Як зробити копію файлу даних QuickBooks 2014

QuickBooks 2014 полегшує бухгалтерам роботу з файлами даних клієнтів. Розглянемо такий сценарій: у вас є клієнт, якому потрібна допомога в завершенні звітного періоду за рік.

У вас є два варіанти. По-перше, ви можете під’їхати до його магазину, імовірно, застрягши в пробці по дорозі, і подумати, чи можете ви виставити клієнту рахунок у 150 доларів за час у дорозі. По-друге, ви можете попросити клієнта використовувати функцію копіювання бухгалтера QuickBooks, щоб надіслати вам копію файлу даних QuickBooks.

Ви можете переглянути копію файлу даних цього бухгалтера, внести необхідні виправлення або зміни, а потім надіслати зміни клієнту для внесення. Клієнт може легко імпортувати ці зміни у свій існуючий файл QuickBooks і продовжити своїм веселим шляхом. Досить акуратно, правда?

Ваш клієнт створює для бухгалтера копію файлу даних QuickBooks, використовуючи свою версію QuickBooks і справжній файл даних, а потім створює файл, який він або вона надсилає вам (наприклад, поштою чи електронною поштою), або що Intuit, виробник QuickBooks, надсилає вам. На щастя, у будь-якому випадку процес дуже простий.

Ось що потрібно зробити вашому клієнту, якщо він подбає про надсилання вам файлу:

Виберіть команду Файл→Копія бухгалтера→Діяльність клієнта→Зберегти файл.

QuickBooks відображає повідомлення із запитом клієнта, чи хоче він

• Бухгалтерська копія файлу

• Портативна або резервна копія файлу

Ви також можете створити копію бухгалтера, вибравши «Файл»→ «Створити копію», а потім натиснувши кнопку «Копія бухгалтера».

Портативний файл — це справжня жива копія файлу даних QuickBooks, розмір якого трохи зменшено, тому його легше переміщати (наприклад, надіславши файл електронною поштою як вкладений файл). Файл резервної копії — це друга копія файлу QuickBooks, який ви створюєте (зазвичай), тож у вас буде копія файлу на випадок, якщо з вихідним файлом даних QuickBooks станеться щось погане.

Виберіть «Копія бухгалтера», а потім натисніть «Далі», щоб продовжити.

Вкажіть дату поділу.

Коли клієнт натискає кнопку «Далі», щоб продовжити створення копії бухгалтера, QuickBooks запитує у нього дату поділу. Операції, які припали до цієї дати, можна редагувати лише всередині бухгалтерської копії. Операції, які припадають після цієї дати, можна редагувати як у копії бухгалтера, так і в копії клієнта.

Натисніть Далі, щоб продовжити.

З’являється ще одне повідомлення, яке повідомляє клієнту, що QuickBooks має закрити всі вікна, щоб створити копію бухгалтера. QuickBooks також може вказати клієнту вставити диск.

Натисніть OK і вставте диск (якщо необхідно).

QuickBooks відображає оновлене діалогове вікно «Зберегти копію бухгалтера».

Назвіть примірник бухгалтера.

Використовуйте поле Ім’я файлу діалогового вікна «Зберегти копію бухгалтера», щоб назвати копію бухгалтера файлу даних QuickBooks. У разі потреби клієнт може також скористатися спадним списком «Зберегти в», щоб вказати, де повинна зберігатися копія бухгалтерського файлу даних QuickBooks.

Клієнт повинен запам’ятати, де зберігається копія файлу бухгалтера. Цей файл надається бухгалтеру — електронною поштою чи поштою равлика, або на диску — щоб він міг ним скористатися.

Створіть файл.

Після того, як клієнт назвав бухгалтерську копію файлу даних і вказав, якщо необхідно, де потрібно зберегти копію бухгалтера, клієнт натискає кнопку Зберегти. QuickBooks зберігає бухгалтерську копію файлу даних QuickBooks.

Потім цей файл даних клієнт передає бухгалтеру. Іншими словами, клієнту потрібно надіслати файл поштою або електронною поштою.

Ваш постачальник послуг електронної пошти може обмежити розмір вкладень (включаючи файли QuickBooks), які ви можете надсилати електронною поштою. Якщо вас не влаштовує розмір, ви можете завантажити файл QuickBooks на веб-сайт Intuit, вибравши Файл→ Копія бухгалтера→ Діяльність клієнта→ Надіслати бухгалтеру. Intuit надсилає бухгалтеру повідомлення з посиланням, яке можна натиснути, за допомогою якого вона може отримати файл.

Бухгалтерські копії використовують три типи файлів. Файл передачі бухгалтера (з розширенням .qbx) — це те, що створює клієнт і передає бухгалтеру. Фактична копія бухгалтера (з розширенням файлу .qba) – це те, з чим працює бухгалтер після того, як він або вона відкриє файл передачі бухгалтера. Нарешті, є файл експорту бухгалтера (з розширенням .qby), який містить зміни, які повертаються клієнту.

Очевидно, що це може бути не ваш клієнт, який робить ці кроки; можливо, вам доведеться виконати брудну роботу. Однак у будь-якому випадку процес працює саме так. Зауважте, однак, що економія в реальному часі для бухгалтера та економія витрат для клієнта відбувається, коли ви можете змусити клієнта вибрати команду та працювати з діалоговим вікном.

Тоді ви можете стягувати платний час за фактичну роботу з даними QuickBooks, а не за маніпуляцію з файлом.