалити будь-який проект з панелі «Редагувати проект», клацнувши піктограму кошика в нижньому лівому куті панелі (див. наступний малюнок).

Видаліть або продублюйте проект або створіть з нього шаблон.

Багато створених вами проектів схожі один на одного, тому заощадьте собі роботу та продублюйте існуючий проект, щоб створити новий. Ви також можете використовувати існуючий проект, щоб створити шаблон для наступних подібних проектів. На панелі «Редагувати проект» скопіюйте проект, натиснувши кнопку «Копувати». Щоб створити шаблон із проекту, натисніть кнопку Створити шаблон.

Хоча ви можете редагувати інформацію про проект і завдання, ви не можете змінити проект на завдання або завдання на проект.

Щоб закрити панель «Редагувати проект», клацніть X у верхньому правому куті панелі.

Як працювати в поданні списку

Перегляд сітки робочої сторінки обмежений у тому, що вона може відображати, оскільки картки займають досить багато площі екрана. Ви можете переглядати свої проекти та завдання у вигляді списку, як показано тут, натиснувши кнопку «Перегляд списку» у верхньому правому куті робочої сторінки (прямо під кнопкою «Створити проект»).

Сторінка Робота в поданні списку.

У цьому режимі перегляду вам доступні додаткові фільтри. Окрім фільтрації за клієнтом, членом команди та типом роботи (проект, завдання чи запит клієнта), ви також можете фільтрувати за статусом та встановлювати діапазон дат, який вас цікавить. І ви все ще можете редагувати будь-який проект або завдання; просто клацніть будь-де на рядку проекту або завдання, щоб відобразити панель «Редагувати проект», показану раніше.

Як працювати в перегляді календаря

У перегляді календаря відображаються завдання на будь-яку вибрану дату. У календарі ви побачите кількість завдань на кожну дату. Коли ви клацнете дату, QBOA використовує праву частину перегляду календаря, щоб відобразити завдання на цю дату.

Перегляд календаря відображає завдання проекту за терміном виконання.

Спілкуйтеся з членами команди про роботу

Ризикуючи констатувати очевидне, комунікація має першорядне значення під час роботи в командному середовищі. QBOA дозволяє надсилати сповіщення електронною поштою про різноманітні дії, пов’язані з проектами та завданнями, які відображаються на робочій сторінці. Щоб указати сповіщення, які QBOA має надсилати вашій команді, клацніть посилання «Сповіщення» у верхній частині робочої сторінки, щоб відкрити вкладку «Сповіщення» діалогового вікна «Налаштування компанії».

Налаштуйте сповіщення електронною поштою для членів команди щодо роботи.

Натисніть олівець у верхньому правому куті розділу Електронна пошта, щоб увімкнути та вимкнути сповіщення електронною поштою про різні дії, які виконуються на робочій сторінці. Натисніть Зберегти, коли закінчите, а потім Готово, щоб повернутися до QBOA.

Кожен член команди контролює сповіщення, які він отримує. За замовчуванням кожен учасник команди отримує сповіщення про нові завдання та терміни виконання за замовчуванням, але, щоб налаштувати решту цих сповіщень, кожен із членів вашої команди має увійти у свій особистий обліковий запис QBOA та змінити ці налаштування.

Якщо ваша організація використовує Slack, інструмент для співпраці, який допомагає вашій команді підключатися, ви можете інтегрувати Slack з QBOA. Додайте програму до QBOA, натиснувши Підключитися зараз на робочій сторінці. Якщо ви раніше приховали оголошення для Slack, натисніть кнопку Підключити роботу до Slack на вкладці «Сповіщення» діалогового вікна «Налаштування компанії».

Slack пропонує безкоштовну версію, яка підходить для невеликих команд, які хочуть випробувати Slack; безкоштовна версія має деякі обмеження. Slack також пропонує дві «платні» версії: Standard і Plus; вартість цих версій залежить від кількості активних користувачів Slack на місяць.