Як зберегти конфіденційність даних QuickBooks 2016

Оскільки інформація, яку ви маєте в QuickBooks 2016, є конфіденційною, ваша перша проблема в управлінні обліковою системою QuickBooks — це збереження конфіденційності ваших даних. Дані бухгалтерського обліку часто є конфіденційною інформацією. Ваші дані QuickBooks показують, скільки грошей у вас є в банку, що ви заборгували кредиторам і скільки (або скільки!) прибутку приносить ваша фірма.

У вас є два додаткові методи збереження конфіденційності даних QuickBooks. Перший метод збереження конфіденційності покладається на функції безпеки, вбудовані в Microsoft Windows. Інший метод покладається на функції безпеки QuickBooks.

Використання безпеки Windows

Ви можете використовувати засоби захисту, надані Microsoft Windows, щоб обмежити доступ до файлу — програмного файлу або файлу даних — певним користувачам. Це означає, що ви можете використовувати безпеку на рівні Windows, щоб визначити, хто може, а хто не може використовувати програму QuickBooks або отримати доступ до файлу даних QuickBooks.

Якщо ви вже використовуєте безпеку на рівні Windows, ви (або хтось у вашому офісі) знаєте, як використовувати цей інструмент, щоб запобігти несанкціонованому доступу (або використанню) програмних файлів і файлів даних. Щоб використовувати безпеку на рівні Windows для QuickBooks, ви можете просто застосувати наявні загальні знання до файлу програми QuickBooks або файлу даних QuickBooks.

Якщо ви ще не використовуєте безпеку на рівні Windows, вам не потрібно мучитися з вивченням складної системи безпеки Windows. Ви можете використовувати простіший захист QuickBooks.

Використання безпеки QuickBooks

Ви можете захистити конфіденційність своїх даних QuickBooks, призначивши пароль до файлу даних компанії QuickBooks. Ви можете зробити це під час процесу налаштування QuickBooks. Ви також можете встановити пароль, вибравши команду Компанія→Змінити пароль. Коли ви вибираєте цю команду, QuickBooks відображає діалогове вікно Зміна пароля QuickBooks.

Діалогове вікно Зміна пароля QuickBooks.

Щоб налаштувати пароль, ви просто введіть один і той самий пароль у текстовому полі «Новий пароль» і в текстовому полі «Підтвердити новий пароль». Зауважте, що ваш пароль пов’язаний з іменем користувача Admin (що означає адміністратор ). Якщо ви ще не встановили пароль, у вас немає старого пароля, тому ви не побачите текстове поле «Старий пароль». Якщо ви працюєте з паролем адміністратора, ви також повинні надати виклик та відповідь. (Це дозволить вам відновити доступ до вашого файлу QuickBooks, якщо ви забудете пароль адміністратора.)

Очевидно, ви хочете встановити свій пароль так, щоб ніхто (навіть комп’ютер) не міг його вгадати. Це означає, що ваш пароль не повинен бути словом у словнику. Ваш пароль також не повинен бути числом. І ваш пароль особливо не повинен бути словом, фразою чи ім’ям, які хтось із співробітників може легко розгадати. Найкращі паролі (з точки зору безпеки) — це безглузді комбінації букв і цифр, наприклад f34t5s або s3df43x2. І ще одна річ. Чим довше, тим краще.

Після встановлення пароля його слід періодично змінювати. Щоб змінити пароль, ви також обираєте команду Компанія→Змінити пароль. QuickBooks знову відображає діалогове вікно Зміна пароля QuickBooks. Цього разу ви повинні ввести свій старий пароль у текстовому полі «Змінити пароль». Потім вам потрібно ввести новий пароль у текстове поле Новий пароль і Підтвердити новий пароль.

QuickBooks вимагає ввести ім’я користувача та пароль, перш ніж відкрити файл даних компанії. Наприклад, якщо ви призначите пароль файлу даних вашої компанії, щоразу, коли QuickBooks запускається, він відображає діалогове вікно входу в QuickBooks, де ви вводите своє ім’я користувача та пароль, а потім клацаєте OK. QuickBooks відкриває файл даних. Якщо ви не можете вказати пароль, QuickBooks не відкриє файл даних.