Як зробити банківські депозити в QuickBooks 2016

Щоразу, коли ви фіксуєте продаж готівкою або платіж клієнта в рахунку-фактурі, QuickBooks 2016 додає готівку до свого списку недепонованих коштів. Ці недепоновані кошти можуть бути купою чеків, які ви ще не внесли, або вони можуть складатися з монет (валюта та монети) або навіть платежів кредитною карткою, якщо ви їх приймаєте.

Ви також можете повідомити QuickBooks, щоб він надав вам можливість вказати, що певний платіж або квитанція перераховуються безпосередньо на вказаний рахунок. Щоб повідомити QuickBooks надати вам цей вибір, виберіть «Редагувати» → «Налаштування», прокрутіть униз до значка «Платежі», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім зніміть прапорець «Використовувати нездійснені кошти як депозит за умовчанням на рахунок».

Після того, як ви внесете цю зміну, QuickBooks додасть кнопки та поле в нижній лівий кут вікон «Введіть квитанції про продаж» та «Отримайте платежі», щоб ви могли вказати, на який банківський рахунок перераховано гроші.

Згодом, однак, вам захочеться дістати гроші з-під матраца і покласти їх у банк. Для цього виконайте такі дії:

Виберіть Банківські операції → Здійснювати депозити.

Крім того, виберіть Запис депозитів на головному екрані в розділі Банківська справа.

З’явиться діалогове вікно «Платежі до депозиту». У цьому діалоговому вікні спочатку відображаються всі платежі, незалежно від способу оплати. Однак ви можете скористатися спадним списком «Переглянути тип методу оплати», щоб вказати, що ви хочете бачити платежі лише певного типу, наприклад, платежі кредитною карткою. (Ця функція може бути дуже зручною, оскільки дозволяє об’єднувати всі транзакції з кредитними картками разом.)

Діалогове вікно Платежі до депозиту.

Виберіть платежі, які потрібно внести.

Натисніть платіж або касовий чек, щоб поставити галочку навпроти нього, позначивши його для депозиту. Якщо ви хочете скасувати вибір платежу, натисніть його ще раз. Щоб скасувати вибір усіх платежів, натисніть кнопку Не вибрати.

Щоб вибрати всі платежі, натисніть кнопку Вибрати всі. Якщо у вас є маса платежів для перегляду, ви також можете відфільтрувати список, натиснувши «Переглянути тип способу оплати» вгорі та побачити лише готівкові або кредитні картки для вибору. Якщо ви реєструєте внесені платежі кредитною карткою, вам також не потрібно сортувати платежі чеками. Вони не зникли; вони просто не з’являться, доки ви не виберете цей тип оплати або Усі.

Натисніть кнопку OK.

Після того, як ви вкажете, які платежі ви хочете внести, натисніть OK. QuickBooks відображає вікно Зробити депозит.

Вікно Зробити депозити.

Якщо вам потрібно знову відобразити діалогове вікно «Платежі до депозиту» — можливо, ви зробили помилку чи щось подібне, і тепер вам потрібно повернутися назад і виправити це — натисніть кнопку «Платежі» у верхній частині екрана «Здійснити депозит». Зауважте, однак, що QuickBooks не відображатиме діалогове вікно «Платежі до депозиту», якщо в списку не внесених коштів все ще є недепоновані платежі.

Повідомте QuickBooks, на який банківський рахунок ви хочете внести гроші.

Активуйте спадний список Deposit To і виберіть банківський рахунок, на який ви хочете помістити кошти.

Вкажіть дату депозиту.

Натисніть Tab, щоб перемістити курсор до текстового поля Дата, а потім введіть правильну дату у форматі ММ/ДД/РРРР. Використовуйте секретні коди редагування дати, якщо вам потрібно відредагувати дату. (Отримайте ці коди з онлайнової шпаргалки QuickBooks, якщо ви їх не знаєте.)

(Необов’язково) Додайте опис нагадування, якщо хочете.

Вкажіть суму повернення готівки.

Якщо ви бажаєте повернути гроші з депозиту, активуйте розкривний список Cash Back Goes To і виберіть готівковий рахунок, наприклад Petty Cash. Потім введіть нагадування в текстовому полі Cash Back Memo і суму повернення готівки в текстове поле Сума повернення готівки.

Запишіть депозит, натиснувши кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити».

Якщо натиснути кнопку «Зберегти та створити», QuickBooks відобразить нове порожнє вікно «Зробити депозит».

Якщо ви іноді берете готівку з реєстру або з денної інкасації, щоб витратити на товари для бізнесу, для платежів COD (отримання при доставці) і навіть для розіграшів власника, ви вводите готівкову платіжну операцію як інший рядок транзакції у вікні Зробити депозит. Наприклад, якщо ви використовуєте 50 доларів США з каси для оплати канцелярських товарів у магазині Acme Office Store, ви вводите інший рядок у вікні «Зробити депозит».

Ви вводите Acme Office Store у стовпець «Отримано від», рахунок витрат на канцелярські приладдя — у стовпець «Від рахунку», а –50 — у стовпець «Сума». Ви використовуєте від’ємну суму, щоб зменшити загальний депозит до правильної суми, яка фактично внесена на поточний рахунок, і стягнути з рахунку витрат виплачену суму. Тут також ви реєструєте комісію продавця, що вираховується з депозитів вашої кредитної картки.