Як зробити банківські депозити за допомогою QuickBooks

QuickBooks, як повнофункціональна бухгалтерська програма, надає команду та вікно для запису банківських депозитів. Щоб записати банківські депозити за допомогою QuickBooks 2014, виконайте такі дії:

1Виберіть команду Банківські операції→Зробити депозити.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Платежі до депозиту». У діалоговому вікні відображаються всі платежі, зафіксовані раніше за допомогою команд «Отримати платежі» та «Ввести квитанції», які з’являються в меню «Клієнти». (Зверніть увагу, що QuickBooks переходить прямо до вікна «Зробити депозит» і пропускає діалогове вікно «Платежі до депозиту», якщо немає незавершених депозитів.)

2 Використовуйте діалогове вікно «Платежі до депозиту», щоб вибрати платежі, які потрібно внести.

Ви можете вибрати всі перераховані платежі, натиснувши кнопку Вибрати всі. Ви можете вибрати окремі платежі, натиснувши їх. QuickBooks позначає вибрані платежі галочкою.

3 Натисніть OK.

QuickBooks відображає вікно Зробити депозит. Використовуйте спадний список Deposit To, щоб визначити банківський рахунок, на який ви вносите кошти.

4 Використовуйте поле «Дата», щоб визначити дату депозиту.

Ви можете ввести дату у вигляді мм/дд/рррр або натиснути маленьку кнопку календаря праворуч від поля Дата. У календарі, що з’явиться, клацніть день, який потрібно відобразити в полі «Дата».

5 (Необов'язково) Надайте опис пам'ятки.

Спочатку QuickBooks використовує поле Memo для опису транзакції як депозиту. Очевидно, що це досить гарний опис депозитної операції. Якщо ви хочете змінити опис пам’ятки на щось ще більш корисне — наприклад, щоденний готівковий розпродаж або щось подібне — замініть вміст поля «Нагадування».

6 Запишіть будь-які додаткові суми депозиту.

Якщо ви хочете включити як частину депозиту якийсь інший платіж, який спочатку не зазначено у вікні «Здійснити депозит», ви можете використовувати наступний порожній рядок списку, щоб описати цей платіж. Щоб описати платіж, використовуйте стовпець Отримано від, щоб ідентифікувати клієнта, постачальника чи іншу фізичну чи компанію, яка здійснює платіж.

Використовуйте стовпець З облікового запису, щоб визначити рахунок, який має бути зарахований для цього платежу. Наприклад, якщо платіж клієнта є продажем, ваш обліковий запис доходу від продажів має бути записаним у стовпці З рахунку. Використовуйте інші стовпці вікна «Зробити депозити» — нагадування, номер рахунка, метод плати, клас і сума — щоб надати інші деталі платежу.

7 Визначте суму повернення готівки.

Якщо ви робите депозит у розмірі 1000 доларів США, але хочете зберегти 100 доларів США готівкою, ви реєструєте суму повернення готівки. Щоб записати суму повернення готівки, скористайтеся спадним списком Cash Back Goes To, щоб визначити рахунок, на який слід відкоригувати повернення готівки. Використовуйте поле Cash Back Memo, щоб описати причину операції з поверненням готівки.

Нарешті, введіть суму повернення готівки у віконце «Сума повернення готівки». Наприклад, якщо ви хочете зберегти 100 доларів США готівкою для отримання бонусів співробітникам, ви можете ввести бонуси співробітникам (припустимо, що це рахунок витрат) у полі Cash Back Goes To.

Потім ви можете використати поле Cash Back Memo, щоб описати випадок отримання цих бонусів співробітникам. Нарешті, ви вводите суму повернення готівки, 100 доларів США, у поле Сума повернення готівки.

8 Збережіть депозитну операцію.

Як і у випадку з іншими вікнами введення транзакцій QuickBooks, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити», щоб зберегти депозитну транзакцію. Зауважте, що після того, як ви збережете транзакцію депозиту, QuickBooks записує депозит на відповідний банківський рахунок.

Ця сума депозитної транзакції, яка відображається в полі Загальний депозит у нижній частині вікна, є сумою, яка відображається у вашій банківській виписці. Це також сума, яка відображається в реєстрі банківських рахунків.

У вікні «Здійснити депозит» також є кнопки «Назад» і «Далі», які дозволяють переглядати ваші депозитні транзакції. Кнопка «Друк» у вікні «Зробити депозит» дозволяє роздрукувати список депозитів. Кнопка «Платежі» дозволяє повторно відобразити діалогове вікно «Платежі до депозиту».

Кнопка Історія дозволяє відобразити історію транзакцій для вибраного платежу. Нарешті, кнопка Вкласти відкриває діалогове вікно, яке можна використовувати, щоб прикріпити документ (наприклад, PDF-зображення чека) до депозиту.